Auditoria da Folha de Pagamento: como garantir conformidade, reduzir riscos e otimizar a gestão de pessoas

Auditoria da Folha de Pagamento: como garantir conformidade, reduzir riscos e otimizar a gestão de pessoas

No centro da gestão de pessoas, a folha de pagamento é uma das rotinas mais complexas e sensíveis das organizações. Um cálculo equivocado, um tributo recolhido de forma incorreta ou um benefício não previsto em convenção coletiva pode representar um risco real: seja em forma de passivo trabalhista, autuação fiscal ou impacto direto no clima organizacional.

Nesse cenário, a auditoria da folha de pagamento surge como um instrumento essencial para garantir conformidade, identificar falhas, otimizar processos e apoiar a tomada de decisão no RH.

Mas afinal:

• O que é auditoria da folha de pagamento?
• Quais erros e inconsistências ela identifica?
• Qual a diferença entre auditoria preventiva e corretiva?
• Por que é estratégico auditar mesmo quando a folha é terceirizada?
• Como a Bernhoeft conduz esse processo com foco em resultado?

Neste artigo completo, vamos responder a essas perguntas, mostrar como funciona uma auditoria bem-feita e apresentar os principais ganhos para sua empresa.

O que é auditoria da folha de pagamento?

Auditar a folha de pagamento é realizar um exame detalhado de todos os cálculos, processos, informações e obrigações relacionados ao pagamento dos colaboradores de uma empresa.

Isso inclui a verificação de:

• Cálculos salariais, horas extras, adicionais e descontos
• Tributos e encargos sociais (INSS, FGTS, IRRF, etc.)
• Cumprimento de convenções e acordos coletivos
• Procedimentos de admissão e rescisão
• Apuração de benefícios e vantagens
• Geração e entrega das obrigações acessórias (SEFIP, eSocial, RAIS, DIRF etc.)

A auditoria pode ser pontual (em um período específico) ou recorrente (como mecanismo de governança contínua).

Tipos de auditoria da folha: preventiva e corretiva

Auditoria preventiva

É realizada de forma proativa, com o objetivo de identificar riscos e inconsistências antes que gerem prejuízos. Ideal para empresas que desejam prevenir autuações, melhorar processos e reforçar a segurança jurídica e fiscal.

Auditoria corretiva

É realizada após a identificação de falhas ou para corrigir situações que já causaram impacto, como autuações trabalhistas, revisões de fiscalizações ou passivos acumulados.

Ambas são importantes e podem ser combinadas, formando um ciclo de melhoria contínua.

Principais erros identificados em uma auditoria da folha

Durante uma auditoria especializada, é comum encontrar:

1. Cálculos incorretos

• Horas extras mal computadas
• Cálculo de adicional noturno sem critério
• Faltas e afastamentos mal tratados
• Erros em décimo terceiro, férias e rescisões

2. Encargos recolhidos a maior ou a menor

• INSS fora da base correta
• FGTS sem incidência adequada
• IRRF com deduções inconsistentes

3. Descumprimento de convenções coletivas

• Falta de benefícios obrigatórios
• Pagamento inferior ao piso salarial
• Inobservância de regras de jornada ou adicionais

4. Obrigações acessórias com divergências

• Informes incorretos no eSocial
• RAIS com dados divergentes
• SEFIP com CBO ou CNAE incorretos

Esses erros comprometem não apenas a conformidade da empresa, mas também sua imagem e a confiança interna.

Benefícios da auditoria da folha de pagamento

1. Redução de riscos trabalhistas

Identificar falhas antes que se tornem passivos reduz a exposição da empresa a processos judiciais e autuações.

2. Economia financeira

Corrigir cobranças indevidas ou recolhimentos a maior pode gerar economia imediata e recuperação de valores.

3. Aprimoramento de processos

A auditoria identifica não apenas os erros, mas também as causas. Isso permite ajustes estruturais no RH, DP e Financeiro.

4. Apoio à tomada de decisão

Relatórios e dashboards da auditoria ajudam o RH a apresentar dados confiáveis para a liderança e tomar decisões baseadas em fatos.

5. Conformidade com legislação e boas práticas

A auditoria assegura que a empresa esteja atualizada e aderente às normas vigentes, inclusive as obrigações digitais como o eSocial.

Empresas que mais se beneficiam da auditoria da folha

A auditoria da folha é recomendada para empresas de todos os portes, mas especialmente para:

• Empresas com grande volume de colaboradores
• Negócios com alta rotatividade ou banco de horas complexo
• Organizações em processo de fusão ou aquisição
• Empresas em setores com convenções coletivas detalhadas
• Negócios com folha terceirizada que buscam validação dos cálculos

Por que auditar a folha mesmo quando ela é terceirizada?

Terceirizar a folha de pagamento não elimina o risco — ele apenas muda de lugar. A responsabilidade legal permanece com a empresa contratante.

Por isso, é fundamental:

• Validar os cálculos realizados pelo parceiro
• Confirmar o cumprimento das convenções
• Acompanhar a correta apuração de tributos
• Avaliar a entrega das obrigações acessórias

A auditoria é uma camada de proteção, que assegura que a empresa mantenha sua gestão segura e em conformidade, mesmo com fornecedores externos.

Como a Bernhoeft conduz a auditoria da folha de pagamento

Na Bernhoeft, tratamos a auditoria da folha não apenas como um processo técnico, mas como uma oportunidade de gerar valor para o cliente. Atuamos com uma abordagem estruturada, empática e com foco em resultado.

Nossos diferenciais incluem:

1. Diagnóstico inicial personalizado

Entendemos o modelo de operação do cliente, as convenções aplicadas e os pontos sensíveis. Isso garante uma auditoria direcionada e eficiente.

2. Tecnologia e profundidade

Usamos ferramentas que cruzam dados, identificam inconsistências e simulam cálculos com alto grau de precisão.

3. Análise consultiva

Mais que apontar erros, indicamos causas e caminhos de melhoria. Nosso relatório traz insights valiosos para o RH.

4. Reunião de alinhamento com o cliente

Apresentamos os achados de forma clara e acessível, com espaço para troca, tira-dúvidas e definição de planos de ação.

5. Time especializado

Contamos com profissionais experientes em folha, legislação trabalhista, tributária e auditoria. Isso garante segurança em cada etapa

Auditoria é eficiência, conformidade e segurança

A auditoria da folha de pagamento não é um luxo ou uma medida apenas reativa. Ela é um investimento inteligente para empresas que valorizam segurança, previsibilidade e uma gestão de pessoas cada vez mais estratégica.

Com a Bernhoeft, você conta com um parceiro que vai além da análise. Entregamos clareza, recomendações e um caminho concreto de melhoria.

Fale com um especialista.