Gestão de Terceiros

Como aumentar o engajamento dos Gestores de Contrato e melhorar os resultados da GRT? 

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O título já é uma premissa do que vamos falar hoje: o que e como fazer para aumentar o engajamento dos gestores de contrato e, por consequência, melhorar os resultados da Gestão de Terceiros? Já adiantamos: é um grande desafio!  

Em nossa 2ª edição do GRT Experience, o maior evento de Gestão de Terceiros do Brasil, Irapuã Prates, Gerente de Combate ao Furto de Energia na Enel, conversou com os quase 500 congressistas sobre as dificuldades na gestão de contrato e como conciliá-la com a gestão de terceiros.  

Contextualizando, a Enel é uma empresa de energia, presente em todos os estados do Brasil, com quatro grandes linhas de negócio e três distribuidoras. Diante das dificuldades, a empresa investiu em treinamento e capacitação para os gestores de contrato e, a partir daí, nasceu o procedimento da gestão de contrato, desde a necessidade de contratação de um fornecedor, até a finalização do contrato. 

E aqui começa a nossa discussão. 

A partir desse treinamento, é esperado alguns resultados. Um deles está atrelado à aderência e o engajamento que aquele gestor de contrato demonstra, que podem ser percebidos na forma proativa e preventiva que o gestor atua, no acompanhamento de relatórios e reportes, ouvindo colaboradores parceiros/terceiros e agindo nas lições aprendidas de outras ocorrências.   

É importante ressaltar aqui que essa mudança de comportamento é positiva se pararmos para pensar no impacto que terá na Gestão de Terceiros. 

Mas, como aumentar efetivamente esse engajamento? 

Primeiro de tudo, a empresa precisa ter uma cultura organizacional muito sólida. É por ela que todos os processos serão guiados, ela opera como alicerce para todas as atividades e comportamentos dentro da empresa, criando um ambiente em que os valores, as expectativas e as práticas são claramente definidas e compartilhadas por todos os colaboradores.   

Uma cultura organizacional robusta promove um sentimento de pertencimento entre os gestores. Quando eles se sentem parte de algo maior, é mais provável que se sintam motivados e comprometidos com suas responsabilidades. A transparência, a comunicação aberta e o reconhecimento do trabalho bem-feito, que são características de uma cultura organizacional saudável, também contribuem para esse ambiente positivo. 

Quando os gestores de contrato operam dentro de um conjunto claro de valores e normas, é provável que os fornecedores e parceiros externos também alinhem suas práticas com esses princípios, resultando em relacionamentos mais produtivos e harmoniosos. 

 

Na Enel, com a cultura bem definida, foi possível trabalhar alguns outros pontos relacionados à comunicação.  

Relação de confiança  

Como toda relação que prospera, conseguiram criar um vínculo maior com os gestores, aproveitou-se para mostrar a importância e os riscos daquela área para os negócios. Isso fez com que aumentasse o engajamento da turma dentro da Enel.   

Quando se trabalha entendendo os objetivos e a causa/efeito da sua função dentro de algo bem maior, é provado que se tenha um zelo sobre o serviço prestado.   

Identificação com o resultado 

Mostrar e reconhecer os resultados é essencial. Por meio de performance do seu fornecedor e performance da sua área, a Enel fez o reconhecimento desses gestores que tinham o maior resultado   

Nessa relação, é transformador entender que o gestor é um cliente interno dentro da gestão de terceiros, essa área só existe porque há um negócio específico e um gestor de contrato. É importante vender o produto para ele de forma a sensibilizá-lo. É um pouco do que falamos no tópico acima. 

Assertividade e exaustão 

Em toda relação, seja ela profissional ou pessoal, a comunicação é o ponto alto. Nada é confuso ou não acordado se há diálogo. É conversando que se encontra gargalos ou oportunidades. Portanto, apesar de ser um tópico básico, deve ser lembrado sempre que possível, daí a palavra – exaustão. 

 

Na prática, a Enel tomou algumas iniciativas: 

  1. Reunião com os fornecedores mais críticos.
    Os gestores de contrato foram introduzidos nas reuniões com aqueles fornecedores considerados mais críticos. Isso colocou todo mundo em um único diálogo.
     
  2. Recebimento de relatório de conformidade.
    Então, mensalmente, os gestores recebiam a informação com a sua explicação, e assim era possível ter um panorama da situação e do que fazer.
     
