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Como se tornar especialista em Gestão de Terceiros
Como bem sabemos, a área de Gestão de Terceiros vem em uma crescente exponencial nos últimos anos. Uma pesquisa mostrou que apenas 6% das empresas brasileiras ouvidas estão em estágios iniciais de estruturação de uma gestão de riscos de terceiros, ou seja, essas organizações já sabem da importância dessa área e, consequentemente, precisarão, cada vez mais, de profissionais experientes no tema.
Contextualizando
Gestão de Terceiros, como o nome sugere, é o processo de administrar as atividades exercidas por fornecedores contratados por uma empresa para executar funções ou serviços. O objetivo é facilitar a terceirização eficiente de serviços não essenciais, permitindo que a organização se concentre em suas principais competências e estratégias de negócios.
Baratear custos, demandar esforços para o core business, simplificar processos e otimizar recursos são motivos para terceirizar alguns serviços. Essa prática facilita o acesso a especialistas e recursos externos, isso tem o poder de reduzir custos, aumentar a flexibilidade e eficiência, permitindo uma melhor adaptação às mudanças do mercado.
A gestão de terceiros se envolve nesse processo justamente para supervisionar tudo que é relacionado aos terceirizados. Não basta só contratar, é necessário entender que essas equipes, embora sejam responsabilidade de uma outra empresa, são uma espécie de extensão da sua própria, portanto exigem cuidados. Além, é claro, de garantir a conformidade regulatória e a qualidade dos serviços que estão sendo prestados.
Neste espaço, surge o especialista em gestão de terceiros.
O que faz um especialista em Gestão de Terceiros?
A configuração de um time interno que trabalha diretamente com a gestão de terceiros pode mudar conforme a empresa lide com o tema. Mas, há sempre um especialista nessa área, mesmo que o trabalho de administração de terceiros seja, também, terceirizado para uma empresa com experiência, como somos nós aqui na Bernhoeft.
Trabalhamos em conjunto com a empresa, geralmente um especialista nessa gestão de terceiros. Há muito trabalho para todo mundo. Para você que está dentro da organização, por exemplo, suas principais funções consistem em:
Planejamento e estratégia: desenvolver estratégias de terceirização alinhadas aos objetivos e necessidades da empresa;
Seleção e contratação de fornecedores: identificar potenciais fornecedores, conduzir processos de seleção e negociação de contratos, garantindo a escolha dos parceiros mais adequados;
Relacionamento: estabelecer e manter relacionamentos sólidos com fornecedores terceirizados, garantindo a comunicação eficaz e a colaboração mútua;
Monitoramento de desempenho: avaliar regularmente o desempenho dos fornecedores, garantindo que os serviços prestados atendam aos padrões de qualidade e prazos estabelecidos.
Gerenciamento de riscos e compliance: identificar e gerenciar os riscos associados à terceirização, garantindo o cumprimento das políticas internas e regulamentações externas.
Para se tornar um profissional cada vez mais capacitado, você pode seguir alguns pontos que consideramos estratégicos para alcançar uma posição de destaque dentro da empresa e conseguir trabalhar em conjunto com seus pares e empresas parceiras.
Conhecimento legal e regulatório na Gestão de Terceiros
Um especialista em gestão de terceiros deve ter um amplo conhecimento legal e regulatório para garantir o cumprimento das leis e regulamentos pertinentes às relações entre as partes envolvidas. Não há como trabalhar com a terceirização sem que alguns conhecimentos estejam fresquinhos na memória.
No aspecto trabalhista, é importante entender as leis locais e nacionais, incluindo questões relacionadas a contratos de trabalho, horas de trabalho, salários, benefícios e segurança no local de funcionamento. Além disso, compreender as leis de contratação garante que todos os contratos estejam em conformidade com as regulamentações vigentes.
As leis de privacidade e proteção de dados têm destaque aqui. Com a crescente preocupação com a privacidade dos dados, é interessante estar ciente das leis de privacidade e proteção de dados que podem afetar a gestão de terceiros. Isso inclui regulamentos como a LGPD aqui no brasil e ou leis de proteção de dados em outros países.
Conhecer e implementar as regulamentações de segurança e saúde ocupacional pode garantir um ambiente de trabalho seguro para todos os envolvidos. Isso pode incluir a conformidade com normas de segurança específicas da indústria, se for o caso, e regulamentos governamentais relacionados à saúde e segurança.
Um outro aspecto que é do papel de especialista em gestão de terceiros é o conhecimento das leis tributárias do país. Ele precisa estar ciente das obrigações fiscais associadas a contratos de terceirização e como garantir a conformidade com essas leis.
