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15/02/2016

Check List | Por que devemos analisar Documento x Conteúdo de funcionários?

Check list - Por que devemos analisar o conteúdo dos documentos dos funcionários?

Muitas empresas fazem uma Gestão de Risco de Terceiros de forma primaria, onde os resultados obtidos são praticamente zero, o chamado CARA-CRACHÁ.

Neste modelo, não é analisado o conteúdo da documentação dos funcionários, e somente os documentos protocolados.

É o pior dos mundos, pois há um esforço/investimento, mas não há um resultado.
Para que se tenha êxito na Gestão de Risco de Terceiros, é necessário se implantar um processo bem definido de conferência de documentos e os seus conteúdos. De maneira a se ter uma documentação completa com todas as informações necessárias para o controle na gestão.

 

Check list - Por que devemos analisar o conteúdo dos documentos dos funcionários?

Check list – Documento x Conteúdo de funcionários

Nada mais eficaz do que se criar um Check list com o conteúdo dos documentos dos funcionários e o direcionamento deste processo. Entretanto, deve ser solicitado a cada fornecedor aquilo que é devido de acordo com a sua prestação de serviço, evitando a cobrança de todos os documentos para todos os fornecedores.

Confrontando Documento x Conteúdo de funcionários:

Como já vimos no blog anterior onde o Foco era nos Fornecedores e em seus indicadores no recolhimento dos impostos e obrigações trabalhistas que fornecem insumos para ações preventivas contra ações trabalhistas, hoje o foco é na documentação dos funcionários onde se é possível uma análise detalhada para geração de relatórios e solicitação de ações corretivas e implantação de controles efetivos, também para mitigação de problemas futuros.

O que deve ser feito?

Os documentos protocolados pelo fornecedor e entregues ao cliente (os chamados protocolados) devem conter as informações corretas constantes nas guias de recolhimento de impostos e obrigações, pagamentos de salários, férias e demais feitos e contrato assinados também de acordo com as anotações contidas na CTPS. Deve-se ser feita uma conferência para constatar que o que está descrito está de acordo com os conteúdos.

Check list - Por que devemos analisar o conteúdo dos documentos dos funcionários?

 

Ex: Check list Documento x Conteúdo de funcionários para conferência:

  • O contrato de trabalho do funcionário deve ter o cargo e as funções executadas por ele;
  • O cargo do funcionário deve estar anotado corretamente em sua carteira profissional (CTPS), assim como informações de salário e recolhimentos;
  • O funcionário deve estar na folha de pagamento;
  • A folha de pagamento deve conter as mesmas informações lançadas na GFIP;
  • O GFIP deve conter o FGTS e INSS destacados e essas informações devem estar relacionadas às Guias do INSS e do FGTS;
  • O pagamento de férias e licenças devem estar lançadas e quitadas na Folha de Pagamento;
  • Os documentos de férias devem estar assinados;
  • Os cartões de ponto com horas extras devem estar de acordo com a folha de pagamento;

Check list - Por que devemos analisar o conteúdo dos documentos dos funcionários?

 

Com essas análises, é gerado um relatório informativo onde é solicitado ao fornecedor as ações corretoras necessárias para o controle do processo.
Esta análise deve ser feita mensalmente e as ações solicitadas dentro deste período.

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