  3. Envio de risco e contingência.
    Relatório compartilhado com todos os gestores, com quantidade de processos trabalhos e o custo estimado para cada um. Isso tornaria de conhecimento geral os riscos com determinados fornecedores. 
     
  4. Sistema de sanções.
    A partir do momento que aquele fornecedor entra no radar de criticidade, é ingressado um processo de notificação que é recebido tanto pelo gestor de contrato, quanto pela empresa parceira.
     
  5. canais de comunicação interna
    Pelo menos duas vezes no mês era direcionado, para todos da empresa, informações sobre os gestores de contrato

 

Você pode se perguntar: faço todas essas atividades na minha empresa, então existe algo a mais que pode ser incorporado?  

Sim, existe. Na Enel, por exemplo, com a nossa parceria, realizamos um curso para os gestores de contrato. E isso fez toda a diferença! Foram 3 encontros. Em cada um havia uma tarefa específica para cada gestor e o objetivo final, no último encontro, foi obter o melhor resultado de aderência e conformidade dos fornecedores monitorados por esses gestores.  

 

No curso, foram discutidos:  

▹ Desafios, papéis e responsabilidades dos gestores de contrato;  

▹ Importância, propósito e ganhos da gestão de riscos com terceiros;  

▹ Fluxo do monitoramento e escopo de trabalho da Bernhoeft;  

▹ Documentos e fornecedores mais críticos;  

▹ Uso e relatórios do sistema New Contract e BI da Enel; 

▹ Ações corretivas e mitigatórias para performance ao final dos encontros (gestão da consequência);  

▹ Apresentada aderência, conformidade e risco por fornecedor;  

▹ Ranking positivo (reconhecimento e elogios)  

▹ Ranking negativo (identificação e engajamento);  

▹ Participação ativa dos Gestores (Caso de Sucesso).

 

Resultado:

arte com resultados de antes e depois do curso promovido pela enel para seus gestores de contrato. na imagem, dois gráficos rosas

Recapitulando…
Qual o papel do gestor de contratos?  

O papel do gestor de contrato pode variar de acordo com o porte da empresa, o segmento e o que aquela organização precisa no momento. Mas, em suma, falamos que um gestor de contrato é a aquela pessoa responsável de um terminado processo que precisa de uma contratação terceirizada. Ele tem o trabalho, principalmente, de antever e mitigar os riscos envolvidos nessa contratação.
 

Quantos contratos cada gestor pode gerir? 

Novamente, a quantidade pode variar de acordo com a demanda da empresa e do que ela entende sobre gestão de contratos.   

Aqui na Bernhoeft costumamos dizer que não é sobre quantidade, é mais sobre a clareza que se tem do papel de um gestor de contrato dentro da gestão de terceiros. Muitos gestores pensam que o seu papel é receber a documentação mensal e analisar, e isso, realmente, demanda muito tempo. Mas, para nós, entendemos que é sobre receber tudo esmiuçado e entender o que pode ser feito para fazer potencializar a entrega daquele fornecedor.   

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fundo parcialmente branco com imagem de bruno santos, sócio da bernhoeft, no lado direito. frase ao lado esquerdo ''nunca antes na história do Brasil tantas pessoas estiveram reunidas para falar sobre Gestão de Terceiros”

O GRT Experience é um evento promovido por nós da Bernhoeft para todo o mercado de Gestão de Terceiros e áreas afins como gestão de contrato, compras e supply chain. A primeira edição aconteceu em 2023 e já em 2024 dobramos de tamanho.  

São dois dias de encontros presenciais em São Paulo com muita troca e participação ativa dos congressistas. É uma oportunidade de conhecer processos de outras empresas, observar seus cases de sucesso, absorver insights para sua empresa e viver uma verdadeira imersão dentro dessa área que vem numa crescente absurda.  

O tema que discutimos hoje é fruto de uma palestra do GRT Experience. É um gostinho do que foi falado por lá. Você curtiu? Então achamos por bem te falar que já começamos os preparativos para o #GRTXP25 entre na nossa lista de prioridade e receba as comunicações e oportunidade de compras com desconto ANTES de todo mundo 

logo do GRTXP 25 em cima de uma foto que tem Bruno Santos, Sócio da Bernhoeft. Abaixo desse logo a frase: 20 e 21 de maio.

arte de um botão azul com a frase ''entrar na lista!''