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12/02/2020

Como um plano de contas elaborado corretamente pode minimizar o risco de fiscalização da sua empresa

Cada empresa tem o seu próprio plano de contas, mas você sabia que a contabilidade precisa tomar como base as contas referenciadas no SPED?

Isso porque o governo se utiliza de tecnologia para padronizar as contas contábeis, o plano de contas, livros diário e razão, demonstrações como balanço patrimonial, demonstração do resultado do exercício e diversas outras.

O SPED, quando lançado em 2007, foi um grande passo para a informatização dos processos contábeis e tributários. Com a padronização, o Fisco pode efetuar diversos cruzamentos de informações, não somente da empresa mas com os dados também fornecidos pelos seus clientes e fornecedores.

A grande questão é que o contador precisa fazer o que chamamos de “DE – PARA” a partir das contas analíticas da empresa, ou seja, toda conta contábil precisa ter uma conta correspondente no SPED para que fique no padrão estabelecido pelo governo.

plano de contas elaborado corretamente

E quando o plano referencial do Fisco tem uma conta contábil que não está no meu plano de contas, o que fazer?

Primeiro é preciso ter certeza de que as contas estão sendo referenciadas de acordo com o órgão regulador ao qual a sua empresa está obrigada a seguir, pois há padrões estabelecidos para atender a SUSEP, no caso da contabilidade para seguradoras e resseguradoras, por exemplo, BACEN para empresas financeiras e Receita Federal nos demais casos.

Como o plano referencial é o mínimo que as empresas precisam ter, caso você agrupe determinadas rubricas na sua contabilidade, será necessário abri-la para atender as exigências estabelecidas. Como exemplos desses casos, é comum vermos:

  1. Empresas que registram as despesas com viagens numa única conta, contabilizando ali gastos com passagens, hospedagens, alimentação e outras despesas. No entanto, o SPED exige que este tipo de despesas sejam classificadas cada uma na sua respectiva conta, ou seja, a empresa precisa abrir no seu plano de contas os tipos de despesas inerentes às viagens.
  2. Provisões com folha de pagamento também estão nesse tipo de situação, pois é comum vermos apenas as contas de Provisão para 13o salário e Provisão para Férias e dentro de cada conta estar incluído os valores relativos ao INSS e FGTS sobre cada uma dessas remunerações.

Além desse tipo de situação, temos visto empresas que configuram este “DE-PARA” de forma a carregar valores para contas genéricas do SPED como “Outras contas a receber”, “Outras contas a pagar”, “Outros custos indiretos” ou até mesmo “Outras despesas administrativas”, ou seja, as contas estão com classificações específicas no plano de contas da empresa, mas referenciadas em contas genéricas na declaração enviada para o Fisco.

O problema nesse tipo de classificação é que quando temos valores superiores a 10% do total do grupo em contas genéricas, pode acender um alerta para o governo e ser motivo para possível análise dos arquivos enviados.

Este comentário, normalmente, já é sabido por empresas que participam de licitação, pois costuma ser exigido que as demonstrações financeiras obedeçam determinados padrões, inclusive, este assunto está definido em norma contábil, que destaca que nas demonstrações contábeis de cada exercício financeiro, as contas semelhantes podem ser agrupadas; os pequenos saldos podem ser agregados, desde que indicada a sua natureza e não ultrapassem 0,1 (um décimo), ou seja, 10% (dez por cento) do valor do respectivo grupo de contas, sendo vedadas a compensação de saldos e a utilização de designações genéricas, como “diversas contas” ou “contas-correntes”.

A classificação no plano referencial não se aplica a todos, pois estão livres da entrega do SPED as empresas optantes pelo Simples Nacional, as empresas inativas, isentas e imunes, assim como os órgãos, autarquias e as fundações públicas.

Como as demonstrações financeiras não são mais registradas fisicamente na Junta Comercial, os balanços e DREs enviados no SPED são os que passam a ter tal validade, portanto, é importante manter-se atento a como estes processos da sua empresa estão sendo feitos, pois pontos como estes comentados podem gerar alertas para o Fisco.

A Bernhoeft atua com serviços de terceirização contábil e se entender que podemos ajudá-lo, entre em contato.

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