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10/12/2009

Nota Fiscal Eletrônica: Dúvidas e Orientações

Criada, teoricamente, para simplificar as obrigações acessórias dos contribuintes — além de facilitar o acompanhamento do Fisco —, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) ainda é alvo de dúvidas e muita polêmica. Muitas empresas encontram dificuldades em se adaptar às novas regras, deixando para aderir à NF-e em cima dos prazos estabelecidos pela lei, o que aumenta a possibilidade de erros e problemas técnicos.

Um exemplo de problema muito comum: a nota fiscal foi autorizada pelo Fisco estadual, porém, ao ser consultada, não consta como autorizada no Portal Nacional da NF-e. O que fazer: as empresas precisam verificar a validade da NF-e antes da circulação das mercadorias, evitando o risco de serem pegas de surpresa nos postos fiscais. O contribuinte deve ficar atento para o fato de que, com a adoção da NF-e, a autorização é concedida a cada nota fiscal emitida, ou seja, a cada arquivo enviado para o Fisco.

O cronograma de adesão à NF-e também gera muitas dúvidas. Isso porque o tema foi tratado pelo Protocolo n° 10/2007 e, posteriormente, pelo Protocolo ICMS 42. Com isso, alguns contribuintes foram enquadrados nos dois protocolos, mas com datas diferentes para o início da obrigatoriedade da adesão. A polêmica é causada pelo entendimento diferente dos contribuintes e dos estados, que defendem a adesão ao protocolo que apresente a data mais próxima.

Informações e procedimentos a serem adotados na emissão da NF-e:

a) As empresas devem alterar/incluir, em seus sistemas de escrituração fiscal, o novo modelo de NF-e, ou seja, incluir o modelo 55 nos parâmetros do seu sistema.

b) A exemplo das notas fiscais modelos 1 e 1A, todos os campos devem ser preenchidos, inclusive as informações sobre transportes (ou seja, até os dados referentes ao veículo).

c) A alteração mais relevante que houve entre a emissão da NF-e modelo 55 e as notas fiscais tradicionais modelos 1 e 1A foi a forma de impressão. Os demais procedimentos continuam inalterados.

d) Observar o prazo para cancelamento de nota fiscal. Lembrando que o cancelamento só pode ser feito se o fato gerador ainda não tiver ocorrido.

e) Após imprimir o Danfe, consultar a validade da NF-e através da chave de acesso no Portal da NF-e. Isso evita transtornos nos postos fiscais, já que a validade de uma NF-e e do respectivo Danfe está condicionada à autorização concedida pela Secretaria da Fazenda de localização do emissor ou pelo órgão designado.

f) A data de saída da mercadoria pode ser informada no Danfe com qualquer outro formato gráfico.

g) O canhoto do Danfe deve ser assinado e devolvido ao emitente. Ele é a prova de que o produto foi entregue ao destinatário.

h) Ter cuidado com a sequência numérica, visto que não pode haver lacunas na numeração. Se por algum motivo houver quebra de sequência, solicitar a inutilização do número da NF-e.

i) Após ser autorizada, a nota fiscal não pode ser inutilizada, apenas cancelada.

j) Ter cuidado especial no preenchimento das informações relativas aos produtos, lembrando que cada produto deve ter uma referência específica que o identifique e seja compatível com o valor praticado.

k) Atenção também para a tributação que será aplicada, pois o sistema da NF-e não valida as informações colocadas na nota fiscal, ou seja, a Sefaz autoriza o arquivo da forma que ele é enviado.

l) Atentar para as formas de emissão da NF-e de Contingência: através do Formulário de Segurança, do Sistema de Contingência do Ambiente Nacional (Scan) ou da Declaração Prévia de Emissão de Contingência (Dpec). As empresas devem adotar uma numeração específica para a NF-e de Contingência e, caso optem pelo Scan, a série deve ser modificada para uma entre 900 e 999.

m) O Danfe emitido para representar a NF-e de Contingência deverá conter em destaque a frase “Danfe em Contingência – impresso em decorrência de problemas técnicos”.

n) Situações adversas devem ser anotadas no Livro Registro Termo de Ocorrências.

o) Atentar para os prazos de implantação de acordo com os protocolos.

Nota fiscal eletrônica
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