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A importância da manutenção de documentos idôneos.

No processo do trabalho muitas vezes os juízes se valem de várias fontes de provas para chegar a verdade sobre o caso em análise: perícias, testemunho, depoimento, etc., mas sem dúvidas as provas documentais possibilitam um maior respaldo, chegando inclusive a ser fator decisivo.

Com a reforma trabalhista, o número de casos de ingressantes na Justiça sem a real convicção da admissibilidade da reclamação tende a diminuir, uma vez que agora o trabalhador, caso perca, o processo poderá arcar com as custas causadas a parte reclamada.

Na maior parte dos casos dos litígios os temas questionados pelo trabalhador têm o ônus da prova invertido para o empregador, como, por exemplo na comprovação do controle de jornada, do fornecimento de benefícios e na comprovação do pagamento salarial, entre outros. Nesses casos, ter as documentos idôneos torna-se algo vital, pois sendo constatado pelo Juiz a inconsistência nos documentos apresentados pela organização, haverá uma maior propensão da Justiça em acatar as reclamações do trabalhador.

A prescrição no direito do trabalho e previdenciário

A relevância da prova documental fica ainda mais evidenciada quando considerado que o prazo prescricional do direito do trabalho em alguns casos não existe, como ocorre nas anotações da CTPS, e em sua maioria são de no mínimo de dois anos após o encerramento do contrato, com retroatividade dos os últimos cinco anos de contrato.

Há temas trabalhistas, no entanto, em que esse prazo pode chegar a ser de 30 anos, como ocorre em algumas reclamações relacionadas ao FGTS, fazendo com que a Folha de pagamento e a SEFIP precisem ser guardados por período superior a cinco anos, assim como ocorre com o PPP e outros documentos.

O risco de utilizar documentos não idôneos

Além da fragilidade a qual a empresa possuirá se dispor de documentos adulterados e for chamada para responder à uma reclamação trabalhista, é preciso destacar que em casos de auditorias e fiscalizações caso venha a ser constatados atos fraudulentos em relação a veracidade dos documentos, serão aplicadas as penas previstas no Código penal brasileiro.

Conforme o caso seja enquadrado no Capítulo III que trata sobre a falsificação de documentos, mas especificamente os artigos que dispõem sobre a falsificação de documento público (incluindo adulterações na folha de pagamento, contracheques, Carteira de Trabalho e Previdência Social, SEFIP, Contrato de Trabalho, etc. e documentos particulares as penas preveem reclusão de até 6 anos e multa.

Falsificações frequentes

As fraudes e falsificações nos contextos organizacionais ocorrem por diversos tipos de situações: extravio de documentos, para evitar multas e penalidades legais, para simular a quitação de deveres e obrigações financeiras, trabalhistas, tributárias, etc., para simular cenários mais favoráveis a organização, entre outros motivos. Entre os principais alvos de falsificação estão:

1. Assinaturas nos documentos em geral;
2. Registros nos controles de ponto;
3. Comprovantes de pagamentos;
4. Apólices e relações de segurados de benefícios;
5. Atestados de Saúde Ocupacional;
6. Períodos de competência dos documentos;
7. Itens nas listas de entrega de equipamentos de segurança.

A importância da fiscalização

Diante do que foi exposto, não resta dúvida do quanto é fundamental definir procedimentos rígidos de controle interno das documentações trabalhistas e previdenciárias, bem como dos terceiros envolvidos na cadeia de suprimentos, políticas essas não apenas para a captura das documentações, mas também de análise de consistência dessas para que tenham valor como prova em uma eventual reclamação trabalhista ou fiscalização dos órgãos regulatórios.

A Gestão de Riscos com Terceiros da Bernhoeft auxilia o tomador de serviços terceirizados a realizar o controle e análise documental auxiliando na formação de um acervo eficaz.