De acordo com a Consolidação das Leis Trabalhistas, é obrigatório o registro dos horários de entrada e saída dos colaboradores nos estabelecimentos que possuem mais de 20 trabalhadores.
Dentre as opções legais para o registro do horário de trabalho, tem-se: registro manual, mecânico, eletrônico e os sistemas alternativos de controle de jornada de trabalho.
Registro Eletrônico
Os registros eletrônicos podem ser realizados por meio de um Registrador Eletrônico de Ponto (REP), que é um dispositivo instalado em local fixo na empresa, ou por meio de sistemas de ponto utilizados em computador e celular, que são chamados de sistemas alternativos eletrônicos.
Para que seja feito um desses registros eletrônicos de forma correta é necessário seguir algumas diretrizes trazidas pelo Ministério do Trabalho por meio das portarias 1.510 de 2009 e 373 de 2011. Esta última inclusive impõe a necessidade de autorização em Acordo Coletivo de Trabalho para utilização dos sistemas alternativos eletrônicos de controle.
A não compatibilidade dos registros de ponto com as instruções trazidas nas portarias, pode gerar a invalidação dos documentos como meio de prova em posterior ação judicial, além de multas no caso de fiscalização.
Benefícios do ponto eletrônico
A adoção do registro eletrônico da jornada de trabalho traz benefícios consideráveis para as empresas, sendo eles:
- Praticidade para o registro dos horários;
- Facilidade no acompanhamento dos registros pela empresa e funcionários;
- Maior eficácia no controle dos registros em razão de relatórios emitidos pelo sistema eletrônico;
- Eliminação de erros por falha humana;
- Otimização quanto a contabilidade de horas extras e noturnas, com a consequente redução de falhas nos cálculos da folha de pagamento;
- Maior segurança jurídica em razão da consistência dos registros eletrônicos e eficácia no armazenamento de dados.
Vantagens do cartão de ponto eletrônico
Além dos benefícios apontados anteriormente, o cartão de ponto também traz vantagens quando comparado com o manual ou mecânico na área da Gestão de Riscos com Terceiros.
Algumas pendências que ocorrem com frequência durante nossas análises poderiam ser evitadas caso a empresa utilizasse de ponto eletrônico. Sendo elas:
- Falta de assinatura do colaborador: como o funcionário já é identificado no momento do registro no ponto eletrônico, não há a necessidade de assinatura para confirmação do conteúdo apresentado como no caso do ponto manual ou mecânico;
⠀⠀ - Rasuras: é muito comum que o funcionário por engano cometa rasuras no documento preenchido de forma manual, sendo assim, é uma das falhas humanas evitadas ao se utilizar o ponto eletrônico;
⠀⠀ - Uniformidade: o ponto eletrônico evidencia o horário exato que o funcionário marcou, havendo a impossibilidade de registrar os horários uniformes;
⠀⠀ - Totalização de horas: visto que o sistema além de fazer o registro faz a contabilidade das horas, o ponto eletrônico se torna um grande aliado ao contabilizar de forma automática as horas extras e noturnas prestadas pelo funcionário. Não havendo a possibilidade de falhas como no caso da contabilidade humana nos pontos manuais ou mecânicos. O que consequentemente impacta de maneira positiva em vários outros aspectos, como por exemplo a folha de pagamento e a rescisão contratual.
Na Gestão de Terceiros da Bernhoeft o cartão de ponto é um documento levado muito a sério, visto que muitos riscos são mapeados como horas extras, intervalo de descanso, excesso de horas, descanso interjornada, adicional noturno e outros. Na GRT mapeamos todos os riscos para que os nossos clientes e fornecedores tenham os melhores resultados.
Se entender que a sua empresa precisa de apoio nesse sentido, entre em contato conosco.
Autor: Gabriele Rebeca de Sena Costa | Gestão de Riscos com Terceiros
