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Qual o papel do setor financeiro de uma empresa?

O setor financeiro de uma empresa, sendo ele interno ou terceirizado, tem o importante papel de executar, controlar e organizar as operações financeiras da companhia.

Muito além de apenas manter os pagamentos e recebimentos em dia, essa área também é responsável pela manutenção de documentos como comprovantes bancários, recibos, notas fiscais e faturas, assim como gerar informações relevantes para a empresa através das análises financeiras.

Já o setor contábil, responsável pelo registro e análise do patrimônio, fornece informações para o governo através das declarações fiscais e apura os tributos devidos pela empresa, mantendo-a regular perante o Fisco.

Também através da contabilidade, é possível observar onde estão alocados suas dívidas, bens e direitos, suas despesas e receitas, seus lucros e prejuízos, seu índice de endividamento, de liquidez, dentre outras informações sobre a saúde do seu negócio. Esses dados são ferramentas fundamentais para a tomada de decisões e o uso inteligente dos seus recursos.

Sendo assim, a contabilidade e o setor financeiro são naturalmente conectados.

Como as rotinas financeiras impactam as rotinas contábeis e fiscais

Mas como as rotinas dessas duas áreas impactam uma a outra? E o que é preciso para que o setor o financeiro esteja alinhado com as entregas da contabilidade?

De modo simples, podemos dizer que para realizar os processos de lançamentos contábeis, conciliações, cálculos dos impostos e demais atividades, o contador dependerá das documentações fornecidas pela empresa e alguns exemplos de que contabilidade e financeiro andam de mãos dadas são:

Apuração dos impostos e análise dos documentos fiscais

Apesar do fácil acesso à maior parte dos documentos fiscais eletrônicos através de certificado digital, em alguns casos a contabilidade ainda dependerá do financeiro para receber documentos essenciais às rotinas fiscais, como é o caso das notas fiscais de serviço (NFS-e). Como cada município brasileiro tem um sistema próprio de emissão e consulta de NFS-e, é fundamental que o setor financeiro esteja atento ao envio das notas fiscais de serviços de acordo com sua data de emissão.

Esse é um detalhe importante porque impostos incidentes sobre notas tomadas, como o IRRF e o INSS, devem ser recolhidos no mês imediatamente seguinte à emissão da nota. Sem o acesso ao arquivo .pdf ou XML da NFS-e, o setor fiscal fica impossibilitado de apurar os impostos retidos nas notas dos fornecedores de serviços. Em alguns municípios, também é obrigatória a declaração das notas tomadas de prestadores domiciliados em outras cidades, e a retenção do ISS é outro ponto a ser observado.

O recolhimento em atraso dos tributos e atrasos na entrega de obrigações acessórias – das esferas municipal, estadual e federal – incorrerá não apenas em multas e juros, mas também deixará a empresa em situação irregular, impedida de participar de licitações, de obter financiamentos em bancos públicos, dificulta o processo de due diligence e também poderá perder oportunidades de negócios com fornecedores e clientes que utilizarem a regularidade fiscal como indicador de risco. Para as empresas de comércio, há ainda a possibilidade de ter suas mercadorias apreendidas pela SEFAZ caso estejam irregulares perante o órgão.

Portanto, o setor financeiro precisa estar ciente das datas legais das obrigações fiscais para que os envios dos documentos fiscais pertinentes sejam feitos dentro do prazo e a contabilidade fiscal esteja sempre em dia e regular.

Lançamentos e conciliação contábil

Custos e Despesas

A classificação acurada dos custos e despesas é fundamental especialmente para as empresas optantes pelo Lucro Real, visto que essas contas irão impactar nos cálculos dos créditos de PIS/COFINS como também no IRPJ e CSLL sobre o lucro. Além disso, através da análise dessas contas é possível entender melhor os valores que compõem o custo dos seus produtos ou serviços e suas despesas operacionais/não operacionais. O setor financeiro deve manter rigoroso registro de todas as operações e entender a finalidade de cada uma delas, assim fornecendo informações completas para a contabilidade, acompanhadas de documento suporte, como por exemplo, contas de energia e água, contratos de aluguel, etc.

