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02/07/2020

Dicas de como otimizar a Gestão de Folha de Pagamento da sua empresa

Independente de porte e segmento, se compararmos as áreas de contabilidade, tributário e folha de pagamento, os assuntos relacionados ao trabalhista acabam sendo os mais sensíveis,  pois o bom desempenho nessa atividade ajuda a manter a empresa protegida da justiça e evita problemas com Fisco. Isso porque em caso de erro, normalmente, os assuntos envolvendo a área de recursos humanos são os primeiros a serem percebidos, seja por conta dos funcionários que identificaram ou pelo Governo, que tem cada vez mais intensificado o processo de auditoria eletrônica dos arquivos transmitidos mensalmente, que não são poucos.

Empresas com departamento pessoal próprio ou que optam pela terceirização da área, precisam adotar uma série de rotinas para garantir uma melhor gestão e servir de facilitador para que o RH consiga ser o mais estratégico possível, fornecendo aos gestores da empresas informações e indicadores importantes para a tomada de decisões.

Tem sido cada vez mais comum ver empresas com um maior número de funcionários terceirizar as rotinas de folha de pagamento, sendo alguns dos principais motivos:

1) Consultorias que tem esse serviço como core business investem em tecnologia para otimizar e tornar o processo mais seguro, enquanto dificilmente uma equipe própria conseguiria ter esse tipo de investimento, já que é visto como um custo para a empresa.

2) A dificuldade de manter a equipe atualizada com as mudanças na legislação se complica, uma vez que estão sempre dedicando seu tempo ao fechamento das informações e confecção da folha de pagamento.

3) Ganho de tempo na gestão do RH que não precisa dedicar tanta atenção como anteriormente dada para o departamento pessoal, focando os esforços em questões mais estratégicas como people analytics e KPIs do setor.

No entanto, o processo de terceirização precisa ser muito bem planejado com a consultoria que passará a fazer a gestão da folha de pagamento, confeccionando documentos como holerites, recibos de férias, cálculo mensal das provisões trabalhistas de 13º salário e férias, procedimentos relacionados à admissão e rescisão de contrato de funcionários, bem como a entrega de declarações mensais do eSocial ou anuais como DIRF e RAIS.

Considerando esse aspecto, para que a terceirização tenha sucesso apresentamos 3 dicas de como melhorar o processo de transição e também da manutenção mensal da sua operacionalização.

 

1) A transição se inicia com o recebimento de informações e relatórios envolvendo os seguintes relatórios e dados que serão integrados com o novo software de folha de pagamento:

  • Ficha cadastral dos funcionários que demonstrará os dados pessoais de cada um dos colaboradores.
  • Ficha financeira que informará toda a evolução de salários, férias, 13 salário,  e outros rendimentos que o funcionário tem desde o momento que iniciou na empresa.
  • Relatório de controle de férias que é o arquivo que irá mostrar período aquisitivo férias programadas e férias gozadas dos funcionários ativos.
  • FOPAG aberta e analítica com o intuito de verificar confirmar se os dados estarão de acordo com os dados atualizados no sistema que passará a ser utilizado.
  • Últimas declarações de CAGED, DIRF, RAIS, SEFIP e eSocial para verificação de informações lá contidas.
  • Convenção coletiva e Enquadramento Sindical para confirmar e entender o funcionamento das regras envolvendo questões de sindicato.
  • Documentos, logins e senhas pertinentes aos benefícios, sendo os mais comuns de assistência médica, vale refeição, vale transporte, vale alimentação e seguro de vida para que possa dar sequência aos pedidos e controles sem que haja prejuízo em termos de prazo para disponibilização dos recursos.
  • Senhas relacionadas ao acesso previdenciário e de seguro desemprego para o caso de consulta e necessidade de cálculo de termino de contrato de trabalho.

2) Na manutenção mensal dos trabalhos é importante que haja um bom controle do ponto dos colaboradores, uma vez que é possível fazer a integração entre o sistema de batimento do ponto com o da folha de pagamento, evitando lançamentos manuais que estariam mais suscetíveis a erros.

3) Conte com uma consultoria que possui tecnologia que atenderá as suas necessidades, pois há prestadores de serviço que contam com portal para input de dados e documentos relacionados à admissão de funcionários, a solicitação de férias dos colaboradores e a simulação ou solicitação de rescisões, assim como para recepção da movimentação mensal das informações de salário, comissão, prêmio e outras verbas.

Além disso, a troca de documentos via sistema, evita que pessoas sem permissão acessem dados da FOPAG, portanto folhas, contracheques e guias de impostos são disponibilizados via portal, evitando disparos desnecessários de e-mails, inclusive, ficará disponível de forma automática para os funcionários, que possuem acesso via login e senha próprios, documentos como holerites, informe de rendimentos e comunicados importantes. Nesse caso, é possível ter uma gestão efetiva destes documentos, uma vez que qualquer equívoco pode trazer sérias consequências, chegando a prejudicar a empresa.

Dessa maneira, é essencial contratar uma consultoria de confiança que possa orientar e apoiar na gestão e acompanhar o crescimento da empresa. Não deixe de acompanhar o nosso blog, pois costumamos postar dicas interessantes para o seu negócio e se você entender que sua empresa precisa de apoio nesse sentido, clique aqui e veja como podemos auxiliá-lo(a).

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