É bacana destacar nesse texto que, em muitos casos, a gestão de terceiros envolve o compartilhamento de informações proprietárias e confidenciais. Portanto, entender as leis de propriedade intelectual e implementar contratos de confidencialidade adequados para proteger os interesses da empresa são essenciais para aquela que pessoa que ocupa o posto de especialista em grt.
O conhecimento legal e regulatório tem um amplo leque, acima fizemos um apanhado geral do que é essencial saber, mas, é importante destacar dois pontos. O primeiro deles é que dependendo da empresa em que você vai atuar, existem normas e regulamentos específicos, portanto fique atento a eles. O segundo ponto é que quando você alcançar o posto de especialista, siga estudando e se mantendo atualizado sobre as mudanças nas leis e legislações. Esse universo está em constante transformação, é importante ficar atento.
Habilidades de negociação e contratação na Gestão de Terceiros
No mercado atual, caracterizado pela globalização e pela crescente complexidade das cadeias de suprimentos, a gestão de terceiros tornou-se uma parte integrante das estratégias empresariais. Os especialistas nesse campo devem estar familiarizados com as práticas de mercado, incluindo tendências de preços, disponibilidade de fornecedores e regulamentações específicas do setor.
Além disso, a contratação de terceiros requer uma abordagem estratégica que leve em consideração não apenas o custo, mas também a qualidade, confiabilidade e conformidade regulatória dos fornecedores. Isso implica em avaliar cuidadosamente as propostas, conduzir diligências, elaborar contratos sólidos e estabelecer métricas de desempenho claras para garantir a entrega dos resultados esperados.
Um aspecto interessante da negociação e contratação na gestão de terceiros é a necessidade de equilibrar as demandas de curto prazo com os objetivos de longo prazo da empresa. Isso envolve encontrar um ponto de equilíbrio entre a obtenção de economias imediatas e a construção de relacionamentos duradouros com os fornecedores que possam agregar valor ao longo do tempo.
E, em todo esse contexto, habilidades sólidas de negociação são essenciais para garantir acordos mutuamente benéficos e sustentáveis. A capacidade de comunicação eficaz, análise de dados e compreensão das necessidades da empresa são pontos-chaves para o sucesso nessa área.
Gestão de relacionamento na Gestão de Terceiros
A habilidade de gestão de relacionamento é valorosa para um especialista em gestão de terceiros. Nesse papel, é um bom diferencial cultivar e manter relacionamentos sólidos com fornecedores, parceiros de negócios e outros stakeholders externos.
A gestão eficaz de relacionamentos envolve uma comunicação objetiva e aberta, construção de confiança mútua e colaboração para alcançar objetivos comuns. Isso inclui estabelecer expectativas, responder prontamente a questões e preocupações, além de resolver conflitos de forma construtiva.
Um especialista em gestão de terceiros deve ser capaz de entender as necessidades e prioridades dos diferentes stakeholders e adaptar sua abordagem de acordo. Isso pode envolver personalizar os processos de comunicação, oferecer soluções customizadas e garantir que as expectativas estejam alinhadas em todas as etapas do relacionamento.
A capacidade de construir relacionamentos duradouros o é especialmente importante na gestão de terceiros, onde a colaboração contínua muitas vezes leva a melhores resultados e oportunidades de inovação. Isso requer investimento no desenvolvimento de parcerias estratégicas, entendimento das dinâmicas do mercado e antecipação das necessidades.
Gestão de desempenho e qualidade na Gestão de Terceiros
A habilidade de gestão de desempenho e qualidade é indispensável para um especialista em gestão de terceiros garantir que os serviços prestados pelos fornecedores atendam aos padrões esperados pela empresa contratante. Isso envolve monitorar de perto o desempenho dos terceirizados, avaliar a qualidade dos produtos ou serviços entregues e implementar medidas corretivas quando necessário.
Um aspecto fundamental da gestão de desempenho e qualidade é estabelecer métricas claras e objetivas para avaliar o desempenho dos fornecedores. Isso pode incluir indicadores-chave de desempenho (KPIs) relacionados a prazos de entrega, qualidade do produto, satisfação do cliente e conformidade com os requisitos contratuais.
Além disso, um especialista em gestão de terceiros deve ser capaz de realizar avaliações regulares do desempenho dos fornecedores, identificando áreas de melhoria e oportunidades de otimização. Isso pode envolver a realização de auditorias, pesquisas de satisfação do cliente ou análises de feedback para garantir que os padrões de qualidade sejam mantidos ao longo do tempo.
A gestão de desempenho e qualidade também requer habilidades de comunicação eficaz para fornecer feedback construtivo aos fornecedores e trabalhar em conjunto para resolver quaisquer problemas ou deficiências identificadas. Isso pode envolver a definição de planos de ação para melhorias, o estabelecimento de metas realistas e o acompanhamento do progresso ao longo do tempo.
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