Conciliação das contas patrimoniais e receitas

O financeiro precisa estar atento à todas as operações e, de preferência, realizar um acompanhamento periódico (idealmente diário) das contas bancárias, afim de identificar quaisquer movimentações indevidas como, por exemplo, cobranças em duplicidade.

Para garantir que a conciliação bancária seja assertiva, deve-se analisar os saldos iniciais e finais, os valores de cheques a compensar, transferências estornadas pelo banco por quaisquer motivos, e demais transações peculiares que devem ser investigadas para que não prejudiquem o planejamento e a saúde financeira da empresa.

O setor financeiro deve, ainda, fornecer identificação de todos os recebimentos e pagamentos em conta, comumente feito através de um extrato comentado ou relatório de recebimentos/pagamentos mensais, para que o o contador possa classificar corretamente os valores passíveis de tributação – principalmente se a empresa for tributada pelo regime de caixa –, os adiantamentos, contas a pagar, entre outros.

A importância dos relatórios financeiros

É muito importante que os relatórios financeiros possuam todos os dados que a contabilidade requer, tais como: datas, valores, identificação do fornecedor/cliente, descrição/histórico, informações sobre juros/multa, etc. Eles podem ser elaborados em formato de planilha ou exportados do sistema financeiro utilizado pela empresa.

Apesar de pequenas empresas ainda frequentemente optarem por manter seus controles financeiros em planilhas ou até mesmo no papel, atualmente os sistemas financeiros se tornam cada vez mais indispensáveis e há a possibilidade de integração ou importação das informações financeiras diretamente para a contabilidade, evitando excesso de trabalhos manuais que ocupam boa parte do tempo que poderia ser dedicado a análise mais minuciosa dos dados pela contabilidade.

Outra vantagem é a minimização de incorreções causadas pelos processos manuais (erros de digitação, por exemplo). Alguns sistemas financeiros permitem o lançamento automático de notas fiscais, pagamentos e recebimentos diretamente na contabilidade, basta que os sistemas contábil e financeiro conversem entre si e sejam compatíveis.

As informações sobre os pagamentos efetuados também serão utilizadas pelos setores contábil e fiscal para apurar os impostos retidos por regime de caixa, como por exemplo as CSRF – Contribuições Sociais Retidas na Fonte (código 5952), visto que o fato gerador de tributos dessa natureza é o pagamento da nota fiscal. A conciliação dos fornecedores e dos impostos recolhidos/a recuperar também serão feitas com base nos documentos financeiros (comprovantes, extratos bancários, relatórios, etc.).

Com todos os dados financeiros em mãos e conciliações em dia, a contabilidade poderá identificar possíveis impostos em aberto ou pagos indevidamente, elaborar relatórios de índices de liquidez, índices de endividamento, entre outras análises que irão auxiliar nas tomadas de decisão para o seu negócio.

Visto que a contabilidade depende essencialmente da entrega completa e tempestiva de todos os documentos suporte, é de extrema importância que o financeiro cumpra os prazos de envio das documentações, dos dias de vencimentos dos impostos, do fechamento contábil e das obrigações acessórias da contabilidade.

Para que isso seja possível, é necessário que os dois setores estejam bem alinhados e que a comunicação entre ambos seja assertiva e que a empresa contábil invista em tecnologia para aproveitar todos os benefícios trazidos e que possibilite dedicar seu tempo à análise e consultoria e não à rotinas operacionais de digitação de dados. O atraso ou não envio de qualquer documento suporte pode resultar em retrabalhos, atrasos nas conciliações e até mesmo recálculos de impostos, podendo haver a incidência de juros e multas.

Como está o setor financeiro da sua empresa?

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Autora: Maria Eduarda de Siqueira Santana | Outsourcing Contábil