Como mitigar riscos na contratação de Fornecedores

Contratar fornecedores certos é uma etapa crucial para o sucesso de qualquer organização. No entanto, essa atividade envolve riscos que podem impactar negativamente os resultados e a reputação da contratante.  

Para evitar problemas, é fundamental adotar uma abordagem estratégica, baseada em uma visão sistêmica e multidisciplinar. “Um robusto e sério processo de homologação de fornecedores, além de mitigar riscos para a contratante, pode fomentar uma transformação social, além de funcionar como uma certificação para o fornecedor”​ contou Herica Brum, advogada que palestrou no 1º congresso de Gestão de Terceiros do bBrasil, o GRT Experience. 

Neste artigo, exploraremos estratégias para mitigar riscos na contratação de fornecedores, destacando a importância do programa de gestão de fornecedores, a necessidade de excelência em gestão, os critérios de homologação, as dimensões que devem ser consideradas na avaliação e os principais pontos de verificação. 

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A importância do Programa de Gestão de Fornecedores 

Um programa de gestão de fornecedores bem estruturado desempenha um papel fundamental na mitigação de riscos para a contratante. Além disso, pode contribuir para a transformação da realidade de uma sociedade, ao promover boas práticas empresariais e estimular a responsabilidade social e ambiental.  

Ao estabelecer critérios rigorosos para a seleção de fornecedores, a contratante eleva sua competitividade e fortalece sua imagem no mercado, o que pode resultar no aumento de sua carteira de clientes. Portanto, investir em um programa de gestão de fornecedores eficiente é uma decisão estratégica que traz benefícios tanto para a organização contratante quanto para a sociedade como um todo. 

Para a implantação, preciso ter uma excelência em Gestão? 

Antes de iniciar o processo de homologação de fornecedores, é essencial que a contratante possua uma cultura de excelência em gestão. Isso implica em adotar uma abordagem gradual, avançando de degrau por degrau, à medida que se aprimoram as práticas e processos internos.  

Além disso, é necessário desenvolver a habilidade de escuta ativa, ouvindo atentamente cada fornecedor e filtrando os insights que podem enriquecer a estratégia da contratante. 

Para alcançar a excelência em gestão, é importante ter uma visão sistêmica do negócio, compreendendo as interdependências entre os diferentes setores e processos. Também são fundamentais práticas de melhoria contínua, que permitem identificar oportunidades de aprimoramento e implementar mudanças positivas de forma constante. Além disso, é necessário ter capacidade para influenciar e engajar os colaboradores, promovendo uma cultura organizacional orientada para a qualidade e a excelência. 

Por outro lado, é importante evitar ações intuitivas e individualistas, que podem comprometer a eficácia do programa de gestão de fornecedores. Comunicações frias e sem humanização também devem ser evitadas, pois prejudicam o relacionamento com os fornecedores e a construção de parcerias sólidas.  

É essencial basear as práticas adotadas em análises fundamentadas em dados e informações relevantes, em vez de depender apenas de intuições ou experiências isoladas. 

Quais fornecedores deverão ser homologados? 

Ao definir quais fornecedores devem passar pelo processo de homologação, é necessário considerar os critérios e o perfil de cada um. Nem todos os fornecedores exigem o mesmo nível de avaliação e acompanhamento. É importante priorizar aqueles que têm um maior impacto nos resultados da contratante e apresentam maiores riscos potenciais. 

Uma maneira de identificar quais fornecedores devem ser homologados é por meio de um método de entrevistas, no qual são realizadas análises das necessidades da organização e são levantadas informações sobre os fornecedores existentes.  

Outra abordagem que pode ser utilizada para auxiliar na identificação dos fornecedores a serem homologados é o Método Matriz de Kraljic. Desenvolvido por Peter Kraljic, esse método classifica os fornecedores em quatro categorias com base em dois critérios principais: o impacto no desempenho da organização e o risco associado ao fornecimento. 

Algumas dimensões que podem integrar a Homologação 

Ao realizar o processo de homologação de fornecedores, é recomendável considerar diversas dimensões que podem afetar a contratante. Essas dimensões devem ser avaliadas de forma integrada, por um comitê multidisciplinar, para garantir uma análise abrangente e imparcial.  

