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Bloqueio de pagamento, quando aplicar?

Você pode ter um bom relacionamento com o fornecedor e sua gestão, mas este contato amigável nem sempre resulta em uma boa parceria na manutenção dos documentos. Existem situações em que o fornecedor, por várias razões passa a não mais entregar as informações e dados necessários, começam as solicitações de prazos maiores, até chegar o momento em que as documentações não serão mais tão acessíveis, resultando em uma falta de subsídios documental para a própria terceirizada e para a contratante. Antes que todo esse trajeto aconteça, você pode tomar ações dentro do objeto contratual que te assegure de futuros desgastes e impeçam que sua operação seja afetada.

Quando se trata de fornecedor, uma motivação financeira pode manter a estabilidade e qualidade nos envios das documentações, tal motivação pode vir em forma de retenção da nota fiscal sob contrato ou multas em relação ao pagamento efetivado. Nesse contexto é necessário entender a realidade da sua empresa e aplicar as penalidades financeiras sob o princípio de incentivar o fornecedor a permanecer entregando um serviço de excelência e não tencionar em prejudica-lo.

Acreditar que um incentivo financeiro é melhor do que o risco geral do seu projeto, é entender a importância de ter as documentações em conformidade no seu acervo e de fácil acesso.

Algumas destas documentações são demasiadamente necessárias nos recolhimentos de provas dentro dos processos judiciais, exemplo:

Documentos de Alto Risco – Análise mensal

1. Recolhimento do previdenciário (INSS)
2. Recolhimento do fundo de garantia (FGTS)
3. Documentos rescisórios (GRRF/TRCT)
4. Folha de pagamento
5. Cartão de ponto
6. Comprovante de pagamento salarial
7. Recibo de férias

Documentos de Alto Risco – Mobilização

1. ASO (Atestado de Saúde Ocupacional)
2. Ficha de Entrega de EPI
3. Certificados de Treinamento, segundo às NRs
4. CTPS (para funcionários em regime CLT); Proposta e/ou Contrato de Prestação de serviços (autônomos) ou Contrato Social, Requerimento de Empresário ou CCMEI (Sócios ou PJs)
5. PGR (Programa de Gerenciamento de Riscos)
6. PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional)

Quando um fornecedor não consegue cumprir com todas as obrigações da empresa, na organização dos documentos, no atendimento às Leis trabalhistas e na saúde profissional dos seus colaboradores, notavelmente será um sinal de problemas financeiros e uma gestão desvantajosa para seu projeto. Partindo deste ponto, os próximos passos de declínio à parceria é a omissão do envio documental e falta de desenvolvimento interno.

Por esses motivos, os itens são considerados de alto risco na monitoria trabalhista, sendo os principais motivadores dos colaboradores em casos de ações judiciais e retorno referente a saúde da empresa.

Os termos de bloqueio de pagamento devem estar no contrato e ambas as partes devem ter ciência do processo

É de suma importância que as penalidades estipuladas pela contratante estejam devidamente registradas nos contratos de prestação de serviço, em cláusulas específicas sobre o tema. As retenções, bloqueios ou multas, podem ser aplicadas aos fornecedores que descumprem com requisitos definidos pela contratante, como atingimento no percentual de conformidade, performance operacional do fornecedor, entregas no prazo e quantidades corretas, entre outros itens que estabeleçam um risco a sua prestação de serviço.

A aplicação do bloqueio de pagamento pode acontecer de modo parcial, gradativo e/ou total

Para cada tipo de fornecedor haverá um tipo de risco a ser validado, seja pelo serviço prestado integralmente ou periodicamente, questões relacionadas a logística e capacitação da sua entrega, ou seja, pelo seu porte em questão de quantitativo de colaboradores terceirizados.

Portanto, delimitar as retenções em forma de prazos também é uma opção a ser utilizada. O processo pode ser iniciado com retenções de alerta, quando as avalições da performance dos serviços prestados e do monitoramento apresentar os primeiros sinais de redução de desempenho. A primeira retenção pode acontecer diretamente através do jurídico sem intervenção efetiva do gestor.

Caso o fornecedor mantenha-se com a queda recorrente de desempenho nos demais itens dos meses solicitados, o valor da retenção poderá a vir se tornar acumulativo e crescer gradativamente a depender da evolução do risco, se tornando uma retenção parcial dos valores.

Em alguns casos onde o risco latente se prova estar crítico, comprometendo a entrega do trabalho e a parceria com o cliente, se faz a necessidade da retenção completa das notas ou aplicação de multa ao fornecedor para que a operação volte a entregar o acordado inicialmente entre as partes.

Práticas, definições de percentual de Conformidade para aplicação da Penalidade e fluxo de bloqueio

É importante pensar em boas práticas de como aplicar essas penalidades de forma estratégica para mitigar o máximo dos riscos envolvidos na prestação de serviço. Além disso, o percentual de conformidade deve ser estabelecido e observado, pois ele indicará quais são os fornecedores críticos. Abaixo compartilhamos com vocês uma visão ampla de como deve ser o fluxo de bloqueio de pagamento:

O bloqueio de pagamento serve de alerta para que os fornecedores se mantenham em conformidade quanto a monitoria trabalhista e suas atividades operacionais e obrigações legais, sendo impactante diretamente no faturamento do fornecedor sendo um incentivo para resolver as não conformidades.

Sobre a Bernhoeft

Aqui a sua segurança é o nosso Core Business. Somos a maior empresa de Gestão de Terceiros do Brasil, pioneira na Prevenção de Riscos Trabalhistas e  Gestão de Riscos com Terceiros. Realizamos desde 2003 uma minuciosa avaliação dos riscos envolvidos na relação entre empresas tomadoras e prestadoras de serviços.