A terceirização de serviços é uma prática amplamente utilizada no mercado, contribuindo para a eficiência operacional e foco no core business (principal atividade) das empresas.

No entanto, é fundamental garantir a conformidade trabalhista para evitar riscos legais, financeiros e de imagem. Este artigo tem como objetivo apresentar boas práticas e os documentos exigidos para assegurar uma contratação terceirizada em conformidade com a legislação vigente.

Neste conteúdo, você vai descobrir os principais riscos da terceirização sem conformidade, os documentos que não podem faltar e as boas práticas para manter a sua empresa segura e alinhada à legislação.

O que é conformidade trabalhista na terceirização?

Conformidade trabalhista é o conjunto de práticas, políticas e procedimentos adotados por uma empresa para garantir o cumprimento das leis e normas relacionadas às relações de trabalho. Envolve o respeito às leis trabalhistas (como a CLT), às normas da Reforma Trabalhista (Leis nº 13.429/2017 e 13.467/2017) e às obrigações previdenciárias e fiscais.

A empresa contratante deve adotar um papel ativo na fiscalização da conformidade dos seus prestadores de serviço (terceiros). A preocupação se estende à responsabilidade solidária ou subsidiária que a empresa contratante pode ter em caso de irregularidades trabalhistas cometidas por essas empresas terceirizadas.

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Quais são os tipos de contratação terceirizada?

A contratação direta ocorre quando um trabalhador é admitido como funcionário da empresa. Na terceirização, uma empresa contrata outra para fornecer mão de obra ou serviços. Desde a Reforma Trabalhista, é permitida a terceirização de qualquer atividade, seja meio ou fim, desde que respeitados os direitos dos trabalhadores e garantidas condições adequadas de trabalho.

Riscos de não seguir a conformidade trabalhista

Empresas que negligenciam a conformidade podem ser responsabilizadas de forma subsidiária ou solidária pelas obrigações trabalhistas dos seus fornecedores. Isso inclui passivos trabalhistas para a empresa contratante como salários atrasados, encargos não pagos, acidentes de trabalho, multas e autuações por órgãos fiscalizadores (como Ministério do Trabalho e MPT) e danos reputacionais, especialmente em casos de denúncias ou ações judiciais públicas. Além do impacto financeiro, há riscos à reputação da empresa.

Boas práticas para garantir a conformidade na terceirização

• Realizar due diligence trabalhista antes da contratação (verificando o histórico jurídico e reputacional, exigindo certidões negativas trabalhistas, fiscais e previdenciárias);
• Avaliar a regularidade fiscal, previdenciária e trabalhista do fornecedor;
• Incluir cláusulas contratuais que prevejam a obrigação de apresentar documentação periodicamente e penalidades em caso de descumprimento legal;
• Acompanhar o cumprimento das obrigações por meio de auditorias e indicadores dos prestadores com maiores riscos;
• Verificar condições reais de trabalho no local de prestação de serviços através da auditoria de campo;
• Exigir políticas de saúde e segurança adequadas aos riscos da atividade;
• Fazer entrevistas com funcionários terceirizados, quando necessário;
• Esclarecer aos fornecedores sobre as exigências legais e contratuais;
• Automatizar alertas para documentos vencidos ou não enviados.

Documentos essenciais na terceirização de serviços

Documentos legais e fiscais:

• Cópia do CNPJ e contrato social atualizado;
• Certidões negativas de débito (INSS, FGTS, Receita Federal, Justiça do Trabalho).

Documentos trabalhistas:

• Folha de pagamento dos empregados terceirizados;
• Comprovantes de pagamento de salários;
• Guias de recolhimento do INSS, FGTS e tributos (GFIP, eSocial);
• Contratos de trabalho.

Documentos de saúde e segurança do trabalho:

• PPRA e PCMSO atualizados;
• Atestados de Saúde Ocupacional (ASO);
• Fichas de entrega de EPIs com assinatura dos empregados.

Outros documentos recomendados:

• Contrato de prestação de serviços com cláusulas de conformidade;
• Lista de empregados alocados na prestação do serviço com respectivas funções e turnos.

Como fazer uma boa gestão de terceiros com conformidade

1. Criar um programa de compliance trabalhista específico para terceiros;
2. Treinar gestores e equipes sobre responsabilidades legais;
3. Utilizar plataformas digitais para gestão documental e avaliação de conformidade;
4. Definir critérios de homologação de fornecedores e reavaliar periodicamente.

A conformidade trabalhista na terceirização é uma responsabilidade compartilhada entre a empresa contratante e seus prestadores de serviço. Para que essa relação funcione de forma segura e eficiente, é necessário um esforço contínuo de planejamento, controle e transparência.

A contratante deve ir além da simples formalização contratual, assumindo uma postura ativa na verificação do cumprimento das obrigações legais por parte dos terceiros, especialmente quando envolve mão de obra contínua e diretamente ligada à sua operação.

Empresas que investem em boas práticas de gestão de terceiros, como due diligence na contratação, monitoramento periódico, auditorias e exigência de documentação trabalhista, conseguem reduzir significativamente os riscos trabalhistas, fiscais e reputacionais. Além disso, fortalecem a governança corporativa, demonstram compromisso com a ética e promovem um ambiente mais justo e seguro para todos os envolvidos na cadeia produtiva.

Ao estabelecer relações mais sustentáveis e transparentes com seus fornecedores, a empresa também contribui para a valorização das condições de trabalho, o que pode refletir diretamente na qualidade dos serviços prestados. Mais do que uma exigência legal, a conformidade trabalhista se torna um elemento estratégico.

Por fim, o investimento em conformidade não é apenas uma medida preventiva — ele representa um diferencial competitivo. Em um mercado cada vez mais exigente e fiscalizado, empresas que demonstram compromisso com o cumprimento da legislação e a responsabilidade social tendem a ganhar destaque, confiança de investidores e preferência de grandes contratantes.

LEIA MAIS: Como gerenciar as não conformidades trabalhistas

Como a Bernhoeft pode te ajudar?

Somos pioneiros na Gestão de Terceiros, trabalhamos há 20 anos garantindo a segurança e sustentabilidade não só no momento da contratação de fornecedores, mas em todas as fases do contrato.

Oferecemos soluções personalizadas para as demandas específicas, auxiliando na implementação de práticas seguras e fornecendo treinamentos para uma conformidade documental.

Se entender que precisa de apoio nesse sentido, entre em contato conosco. Nossa equipe de profissionais altamente qualificados está pronta para ajudá-lo a navegar pelas complexidades da gestão de terceiros.

Com a nossa ajuda, você pode garantir que a sua empresa esteja em conformidade com todas as leis e regulamentos relevantes, minimizando o risco de multas e penalidades. Além disso, podemos ajudá-lo a implementar práticas de gestão eficazes que irão melhorar a eficiência e a produtividade da sua empresa. Entre em contato conosco.

Autor: Jerônimo Araújo Bezerra | Analista de Gestão de Terceiros na Bernhoeft