Arquivos Digitais – Como a utilização desta ferramenta pode otimizar a operação?

O mundo empresarial está imerso em uma grande quantidade de exigências legais e, na maioria das vezes, o cumprimento dessas deve ser demonstrado mediante apresentação de documentos comprobatórios.

De fato, não há como refutar o fato da maior confiabilidade obtida com a manutenção de documentações, visto que, são de grande valor em litígios judiciais seja em qualquer âmbito.

No entanto, apesar da notória importância da gestão de documentos, é preciso atentar para um fator que tem feito muitas empresas enfrentarem problemas em relação ao controle de documentos: a utilização de papeis e de arquivos escaneados em vez de aproveitar os arquivos digitais que são gerados pelos próprios sistemas internos.

Afinal de contas, para que ter o trabalho de imprimir e depois digitalizar os documentos para envio?

A seguir apresentamos alguns aspectos a serem considerados pela organização, visando o aprimoramento da gestão de documentos:

1) Redução de custo:

A partir do aproveitamento dos arquivos gerados pelos próprios sistemas utilizados pela organização, é possível reduzir diretamente custo ligados a, por exemplo, consumo de papel, tinta da impressora, depreciação por utilização do scanner, mão de obra para operar a máquina, entre outros indiretos;

2) Redução de tempo:

Aquele tempo que era demandado para escanear documentos não será mais necessário e poderá ser alocado para a realização de uma atividade mais estratégica;

3) Redução arquivos físicos:

Utilizando-se arquivos digitais extraídos dos sistemas é possível reduzir o tamanho dos antigos arquivos físicos temporários e mortos, economizando em espaço e manutenção;

4) Maior segurança:

Arquivos físicos estão sujeitos à deterioração natural, além de estarem mais vulneráveis a extravios e perda em caso de situações atípicas como incêndios, alagamentos, desmoronamentos, entre outros. Já os arquivos digitais podem ser armazenados na “nuvem”, sendo, assim, mais seguros por estarem menos vulneráveis a estas ocorrências e ainda podem ser copiados em diversos locais;

5) Maior qualidade:

Arquivos retirados dos sistemas têm imagem gerada de forma digital e, por isso, possuem maior nível de qualidade e não estão sujeitos a erros de escaneamento que podem resultar em ilegibilidade e perda de conteúdo;

6) Melhor aproveitamento:

Os arquivos gerados digitalmente ocupam menos espaço para armazenamento, o que facilita seu arquivamento e envio. Além disso, permitem que seus dados possam ser trabalhados por uma infinidade de softwares que facilitam a sua localização, consulta de informações, exportação para outros formatos e aplicativos.

Principais documentos trabalhistas e previdenciários que são gerados pelos próprios sistemas e que podem representar um grande ganho para a empresa, caso a mesma se utilize deles, em detrimento ao escaneamento:

1. SEFIP/GEFIP: arquivo emitido pelo aplicativo da Receita Federal;
2. Folha de Pagamento: arquivo emitido pelo próprio sistema de gestão de pessoal – Folha;
3. Cartão de ponto: arquivo emitido pelo próprio sistema de gestão de pessoal – Ponto;
4. Comprovante de pagamento: arquivo emitido pelo site da instituição bancária;
5. Relações de beneficiários de Planos de saúde e odonto, Vales alimentação e transporte, seguro de vida, cesta básica, entre outros: arquivos emitidos pelas operadoras desses benefícios;

É necessário destacar que, ao avaliar a mudança de fornecedores de softwares ou de operadoras de benefícios, deve ser levado em conta a possibilidade de emissão de documentos digitais que permitam a pesquisa rápida de conteúdo.

Por fim, fica claro que a utilização de documentações digitais se apresenta como a maneira mais eficiente e econômica de gestão de documentos.

Essa eficiência é evidente principalmente pela necessidade de comprovar a realização das obrigações legais a tomadores, órgãos fiscalizadores do governo e Justiça.

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