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Quando fazer um manual para fornecedores?

A implementação de um manual para fornecedores fornece diretrizes de como utilizar algo de forma sistemática, assim transmitindo informações instrutivas que auxiliam os fornecedores na utilização de plataformas ou detalha sobre documentações, instruindo de forma clara e objetiva.

Autonomia tem sido uma palavra constante no âmbito profissional, contudo o indivíduo busca realizar suas atividades com as ferramentas que possui. Quanto mais as ferramentas de auxílio são de fácil acesso e de forma intuitiva os fornecedores conseguem ter autonomia para atuar e alcançar os objetivos.

Atualmente com a crescente do home office os materiais de apoio tem se tornado ainda mais fundamentais no dia a dia, mesmo com as plataformas de comunicação interna, ter o conteúdo que precisa de forma fácil e explicativa ajuda os fornecedores a ter domínio sobre um determinado assunto e a colher dados dentro da plataforma.

Porque é importante ter um manual para fornecedores / cartilha?

            Com as atualizações constantes das normas a solicitação de novos documentos ou novos itens a serem cobrados em documentos já existentes, nem sempre é de conhecimento para os fornecedores, ou até mesmo um relatório implementado na plataforma e/ou outras orientações sistêmicas. Portanto, ter um procedimento com essas e outras informações garante segurança e autonomia nos trabalhos a serem prestados.

Para fornecedores novos e fornecedores que não tem tanta interação com documentos trabalhistas, fiscais e de segurança do trabalho e que não possuem domínio nas plataformas de gestão de terceiros a consulta de um manual ou cartilha contribui para o seu conhecimento, assim, algo que poderia ser tão burocrático passa a ser de fácil compreensão. Visando trazer orientações para a criação de um manual ou cartilha, relacionamos alguns aspectos importantes:

1. Escolha os indivíduos que dominam os assuntos a serem abordados

A escolha de quem vai criar o manual para fornecedores é um fator fundamental para abordar a forma mais fácil de compreender e evitar retrabalhos. Com o domínio do conteúdo a elaboração de forma objetiva escolhendo os pontos principais que os fornecedores precisam compreender e dominar esses pontos, atendendo as normas, garantindo que não gere risco a empresa tomadora.

2. Liste todos os conteúdos que o material precisa conter

Uma lista é fundamental para saber o que deverá constar no documento de apoio, assim, algumas perguntas podem ajudar na criação dessa lista. Como por exemplo: Quais documentos vamos abordar? Quais os passos que o fornecedor realiza no sistema? Qual a maior dificuldade ao utilizar o sistema?

3. Deixar de forma objetiva e intuitiva

Um documento de apoio que é objetivo e intuitivo, os usuários passam a utilizar com satisfação o determinado documento e para que isso ocorra é fundamental a utilização de setas, imagens, passo a passo de como acessar e também revisar o material se perguntando: Teria alguma forma de deixar mais objetivo e intuitivo?

4. Elabore teste com o manual para fornecedores / cartilha elaborado

Um teste na elaboração do documento pode ajudar a ter uma visão de novas oportunidades para que o material fique ainda mais detalhado e cumpra o seu dever de auxiliar e compartilhar conhecimentos. Assim é importante responder as perguntas: O usuário conseguiu compreender o assunto? Conseguiu acessar e verificar o que desejava? Foi possível perceber a satisfação ao utilizar o material de apoio? Este feedback é muito importante para avaliar alguns ajustes.

5. Coloque em prática o material

Disponibilize o conteúdo manual para fornecedores, sempre indicando também como eles conseguem extrair esse manual da plataforma. Consideradas as dicas que têm como base o processo de Gestão de Riscos com Terceiros, faz-se necessário a implementação, com isso os documentos de apoio são fundamentais para esse primeiro contato. Compartilhe com o fornecedor já na etapa de concorrência, para que ele tenha ciência do que precisa se envolver caso avance na contratação.

Sobre a Bernhoeft

Na Gestão de Riscos com Terceiros da Bernhoeft a análise dos documentos é criteriosa, garantindo maior segurança para a sua empresa e trabalhadores e com isso os manuais e cartilhas vem proporcionando um alto conhecimento tanto da parte documental como da parte sistemática visando sempre a prevenção de riscos trabalhistas e gestão de terceiros.

Emily Ferreira