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Na gestão de terceiros ao lidarmos com a saúde e segurança do trabalhador é muito importante que todos conheçam bem o seu papel e o que será cobrado, principalmente o fornecedor, pois se tratando de vidas, não é recomendável iniciar processos e controles apenas com boa intenção e ir aprendendo pelo caminho, mas contar com profissionais qualificados no tema que compreendam as leis, normas e melhores práticas, pois isso evitará dores de cabeça e processo será mais fluído.

Mas, o que pode acontecer se o fornecedor não estiver preparado para a gestão de terceiros?

• Por não conhecer bem o projeto, ele perde a oportunidade de se desenvolver e não enxerga os benefícios da parceria para a sua empresa. Sem a gestão de terceiros os riscos do fornecedor aumentam em relação a processos trabalhistas e acidentes de trabalho, impactando por sua vez a contratante;
• Por não conhecer os prazos, particularidades e seu escopo, o índice de irregularidades pode se manter em patamares elevados, resultando muitas vezes em reclamações, autuações e sansões, seja por parte dos órgãos regulatórios ou da contratante, com o bloqueio ou retenção de seu pagamento por exemplo;
• Por não conhecer a sistemática e as ferramentas implantadas no processo para facilitar a operacionalização (ex.: sistema e outas tecnologias), pode realizar procedimentos incorretos que acabam atrasando o processo de validação e liberação do colaborador.

Por essas e outras razões é tão importante que o fornecedor esteja habilitado. Entendemos por “Fornecedor habilitado” aquele fornecedor que conhece todo o processo da Gestão de Terceiros, prazos, escopo de documentos, sabe manusear bem o sistema, entende da legislação e normas regulamentadoras, se capacita constantemente e se preocupa com o seu percentual de conformidade. Quando há o domínio desse fluxo, naturalmente, as ações serão mais rápidas: uma vez que os documentos passam a ser enviados com maior agilidade, mais rápido o fornecedor receberá uma devolutiva e consequentemente terá mais tempo para regularizar as suas pendências, se esse for o caso.  Mas, como habilitar os meus fornecedores?

Para te ajudar, a seguir trouxemos 4 dicas que podem contribuir com a habilitação dos seus fornecedores:

• Capacitação obrigatória no processo de onboarding

O onboarding do fornecedor é um processo importante na sua jornada, pois é nele que o fornecedor terá todas as informações importantes da Gestão de Terceiros. Nele é realizado a integração, com capacitações de como utilizar o sistema, apresentação do escopo dos documentos, critérios de análise, prazos, relatórios e outros. Se o fornecedor não participa desse treinamento como poderá alcançar bons resultados no projeto se não conhece nada do processo?

As empresas que querem melhores resultados são orientadas a tornar esse treinamento obrigatório, pois assim evitam ruídos, pontos de contato desnecessários com o suporte ou com o gestor de contrato. Esse é um fator muito importante na jornada do fornecedor e vale a pena considerá-lo.

• Reciclagem semestral

Não basta apenas treinar, é necessário reciclar! Mesmo com procedimentos bem estabelecidos sabemos que o dia a dia é bem dinâmico e a aplicabilidade pode mudar. Então, é importante estabelecer um calendário de reciclagem para tratar dos temas que são importantes e estratégicos na sua organização, assim você garante que todos continuam capacitados e alinhados.

• Conteúdo de acordo com as dúvidas mais recorrentes

Elaborar conteúdo para tratar das dúvidas mais recorrentes é uma estratégia simples e eficiente de capacitar fornecedores. Assim você consegue sanar mais dúvidas e da maioria das pessoas.

• Certificação para impulsionar a efetivação da capacitação (prêmio)

A certificação é uma boa forma de estimular a participação nas capacitações. Ela é uma recompensa e funciona como isca, as capacitações, cursos, workshops que trabalham com essa estratégia, costumam ter mais participações, então, fica a dica.

Essas são algumas dicas que você pode aplicar na sua empresa para ter fornecedores devidamente habilitados. Aqui na Bernhoeft levamos muito a sério a capacitação, nós entendemos que através de treinamentos constantes é possível desenvolvermos fornecedores e a gestão de terceiros, trazendo inúmeros benefícios para todos os envolvidos. Realizamos treinamentos, workshops, reciclagem e outras iniciativas em todas as fases do projeto.

Gostou do conteúdo? A seguir te indicamos mais dois blogs sobre treinamento para você ficar por dentro de tudo e já pôr a mão na massa:

10 Dicas sobre como capacitar os fornecedores remotamente

Educação corporativa e a relação com a Gestão de terceiros, por que é tão importante?