Entre as principais dimensões que devem ser consideradas estão: 

• Integridade 

Verificação do grau de maturidade do programa de integridade do fornecedor, compromisso expresso com relação ao cumprimento do código de conduta da contratante, existência de canais de denúncia e ouvidoria, análise de possíveis conflitos de interesses, participação dos sócios da contratada em outras empresas e consulta ao Portal da Transparência. Também é importante considerar o histórico de ocorrências de violações a direitos humanos ou qualquer outra conduta antiética. 

• Legais 

Verificação da regularidade do CNPJ, comprovação da documentação societária, observação da rotatividade de alterações no quadro societário em compras de maior risco, obtenção de alvarás de funcionamento, certidões nos âmbitos Federal, Municipal e Estadual, certidão de regularidade do FGTS e Certidão de Débitos Trabalhistas. Em geral, verificar a regularização de toda documentação do fornecedor. 

• Saúde Financeira 

Análise dos balanços dos últimos três anos, análise do Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE) dos últimos três anos, consulta em bases de riscos de crédito, análise da dependência financeira por cliente com forecast para os próximos três anos e análise da estrutura societária no caso de grupos empresariais. 

• Saúde e Segurança do Trabalho 

Verificação do grau de maturidade do programa de saúde e segurança ocupacional do fornecedor, taxas e histórico de anos dos últimos três anos, cumprimento dos requisitos legais relacionados à saúde e segurança do trabalho, como a existência de SESMT (Serviço Especializado em Engenharia de Segurança e Medicina do Trabalho), CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes) e outras normas regulamentadoras aplicáveis. Também é importante avaliar as campanhas e o plano anual de saúde e segurança, a aderência dos ambientes de trabalho às condições adequadas para os trabalhadores e a obtenção da certificação ISO 45001. 

• Meio Ambiente 

Verificação do grau de maturidade do programa de gestão ambiental do fornecedor, gestão, controle e tratamento de resíduos, práticas de coleta seletiva de lixo, ciclo de vida da gestão de insumos, controle de riscos e impactos ambientais, utilização consciente de água e energia, regularidade de certidões ambientais, licenciamentos necessários e obtenção da certificação ISO 14001. 

Durante o processo de homologação, é recomendado realizar auditorias em campo para comprovar a materialidade dos requisitos de homologação e identificar possíveis desvios ou inconsistências. Além disso, podem ser estabelecidos indicadores desclassificatórios, como ocorrências de violação a direitos humanos, que podem levar à desqualificação de um fornecedor. 

Esses são apenas alguns exemplos de pontos de verificação que devem ser considerados. Cada dimensão possui características e critérios específicos que devem ser adaptados às necessidades e ao perfil da contratante. 

Vimos que a contratação de fornecedores envolve riscos que podem ser mitigados por meio de uma abordagem estratégica e sistemática. Investir em um programa de gestão de fornecedores eficiente, baseado em critérios rigorosos e multidimensionais, é fundamental para minimizar problemas e garantir o sucesso das operações.  

Além disso, é necessário ter uma cultura de excelência em gestão, com visão sistêmica, práticas de melhoria contínua e capacidade de influenciar e engajar os colaboradores. Ao adotar essas estratégias, a contratante estará mais preparada para selecionar e trabalhar com fornecedores confiáveis, sustentáveis e alinhados com seus valores e objetivos. 

Como a Bernhoeft por ajudar? 

Somos pioneiros na identificação de riscos decorrentes da terceirização. Nossa equipe de gestão de riscos com terceiros analisa os aspectos mais relevantes para avaliar a conformidade do fornecedor antes mesmo da contratação, visando resguardar nossos clientes. No processo de homologação, exigimos que os fornecedores comprovem sua conformidade antes da negociação, o que proporciona aos nossos clientes uma maior confiança na escolha do seu parceiro. 

Se a sua empresa quer construir uma relação de confiança e segurança com seu fornecedor, entre em contato conosco. Nós temos a melhor solução para a sua empresa.