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Sobre Compliance:

Um dos aspectos mais importantes para o seu negócio é estar em compliance. Ou seja, quando falamos em compliance entende-se que nada mais é do que o cumprimento e estar de acordo com normas, leis, regras, protocolos e políticas relacionados a diversos processos da empresa, sejam eles internos ou externos. O compliance garante uma maior qualidade na atividade empresarial e economia de recursos, afinal ele é um agente de fortalecimento da marca no mercado quando comprova a seriedade e a ética da organização.

Sabendo disto, ao longo desse artigo vamos te mostrar como lidar com fornecedores que comprometem o compliance da sua empresa. Visto que uma fraude pode ser apenas a ponta do Iceberg que conseguimos, a princípio, enxergar. Isto significa que, quando é constatada uma fraude do fornecedor, por trás dela podem existir outros pontos críticos, e isso traz para a contratante a necessidade de entender esse processo e avaliar o ocorrido, para identificar se existem situações que podem ter sido também fraudadas em outras documentações e que de repente não foram mapeadas anteriormente.

Vamos a um exemplo, caso você se depare com a seguinte fraude:

O fornecedor apresenta dois certificados de treinamento diferentes. Um é sobre Espaço Confinado e o outro “comprova” que o trabalhador esteve no treinamento de Trabalho em Altura. Porém esses certificados foram apresentados para o mesmo trabalhador, no mesmo dia e horário. Como é possível o funcionário está realizando dois treinamentos ao mesmo tempo? Isso se caracteriza uma fraude.

Desta forma, analisando o cenário descrito acima, a fraude, além de expor a integridade fiscal da empresa, pode ferir a integridade do próprio colaborador ao se expor a um risco no qual não teve treinamento.

Quais ações/medidas adotar com esse fornecedor fraudulento?

Podemos considerar várias medidas a serem utilizadas. As citadas abaixo foram utilizadas pelos nossos clientes, que compartilharam suas medidas durante o nosso Webinar sobre Fraudes na Gestão de Terceiros. Algumas delas foram:

1. Enviar um e-mail ou realizar uma reunião questionando ao fornecedor para entender o ocorrido;

2. Apontar uma advertência;

3. Dependendo da fraude, realizar a rescisão contratual. E caso já constatado redobrar as avaliações nos documentos.

Portanto, vale destacar, que todos esses pontos de atuação são importantes para gerenciar os riscos.

Sendo assim, verifique o CASE da EDP e veja quais foram as medidas que o consultor de governança da EDP tomou ao se deparar com um fornecedor fraudulento: FRAUDE NA DOCUMENTAÇÃO | CASE EDP | GESTÃO DE TERCEIROS

Afinal, como lidar com fornecedor que cometeu fraude?

Podemos trabalhar com dois principais pontos, o primeiro é entender, e depois de entendermos o que está acontecendo partimos para o próximo passo que é de agir.

Entender:

· Avaliar a consistência das provas e evidências já coletadas para saber se, de fato, possui provas suficientes e se esses indícios são o bastante para que se possa tirar essa conclusão de fraude;

· Estender avaliação para outras obrigações para identificar a abrangência do fato – Será que ocorreu mais alguma outra fraude?;

· Pausar/desacelerar negociações em andamento com o fornecedor;

· Bloquear seu pagamento – Dependendo do contrato firmado com os fornecedores;

· Preparar um dossiê – Ter tudo armazenado: histórico, evidências e conversas que possam ser utilizadas caso ocorra um processo;

· Convocar uma reunião com o representante da empresa para apresentar os fatos e exigir explicações.

Agir:

· Notificar formalmente a empresa contratada, embasando o ocorrido. Dica: monte um texto detalhando tudo que ocorreu e envie para a mesma;

· Exigir quitação das observações que eventualmente não foram cumpridas e comprovantes;

· Aplicar multas/Retenção de pagamento;

· Avaliar rescisão contratual, caso não tenha mais confiança nessa parceria;

· Encerrar a participação do fornecedor em concorrências;

· Restringir a participação do fornecedor em novas concorrências;

· Avaliar se cabe abertura de processos – indenizações.

Vale ressaltar que a Bernhoeft disponibiliza materiais de qualidade na UniGRT– Universidade de Gestão de Riscos com Terceiros, que é uma universidade voltada para os fornecedores. Além de oferecer cursos gratuitos para que o fornecedor possa se capacitar para enviar as documentações corretamente e de forma assertiva, tornando o processo mais ágil e efetivo.

Sobre a Bernhoeft

Aqui a sua segurança é o nosso core business. Somos a maior empresa de Gestão de Terceiros do Brasil, pioneira na Prevenção de Riscos Trabalhistas e Gestão de Riscos com Terceiros. Realizamos desde 2003 uma minuciosa avaliação dos riscos envolvidos na relação entre empresas tomadoras e prestadoras de serviços.

Desta forma, entre em contato conosco se deseja mitigar os riscos de fraudes praticadas pelos fornecedores.

Autora: Cínthia Freire Quintino Correia da Silva | Assistente de Gestão de Riscos