Como engajar os gestores de contrato para o controle de terceiros?

O modelo ideal do controle de terceiros sugere que todos os fornecedores tenham sua prestação de serviço acompanhada e avaliada regularmente por gestores de contrato.

A gestão de terceiros conta com vários recursos que podem auxiliar na busca por maior eficiência no processo:

• Amarrações jurídicas,
• Alinhamento de procedimentos e normas,
• Realização de comunicações ao fornecedor,
• Utilização de sistema para gestão de documentos, etc.,

mas um dos recursos que mais influenciam no sucesso do acompanhamento dos fornecedores é, sem dúvida, o humano, ou seja, o pessoal que está envolvido na gestão.

Esses profissionais, além de acompanharem o desempenho técnico da terceirizada ligado ao cumprimento do objeto contratual, deverão atuar no apoio a cobrança da contratada no cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias.

Assim, é preciso que o tomador de serviço disponha de gestores engajados e comprometidos com os resultados do controle de terceiros.

Não é necessário, entretanto, que o gestor tenha conhecimento técnico da Legislação, esse fica a cargo da Gestão de Terceiros, mas é preciso que o gestor entenda do processo e apoie na Gestão e nas cobranças.

Confira, a seguir, alguns métodos que podem ser utilizados para fomentar o engajamento da gestão:

1. Formalizar a gestão:

A responsabilidade deve derivar da autoridade.

Dessa forma, é necessário que a contratante realize o acompanhamento dos seus gestores, cobrando-lhes melhores resultados e ações de aperfeiçoamento.

Mas, também é preciso dar aos mesmos autorização para tomarem as medidas necessárias para regularização e o primeiro passo para isso é formalizar todos os seus gestores;

2. Elaborar plano de ação contemplando metas para redução dos riscos da terceirização:

Trabalhar com objetivos mensuráveis, metas, prazos e responsáveis é vital para qualquer processo e possibilita um melhor acompanhamento das ações que precisam ser realizadas.

Além de poder incluir status das ações e definir as melhores formas para sua execução, bem como possíveis custos atrelados;

3. Promover capacitações:

Um dos principais meios para influenciar as pessoas consiste em sensibilizá-las.

Por isso, é fundamental promover capacitações periódicas que tratem dos riscos trabalhistas e previdenciários ligados aos fornecedores e das formas de prevenção, buscando assim, sensibilizar os gestores, fazê-los compreender a sua importância em todo o processo e a contribuição disso para o sucesso organizacional;

4. Incentivar o apoio na cobrança aos fornecedores e monitoramento deste:

É necessário que os gestores atuem na avaliação do volume de não conformidades das contratadas, verificando se estas têm diminuído ou aumentado, verificando tendências de aumento, analisando os fornecedores mais críticos, entre outras ações.

Assim, é preciso que esses gestores sejam estimulados pela organização a realizar esse apoio a gestão de terceiros e passem a enxergar a importância da sua integração;

5. Disseminar a importância da prevenção e dos mecanismos de punição:

É fundamental que a gestão seja orientada a perseguir todos os métodos para a prevenção de riscos quanto as prestadoras de serviço, pois a prevenção é sempre o caminho mais assertivo.

No entanto, não podendo a gestão atuar preventivamente, há meios para obrigar as terceirizadas a regularizarem suas pendências com os trabalhadores.

Sendo isso resultado de elaborações de cláusulas contratuais que preveem notificações, bloqueios de valores, multas e até distratos contratuais.

É importante destacar que em muitos casos as contratantes dispõem dessas cláusulas, mas não fazem valer esse mecanismo e, por vezes, acabam arcando com valores decorrentes de ações trabalhistas de terceiros;

6. Disseminar a utilização dos recursos sistêmicos:

A organização deve promover orientações a respeito da necessidade do uso de recursos sistêmicos que facilitam o trabalho da gestão.

Através do sistema os gestores podem extrair informações sobre as terceirizadas quanto a quantidade de não conformidades, grau de relevância dessas, ações para regularização, informações sobre trabalhadores das contratadas e outras informações gerenciais;

Se a organização entende a importância do recurso humano na gestão de terceiros, deve investir em práticas para promover seu desenvolvimento nos aspectos que impactam as estratégias empresariais.

Assim, além dos métodos destacados neste artigo, a contratante pode utilizar outros que julgar convenientes para contribuir no engajamento da gestão para assim trazer resultados positivos e bem mais expressivos para o negócio.

É importante enfatizar mais uma vez que não é necessário o gestor ter o conhecimento técnico da Legislação, esse fica a cargo da Gestão de Terceiros, mas deve sim entender do processo e apoiar na Gestão e nas cobranças.

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