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25/11/2021

Como descomplicar a burocracia na gestão de terceiros

Você sabia que na maioria das vezes a Gestão de Terceiros é interpretada como burocracia pelas contratantes e fornecedores?

Não podemos negar que existe uma parcela de verdade nessa afirmação, mas você não deve interpretar dessa forma. O foco desse projeto é gerir riscos que vão beneficiar todos os envolvidos: Contratante, Fornecedor e Funcionário Terceiro.

Vivemos em um país com uma legislação peculiar, e que exige das empresas o cumprimento de uma série de exigências. Quando essas exigências não são respeitadas, é normal haver sanções para obrigar a regularização. Sabemos que essas exigências não são simples, mas quando estudadas e alinhadas com time capacitado, acontecem de maneira rápida e correta.

Um bom aliado da desburocratização costuma ser a tecnologia

Pois através dela processos podem ser automatizados e simplificados, gerando ganho de tempo para todos os envolvidos. Se aplicarmos este exemplo na Gestão de Terceiros, imaginem que antigamente os documentos eram entregues em papel, em que os fornecedores precisavam imprimir todos os documentos, gastar com deslocamento e entregar ao local indicado. Quando tinham não conformidades, precisavam repetir este processo. Hoje em dia com tecnologia todo o processo é mais simples e rápido. Tecnologia é fundamental para este processo com: análises automáticas, crachás, acessos específicos por usuários, controle automático de validade e outros. É fundamental mesmo!

Alinhada a tecnologia, é importante que o processo de Gestão de Terceiros conte com canais de comunicação bem definidos e integrados, evitando ruídos e perdas de comunicação. Nesta linha, faça treinamentos e comunicados bem claros com os fornecedores e os gestores de contrato.

Quando todos conseguem entender bem do processo, ele fluirá melhor e diminui este pensamento de burocracia. Se antecipe aos possíveis atritos na jornada do fornecedor (treinamentos, disponibilize modelo de documentos e formulários, reforce papéis e responsabilidades, crie um FAQ, etc.). Incentive seus fornecedores a conhecerem bem o processo e todos saem ganhando.

Outro ponto importante é entender o propósito do processo. O objetivo da Gestão de Riscos de Terceiros não é receber documentos, analisar e apontar pendências. Não mesmo. O propósito é apoiar fornecedores, reduzir os seus riscos e orientá-los quanto a Legislação Brasileira. Quando o fornecedor reduz seus riscos, de tabela também reduzirá os riscos da contratante. Todos saem ganhando.

Tenha a mentalidade de focar no que traz mais riscos. Algumas vezes, é importante assumir algum risco com o objetivo de não engessar o processo. Este risco precisa ser muito bem avaliado para que valha a pena assumi-lo.

Por fim, vale o reforço de não confundirmos Segurança com Burocracia. Segurança é necessária aos processos que trazem risco e algumas vezes pode ser interpretada indevidamente como burocracia plena. Nesses casos, vale um trabalho contínuo de tentar simplificar processos e contar com os itens acima.

No serviço de Gestão de Terceiros da Bernhoeft nós podemos te apoiar a criar um fluxo menos burocrático e mais efetivo. Alinhamos tecnologia com um time bem capacitado, especialista em gerir riscos de fornecedores. Aqui a sua segurança é o nosso core business!

Somos a maior empresa de Gestão de Terceiros do Brasil, pioneira na Prevenção de Riscos Trabalhistas e Gestão de Riscos com Terceiros. Realizamos desde 2003 uma minuciosa avaliação dos riscos envolvidos na relação entre empresas tomadoras e prestadoras de serviços.

Se entender que precisa de apoio nesse sentido, entre em contato conosco.

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