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01/12/2016

Contabilização das Despesas Reembolsáveis

Contabilização das Despesas Reembolsáveis

No post anterior, tratamos sobre as despesas reembolsáveis e como a Receita Federal vem dispondo pela sua tributação, sob o argumento de que estas compõem o preço do serviço, e que devem, portanto, constar no valor da nota fiscal de prestação de serviços ou fatura. Hoje o assunto será Contabilização das Despesas Reembolsáveis.

Também mencionamos que o assunto é polêmico e vem sendo objeto de muitas discussões. Mas vamos à Contabilização das Despesas.

Contabilização das Despesas Reembolsáveis

Contabilização das Despesas no blog

Embora sob risco de autuação fiscal, muitas empresas optam pela não tributação, cientes de todos os riscos existentes em manter este procedimento, sob o argumento que nestes casos não há acréscimo de renda ou incremento de receita, e sim, um mero repasse de recursos.

Nestes casos, conforme a linha de defesa de que estes tipos de entradas de recursos não são receitas, destacamos que é necessário alinhar a forma de registro contábil para embasar o argumento defendido.

Deixamos claro que em momento nenhum estes procedimentos evitarão a autuação fiscal, mas apenas contribuirão para a manutenção da coerência da linha de defesa.

Ora, se a empresa defende de que estes valores não são receitas, a primeira providência é não registrá-los no resultado.

Os valores devem ser registrados em conta de ativo (quando a despesa é realizada e o cliente vai reembolsar, constituindo assim um valor a receber para o prestador) ou em contas de passivo (quando o cliente adianta o valor e o prestador posteriormente realiza a despesa, constituindo uma conta a pagar para o prestador).

Desta forma, toda a movimentação será registrada, porém, sem transitar em contas de resultado de receitas e despesas.

Uma outra providência é segregar os valores registrados nos ativos e passivos em grupos distintos: (1) despesas necessárias para a prestação de serviços, reembolsáveis pelos clientes, mas realizadas pelos prestadores, ex: hospedagem, passagens, transporte, alimentação, entre outras, e (2) despesas que são de fato do cliente (inclusive as notas e recibos são em nome deles), tais como: taxas e custas judiciais. Estas últimas, embora sejam pagas pelo prestador e depois reembolsadas, é mais evidente que são despesas do cliente, e que o prestador está efetuando apenas um adiantamento do valor, muitas vezes para agilizar os processos de trabalho e cumprimento de prazos.

Desta forma, em caso de fiscalização, ficará mais fácil explicar e evidenciar as naturezas de reembolsos existentes.

 

Por fim, é importante também manter todos os comprovantes de despesas que foram reembolsadas para embasar os registros e apresentá-los quando necessário.

Mais uma vez ressaltamos que estes procedimentos não impedirão uma autuação fiscal, mas manterão a contabilidade coerente com uma possível linha de defesa utilizada, uma vez que a Receita Federal dispõe que os reembolsos de despesas devem ser tributados (veja detalhes no post Reembolso de Despesas e a Tributação).

Ressaltamos que as empresas avaliem com cautela a situação, sempre com apoio de sua assessoria jurídica tributária, levando em consideração os montantes envolvidos e riscos existentes na Contabilização das Despesas reembolsáveis.

Esperamos que o conteúdo tenha sido proveitoso e se você ainda não leu nosso 1º artigo desta série de Contabilidade, clique aqui

Na próxima semana falaremos sobre Regime de Caixa.

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