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22/08/2019

Principais não conformidades nos relatórios de homologação

Já falamos da importância da aprovação no processo de Homologação, agora como alcançar os melhores resultados na Análise Financeira realizada pela Bernhoeft?

A seguir serão mencionadas as principais documentações exigidas na Homologação, que geram mais dúvidas e pendências no relatório final de aprovação.

Formulário com os dados da empresa

O formulário se trata de uma planilha encaminhada à empresa que participa do processo de Homologação.

Nele deverão ser evidenciadas, pela possível contratada, informações importantes para as análises dos demais documentos, e por isso, os dados prestados no Formulário poderão alterar o rumo da análise, e assim, não devemos nos descuidar no momento do seu preenchimento.

Confira abaixo, as principais pendências identificadas no Formulário:

1. Não apresentação: A ausência desse formulário acarreta em uma análise incompleta, e poderá até impedir o prosseguimento da avaliação de Homologação.

2. Informações incompletas/errôneas: Dados cadastrais, financeiros, bancários e referências comerciais, são alguns exemplos de informações importantes que não podem ser esquecidas ou preenchidas equivocadamente. As informações incompletas ou errôneas, geram divergências na conferência da análise financeira, e prejudica o resultado final da avaliação realizada.

3. Referências comerciais incompletas: Atentar-se ao preencher esse campo, deve-se considerar até dez empresas parceiras e o percentual que cada uma representa em relação ao seu faturamento total. Lembrando, que a soma total do percentual do faturamento totaliza 100%.

Caso haja mais de dez empresas, e não haja campos suficientes para o preenchimento no Formulário, basta informar as 9 referências comerciais mais importantes, e para o restante, informar apenas uma vez em “Outros”, com a diferença do percentual faltante.

formulário com os dados da empresa - bernhoeft

4. Atividade Operacional incompleta: Neste espaço é preciso completar na primeira coluna, as principais atividades econômicas da empresa, já na segunda e terceira coluna, completar com as atividades secundárias desempenhadas.

5. Informações prestadas não verídicas: No final do formulário deve-se atestar que todas as informações prestadas são verdadeiras e contemplar o nome do responsável pelo preenchimento.

Balanço Contábil e DRE dos dois últimos anos

O Balanço Contábil é uma demonstração destinada a evidenciar a situação patrimonial e financeira da empresa no ano, para isso, o documento leva em conta os ativos (bens e direitos) e os passivos (obrigações), que devem estar em equilíbrio.

Já a DRE, Demonstração do Resultado do Exercício, se trata de uma relação vertical, com o objetivo de revelar os lucros e prejuízos referentes ao ano.

Segue abaixo as principais pendências identificadas nesses documentos:

1. Não apresentação: Por se tratar de uma análise financeira, ambos documentos são extremamente necessários, e por isso, devem estar presentes na avaliação.

2. Dados faltantes do Balanço Patrimonial: O balanço contábil deve conter o grupo de contas completo, conforme Lei 6.404, Seção III, as contas são:

balanço contábil - bernhoeft

Obs.: Para que haja uma relação equilibrada entre as partes, o ativo precisa estar com o mesmo valor do passivo, já que cada débito corresponde a um crédito de igual valor.

3. Dados faltantes da DRE: A DRE deve conter na demonstração, as receitas e despesas que originaram o resultado final do lucro ou prejuízo, conforme Lei 6.404/1976.

 

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4. Ausência de assinatura: Para validação das demonstrações contábeis e de resultado, os documentos devem estar assinados pelo contador e constar o CRC. A falta de assinatura desconsiderará o documento.

5. Período incompleto: O período do Balanço e DRE deverá ser de Janeiro à Dezembro, e para análise de Homologação, exigimos as documentações dos dois últimos anos.

Comprovante de pagamento da Análise

Para participar do processo de Homologação, existe um custo alinhado com a própria empresa contratante, no qual as empresas fornecedoras que desejem firmar um contrato de terceirização com esta contratante, deverão realizar o pagamento da análise para participar.

Confira abaixo, as principais pendências identificadas:

1. Não apresentação: O comprovante de pagamento da análise deverá ser apresentado à Bernhoeft para comprovação do pagamento realizado, caso o mesmo não seja identificado, a análise não será realizada.

2. Não efetivação do pagamento: Este documento deve ser emitido pela própria entidade bancária e conter dados como autenticação, data do pagamento e o status de efetivação. Não serão considerados os comprovantes de agendamento.

Consulta Serasa

Se trata de uma consulta de dívidas, para identificar se uma empresa é boa pagadora. Para realizar essa identificação, não exigimos que seja consultado necessariamente no Serasa, por isso, também podemos considerar consultas no SPC, SCPC e Correios.

Confira abaixo, as principais pendências identificadas:

1. Não apresentação: A não apresentação da consulta, pode sugerir que a empresa tem várias dívidas ativas, e diminuir o seu resultado na avaliação do relatório.

2.Consulta desatualizada: Para um melhor resguardo da empresa contratante, solicitamos que seja apresentada uma consulta emitida em até 30 dias antes da anexação do documento.

3. Documento incompleto: A consulta deve evidenciar os débitos dos tipos: Pefin, Refin, Protestos, Dívidas Vencidas, Cheques sem fundos e entre outros.

Alvará de funcionamento

O Alvará é uma licença concedida pelo Município ao iniciar o negócio, ele quem autoriza e legaliza as atividades de uso não habitacional que sejam exercidas em determinado local.

Confira abaixo, as principais pendências identificadas:

1. Não apresentação: A não apresentação do alvará, sugere que a empresa não está autorizada pela prefeitura a iniciar o negócio.

2.Fora de vigência: Alguns alvarás informam validade, caso a sua documentação contemple vigência, é importante que esteja atualizada.

Por fim, aquelas organizações que encontram dificuldades em regularizar as não conformidades mencionadas neste artigo, deverão realizar uma revisão nos seus processos internos, para que haja um melhor desempenho na análise de Homologação, e seja possível, um relatório com a informação de apto para contratação.

Entendendo a dificuldade de regularizar não conformidades, a gestão de riscos com terceiros da Bernhoeft realiza o trabalho de consultoria, para melhor atender as prestadoras de serviços, retirando possíveis dúvidas decorrentes do processo de Homologação.

Desta forma, além de realizar as análises dos documentos e avaliação dos índices financeiros da possível contratada, resguardando a contratante de passivos trabalhistas, a Bernhoeft auxilia os fornecedores para o entendimento de pendências.

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