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09/03/2022

Como uma empresa de BPO Financeiro consegue atender a minha empresa remotamente?

BPO é a abreviação, em inglês, de Business Process Outsourcing, ou, Terceirização de Processos de Negócio.

Segundo Elharidy, Nicholson e Scapens (2013), o BPO é a transferência de responsabilidade na execução de um processo de negócio que é normalmente realizado na empresa, entretanto, não relacionado à atividade fim da organização. Então, o BPO Financeiro consiste em terceirizar, delegar, a um agente externo e capacitado, processos ou alguns processos do departamento financeiro, para este assumir a responsabilidade sobre ele.

O principal objetivo da terceirização dos processos da área financeira é proporcionar aos empresários a liberação de tempo e energia, para que estes possam focar em seu negócio a fim de gerar melhor rentabilidade.

Entendendo isso, podemos destacar três principais frentes de atuação do BPO no setor financeiro das empresas: Contas a pagar, Contas a receber e Conciliação. É válido destacar que os especialistas em BPO também atuam com uma visão estratégica nas análises de fluxo de caixa, entregando para seu cliente informações importantes para as tomadas de decisão.

  • Contas a Pagar – realiza administração de pagamento a fornecedores, folha de pagamento de funcionários, tributos a pagar, gestão de contas de consumo e todas as obrigações para com terceiros;
  • Contas a Receber – engloba atualização de carteira de recebíveis, manutenção do fluxo de cobrança, controle de recebimentos e gestão de prazos de recebíveis;
  • Conciliação – é a rotina que executa tratamento das informações bancárias, registros de entradas e saídas e analisa os saldos das contas.

Benefícios do BPO Financeiro

Foco no seu negócio

De acordo com a pesquisa Sobrevivência de Empresas (2020), realizada com base em dados da Receita Federal e com levantamento de campo, a taxa de mortalidade dos microempreendedores é de 29%. Já as microempresas têm taxa, após cinco anos, de 21,6% e as de pequeno porte, de 17%. O presidente do Sebrae, Carlos Melles, disse à Agência Brasil que a menor taxa de sobrevivência entre os pequenos negócios está relacionada à capacidade de gestão, à maior experiência e ao conhecimento do ramo.

Após analisar esses dados, vamos refletir sobre quanto tempo os empresários gastam em rotinas financeiras que poderiam ser investidas em uma ação de venda ou em estratégias para alavancar a lucratividade do negócio? É nesse sentido que o BPO Financeiro chega para agregar valor dentro da empresa, aumentando a produtividade e permitindo que o empresário tenha sua atenção voltada para análise e decisões de negócios, maximizando seu tempo sem está debruçado na execução dos processos, além da garantia de que as informações financeiras serão qualificadas para as tomadas de decisões.

Controle e redução de custos operacionais

Pode-se afirmar que no BPO Financeiro a atividade passe a ser realizada por um especialista, trabalhando com as boas práticas do mercado e principalmente reduzindo os custos trabalhistas e problemas de gestão de funcionários, como faltas, férias e absenteísmo para o desempenho desta função. Assim é esperado que a empresa, independente do seu tamanho, seja beneficiada por um grande suporte na gestão financeira, e isso se torne importante para a sobrevivência do seu negócio (OLIVEIRA, 2018).

Além da redução relacionada a parte trabalhista, podemos elencar àquelas vinculadas a estrutura física (aluguel ou ampliação de espaço para comportar a equipe), equipamentos de escritório (compra de computadores e periféricos, mesa, cadeira e outros itens necessários para o trabalho) e tecnologia (internet, sistema financeiro e segurança da informação). Com a contratação do serviço do BPO Financeiro todos esses custos ficam a cargo da empresa contratada.

Tenha uma equipe financeira sempre à disposição

É comum que muitos empresários fiquem apreensivos quando um funcionário da área financeira tem que tirar férias, ou se ausentar por questões de saúde, afinal, em alguns casos ele é o único que tem conhecimento de todos os processos financeiros, e para minimizar o estresse a empresa tem que contratar um funcionário temporário, ou até desviar outro funcionário de outra função para “tampar o buraco”.

Quando se contrata uma empresa de BPO Financeiro, você tem acesso a uma equipe de especialistas totalmente treinados e orientados para atender ao seu negócio a todo momento, não havendo rupturas no processo dos seus clientes.

Aumento de eficiência e melhoria contínua dos processos

A definição de quais atividades serão realizadas não precisa mais ser feita pela empresa. Contar com profissionais especializados na área que sabem definir qual periodicidade cada atividade deve ser realizada e como serão feitas, traz um grande aumento de produtividade e eficiência. Além disso, os profissionais sempre estão antenados nas atualizações do mercado financeiro de tal forma que esse conhecimento é transferido organicamente para os clientes.

Como o BPO Financeiro atende o cliente remotamente?

A escolha de uma empresa que vai cuidar do setor financeiro de sua empresa deve ser feita com muito rigor e atenção. Existem muitos aventureiros no mercado que embora tenham o conhecimento no mercado financeiro, deixam a desejar no quesito tecnologia e segurança. A grande maioria das empresas de BPO Financeiro atendem seus clientes de forma remota (não presencial).

Para isso, é necessário um investimento robusto em tecnologia, de forma que os processos sejam feitos com o máximo padrão de segurança e atendendo a Lei de Proteção de Dados (LGPD). Desse conjunto de investimentos em tecnologia podemos destacar três deles:

Sistema Financeiro

Caso as empresas não tenham um sistema financeiro, ou ainda possuam um sistema que custe caro pelo que ele consegue entregar, o BPO Financeiro fará a sugestão de um sistema financeiro com o melhor custo benefício para que a empresa tenha seus processos o mais automatizado possível.

Estrutura de pastas virtuais

Cada empresa tem sua pasta para registro das documentações. Ao final do mês, a contabilidade receberá o fechamento financeiro com sua documentação suporte devidamente registrada e catalogada. Vale ressaltar que, com toda a documentação organizada e o sistema financeiro atualizado e com os lançamentos corretos, a contabilidade conseguirá finalizar o fechamento dos balancetes em menor tempo.

Workflow de processos

Com essa ferramenta é possível desenhar o processo desde a entrada da nota fiscal até o pagamento no banco, onde cada etapa na operação é informada quando tem que interagir com uma atividade. Isso torna o processo mais fluído e eficiente.

Para saber no detalhe como um BPO Financeiro atua no contas a pagar, contas a receber e conciliação, gravamos uma trilha de vídeos explicando na prática como tudo isso funciona. Para acessar é só clicar na imagem abaixo:

Aqui na Bernhoeft nós gerenciamos as rotinas do financeiro, como contas a pagar, faturamento, contas a receber, conciliação e planejamento financeiro, de forma a gerar benefícios para os nossos clientes, tais quais: redução dos custos diretos e indiretos, equipe de especialistas sempre disponíveis para sua empresa e economia do tempo do empreendedor para focar no seu negócio.

Se você entender que sua empresa precisa de apoio nesse sentido, clique aqui e veja como podemos te ajudar. Não deixe de acompanhar o nosso blog, pois costumamos postar dicas interessantes para o seu negócio.

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