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31/08/2021

Dicas de como fazer uma boa gestão de documentos fiscais

Como contadores, sabemos das dificuldades que podem aparecer nesse processo, mas manter os documentos fiscais organizados é fundamental para que seja possível executar tarefas com maior agilidade e evitar penalizações devido a pendências tributárias.

Devido ao fato de que a maioria dos documentos fiscais hoje são eletrônicos, há quem pense que não é mais necessário manter arquivos e, embora não seja mais necessário a guarda física, ainda é necessário manter os documentos digitais organizados e arquivados.

É bastante comum ver empresas arquivando PDFs das notas fiscais por exemplo, mas é preciso saber que estes documentos são muito importantes para os controles financeiros e de contabilidade, mas que, para uma boa gestão de documentos e para evitar problemas numa fiscalização, é fundamental que se priorize também a manutenção dos arquivos digitais XML, pois é o único tipo de arquivo em que se obtém a informação completa.

Para uma boa gestão dos documentos fiscais é importante que se siga os seguintes passos:

a) Verificar a autenticidade dos documentos;
b) Baixar todos os documentos recebidos;
c) Definir um diretório único para os XMLs;
d) Padronizar a nomeação dos documentos;
e) Criar uma rotina padronizada de recebimento dos arquivos;
f) Armazenar os documentos por, pelo menos, cinco anos.

Conseguindo executar estes passos, com certeza já estará muito bem organizado e evitará multas fiscais por falhas de armazenamento das notas recebidas ou emitidas.

Dicas para evitar problemas com o Fisco

Fazer uma boa gestão de documentos fiscais é um dos 7 passos importantes que sugerimos para evitar problemas fiscais.

Para conferir quais são os outros passos, confira o nosso eBook com dicas que vão ajudar com que as responsabilidades fiscais, tributárias e contábeis da sua empresa estejam corretas e sempre em dia. Evitando assim, problemas com o Fisco.

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