Otimizar a gestão de terceiros – 5 dicas para melhorar os resultados

Confira 5 dicas para Otimizar a gestão de terceiros de sua empresa e saiba mais sobre processos que podem ser implantados para obtenção de melhores resultados.

Gestão de Terceiros não abrange apenas aspectos técnicos e operacionais do negócio mas os fatores relacionados ao desempenho do fornecedor em atendimento às exigências de leis trabalhistas e previdenciárias. Com as dicas abaixo para Otimizar a gestão de terceiros, esse acompanhamento deve ser eficiente no sentido de minimizar os riscos evitando o desperdício de esforços e recursos empresariais com possíveis passivos trabalhistas.

Existem alguns processos que podem ser facilmente implantados para que a empresa atinja seus objetivos na redução de riscos através do seu sistema de gestão de terceiros, que são uma compilação de regras operacionais e apresentação dos documentos obrigatórios.

Otimizar a gestão de terceiros

Confira a seguir:

1. Estabelecer uma matriz de risco:

Esta ferramenta consiste em classificar os fornecedores de acordo com o tipo de risco que apresentam. A partir dessa classificação  é possível planejar as ações a serem tomadas em relação aos riscos de maior impacto e incidência.

2. Gestão Eletrônica de Documentos:

É fundamental que o processo de gerenciamento de documentos seja eletrônico, através de um sistema que facilite o recebimento,  a transmissão,  a análise e  o armazenamento das informações.

“A maior dificuldade não está em receber os documentos, mas em resgatá-los quando for preciso.”

Com um sistema de gestão de terceiros específico, toda a documentação necessária estará à disposição para consultas de maneira simples e organizada.

3. Auditoria in Loco:

A auditoria presencial (no local de trabalho) onde estão alocados os prestadores de serviços, é a forma mais eficiente para a gestão.

Os principais riscos são identificados no local onde estão sendo executados os trabalhos. Sejam eles,  riscos ligados às instalações da terceirizada ou da obra, a não utilização de equipamentos de proteção individual de segurança, ao não cumprimento dos horários de repouso obrigatório, à falta de qualificação do profissional para a realização dos serviços e etc.

4. Levantamento de processos trabalhistas:

Devem ser levantadas possíveis ações trabalhistas envolvendo a empresa prestadora de serviços terceirizada e considerados seus passivos trabalhistas. A avaliação das principais causas de processos judiciais trabalhistas auxilia no direcionamento de ações para evitar novas demandas e conhecer o histórico dos terceirizados.

5. Estabelecer um comitê da para a gestão de terceiros:

Assim como todos os setores da empresa precisam interagir entre si, a comunicação entre as áreas envolvidas com a terceirização também deve acontecer, pois ela representa uma poderosa arma contra potenciais riscos.

Com essas dicas,  já é possível evitar futuras ações trabalhistas, previdenciárias e autuações legais bem como a redução de custo com pagamentos em duplicidade,  retrabalho, redução de riscos com a imagem institucional e estar aderente às práticas estabelecidas pelo Projeto de Lei nº 4.330/04 que regula esse tipo de relação comercial.

Saiba mais sobre a Gestão de Terceiros no nosso blog.: Treinamentos antes da contratação: um risco trabalhista, A importância do monitoramento dos subcontratos das terceirizadas e  A importância do combate às Fraudes nas cooperativas de trabalho na terceirização