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01/07/2008

SÉRIE: TEMPORALIDADE

Até quando devemos arquivar os documentos da empresa? (2/3)

Dando continuidade à série sobre a guarda dos documentos legais da empresa, vamos tratar, nesta edição, do arquivamento de documentos previdenciários. Como informamos no Informativo anterior, não existe prazo prescricional para os livros contábeis nem para os documentos que demonstrem seus lançamentos. Esses livros também são utilizados nas fiscalizações do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS).
Conforme a Lei nº 8.212/91, devem ser arquivados pelo prazo de dez anos, contados do primeiro dia do exercício seguinte à ocorrência do fato gerador, os seguintes documentos:

a) Guia da Previdência Social (GPS) devidamente quitada.
b) Comunicação do Acidente de Trabalho (CAT) e todos os documentos relativos a acidente do trabalho.
c) Ficha de salário-família.
d) Atestados médicos.
e) Todos os outros documentos que sirvam de base para cálculo de contribuição previdenciária ou que sejam determinados pela legislação previdenciária.

Já as GPSs relacionadas aos contribuintes individuais (sócios e autônomos, por exemplo) devem ser arquivadas por prazo indeterminado, já que em qualquer momento podem ser solicitadas pela Previdência Social (Art. 45 § 1º Lei nº 8.212/91). No próximo Informativo, vamos abordar o arquivamento de documentos trabalhistas e do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS).

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