Contabilização das Despesas Reembolsáveis

No post anterior, tratamos sobre as despesas reembolsáveis e como a Receita Federal vem dispondo pela sua tributação, sob o argumento de que estas compõem o preço do serviço, e que devem, portanto, constar no valor da nota fiscal de prestação de serviços ou fatura. Hoje o assunto será Contabilização das Despesas Reembolsáveis.

Também mencionamos que o assunto é polêmico e vem sendo objeto de muitas discussões. Mas vamos à Contabilização das Despesas.

Contabilização das Despesas Reembolsáveis

Embora sob risco de autuação fiscal, muitas empresas optam pela não tributação, cientes de todos os riscos existentes em manter este procedimento, sob o argumento que nestes casos não há acréscimo de renda ou incremento de receita, e sim, um mero repasse de recursos.

Nestes casos, conforme a linha de defesa de que estes tipos de entradas de recursos não são receitas, destacamos que é necessário alinhar a forma de registro contábil para embasar o argumento defendido.

Deixamos claro que em momento nenhum estes procedimentos evitarão a autuação fiscal, mas apenas contribuirão para a manutenção da coerência da linha de defesa.

Ora, se a empresa defende de que estes valores não são receitas, a primeira providência é não registrá-los no resultado.

Os valores devem ser registrados em conta de ativo (quando a despesa é realizada e o cliente vai reembolsar, constituindo assim um valor a receber para o prestador) ou em contas de passivo (quando o cliente adianta o valor e o prestador posteriormente realiza a despesa, constituindo uma conta a pagar para o prestador).

Desta forma, toda a movimentação será registrada, porém, sem transitar em contas de resultado de receitas e despesas.

Uma outra providência é segregar os valores registrados nos ativos e passivos em grupos distintos: (1) despesas necessárias para a prestação de serviços, reembolsáveis pelos clientes, mas realizadas pelos prestadores, ex: hospedagem, passagens, transporte, alimentação, entre outras, e (2) despesas que são de fato do cliente (inclusive as notas e recibos são em nome deles), tais como: taxas e custas judiciais. Estas últimas, embora sejam pagas pelo prestador e depois reembolsadas, é mais evidente que são despesas do cliente, e que o prestador está efetuando apenas um adiantamento do valor, muitas vezes para agilizar os processos de trabalho e cumprimento de prazos.

Desta forma, em caso de fiscalização, ficará mais fácil explicar e evidenciar as naturezas de reembolsos existentes.

Por fim, é importante também manter todos os comprovantes de despesas que foram reembolsadas para embasar os registros e apresentá-los quando necessário.

Mais uma vez ressaltamos que estes procedimentos não impedirão uma autuação fiscal, mas manterão a contabilidade coerente com uma possível linha de defesa utilizada, uma vez que a Receita Federal dispõe que os reembolsos de despesas devem ser tributados (veja detalhes no post Reembolso de Despesas e a Tributação).

Ressaltamos que as empresas avaliem com cautela a situação, sempre com apoio de sua assessoria jurídica tributária, levando em consideração os montantes envolvidos e riscos existentes na Contabilização das Despesas reembolsáveis.

Esperamos que o conteúdo tenha sido proveitoso e se você ainda não leu nosso 1º artigo desta série de Contabilidade, clique aqui

Na próxima semana falaremos sobre Regime de Caixa.