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03/08/2011

ASPECTOS IMPORTANTES NA DEDUTIBILIDADE DAS DESPESAS

A legislação tributária determina quais despesas são dedutíveis para o cálculo do Imposto de Renda e da Contribuição Social nas empresas optantes pelo Lucro Real. O aspecto principal para a despesa ser considerada dedutível é que ela seja necessária à atividade da empresa e à manutenção da respectiva fonte produtora de receitas, conforme disposto no regulamento do Imposto de Renda.

Essa definição abrangente dá margem a muitas dúvidas e diferentes interpretações. Por isso, são inúmeras as decisões do Conselho Administrativo de Recursos Fiscais (Carf) — antigo Conselho de Contribuintes — e os pareceres sobre o assunto.

Destacamos abaixo exemplos de procedimentos importantes a serem considerados quando da ocorrência de alguns gastos, com base nas decisões.

1. Despesas com serviços prestados – A descrição genérica nas notas fiscais, tais como “serviços prestados” ou “comissão de vendas”, é insuficiente. É necessário que a nota descreva a natureza do serviço, de forma a evidenciar o elemento que comprove a efetividade da operação. Do contrário, a despesa pode ser considerada indedutível.

Em caso de fiscalização, a Receita pode requerer provas da efetividade do serviço.

O Carf decidiu, inclusive, que não são dedutíveis as despesas de prestação de serviços quando há ausência de pessoal técnico especializado para tal na empresa contratada, pressupondo-se que os serviços não poderiam ser realizados, a menos que se prove o contrário.

Esse item é muito relevante, já que nem sempre a prova documental (no caso a nota fiscal) pode ser suficiente para provar a efetividade da prestação de serviço.

2. Despesas com veículos – No caso de gastos com veículos (combustível, manutenção) de sócios (ou seja, veículos que não façam parte do patrimônio da empresa), será necessário provar que o uso ocorreu em serviço. O ônus da prova é da empresa, o que, a depender da atividade, é muito difícil comprovar.

No caso dos veículos registrados no patrimônio da empresa, é necessário indicar a placa nas notas de combustível, para que os gastos possam ser consideradas despesas da empresa, passíveis de dedutibilidade.

Já os gastos de veículos de funcionários a serviço da empresa são dedutíveis em função do ressarcimento pelo uso no trabalho.

3. Despesas com viagens – São dedutíveis apenas quando há a devida apresentação dos comprovantes fiscais. Muitas vezes, apenas os relatórios de despesas de viagens (planilhas, resumos) são apresentados, o que não é válido para efeito de dedutibilidade dos impostos.

O mesmo ocorre com os gastos realizados no cartão de crédito por sócios ou empregados da empresa. Além da necessidade de apresentar os comprovantes fiscais, é preciso que os gastos sejam usuais, normais e necessários à atividade da empresa.

4. Benefícios indiretos – Conforme disposto no Regulamento do Imposto de Renda, devem integrar a remuneração de diretores, administradores, gerentes e seus assessores:

O pagamento de arrendamento mercantil ou o aluguel do veículo utilizado por esses beneficiários e de imóveis cedidos para uso, bem como sua conservação, seu custeio e sua manutenção.
As despesas com benefícios e vantagens concedidos pela empresa, tais como: aquisição de alimentos ou quaisquer outros bens para utilização fora do estabelecimento da empresa; pagamento a clubes e assemelhados; salários e respectivos encargos de empregados postos à disposição ou cedidos.

Essas despesas, quando pagas aos beneficiários identificados e individualizados, são dedutíveis na apuração do Lucro Real.

Receita Federal
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