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Sobre gestão de fornecedores

O processo de gestão de fornecedores requisita que as atividades que compõem esse procedimento sejam executadas de forma organizada, ágil e bem-sucedida, visando principalmente ganhos para a organização e suas demandas e vantagens competitivas de mercado.

Porque fazer um checklist de validação para gestão de fornecedores?

Considerada uma das ferramentas clássicas do controle e gestão da qualidade, o checklist é amplamente utilizado em diversas organizações e seus processos e pode ser entendido como um documento elaborado para o acompanhamento de atividades estratégicas, com o objetivo de verificar uma lista de requisitos pré-estabelecidos e/ou coletar dados importantes de forma ordenada e sistemática.

Validar se os riscos foram gerenciados e mitigados de forma assertiva é um dos principais objetivos da gestão dos riscos envolvidos na contratação de fornecedores e fazer uso de ferramentas da qualidade como o checklist da maior segurança, diligência e celeridade na condução dos trabalhos.

Passo a passo para montar o seu checklist de validação para gestão de fornecedores:

1. Defina os riscos que serão gerenciados.

Estabelecido o contexto da gestão de fornecedores da sua organização, elenque quais serão os critérios ou temas que abordam os riscos envolvidos e que devem ser geridos. Alguns exemplos são: financeiro, trabalhista, fiscal, reputacional, ambiental e outros.

2. Elabora o documento com todas as partes envolvidas (stakeholders).

Um documento pensado e elaborado por todos os envolvidos demostra a importância e os benefícios que o uso da ferramenta pode trazer para um bom desenvolvimento do processo.

3. Determine a frequência e as etapas que será aplicado.

É importante definir em que momento seu checklist será utilizado, ele pode ser aplicado em um único momento como em vários a depender do contexto e das atividades para a gestão de fornecedores. Um exemplo seria a conferência dos requisitos financeiros para aprovação de um contrato de prestação de serviços e posterior conferência dos requisitos de competência técnica para execução.

4. Defina o responsável pela documentação e preenchimento;

Designe quem será o responsável pela execução da atividade, o principal objetivo é assegurar se a lista foi preenchida corretamente com todas as informações necessárias e legitimar toda a evidência documental pertencente ao processo.

5. Faça treinamento e teste sua lista de verificação;

O treinamento tem como objetivo preparar os responsáveis para executar a atividade da melhor maneira possível de acordo com as realidades e os objetivos do processo, aliado a esse fator busque comunicar e engajar todas as partes envolvidas fazendo testes de como deve ser preenchido corretamente seu checklist, com isso seu projeto terá êxito.

6. Faça revisões periódicas

Revise seu documento sempre que for necessário, o processo de gestão de terceiro é dinâmico e muda com certa frequência devido as atualizações na legislação de acordo com cada setor como também de medidas de gestão e de boas práticas para o negócio.

Sobre a Bernhoeft:

Somos a maior empresa de Gestão de Terceiros do Brasil, pioneira na Prevenção de Riscos Trabalhistas e Gestão de Riscos com Terceiros. Realizamos desde 2003 uma minuciosa avaliação dos riscos envolvidos na relação entre empresas tomadoras e prestadoras de serviços.

Se entender que precisa de apoio nesse sentido, entre em contato conosco.

Autor: Rodrigo Kleber Oliveira do Nascimento | Analista de Qualidade e Gestão de Riscos