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Fraudes na Gestão de Terceiros e 5 formas de identificá-las
Por que falar sobre Fraudes na Gestão de Terceiros?
Por que é algo real que está dentro do contexto das empresas e nenhuma contratante está isenta deste cenário, em algum momento do seu controle de fornecedores isso pode ocorrer.
O que pode ser entendido como fraude?
Pode ser entendido como fraude, qualquer ato enganoso (de má fé) com a intenção de ludibriar alguém ou não cumprir com um dever.
Qual o potencial impacto das Fraudes na Gestão de Terceiros?
As fraudes na Gestão de Terceiros podem criar um passivo, retardar ações de contorno e diminuir o retorno sobre o investimento do projeto. Um fornecedor fraudulento compromete diretamente o resultado da área de Gestão de Riscos com Terceiros, retardando os impactos positivos que a área poderia trazer para a corporação, por estar mascarando a situação da empresa mostrando estar tudo positivo e legalizado no papel, mas a realidade ser totalmente diferente existindo muitos pontos que a contratante deveria ter conhecimento e exigir atitudes daquele fornecedor.
Ter processos que avaliem esse tido de conduta quando praticada, vai resguardar a empresa de passivos que poderiam ficar ocultos por muito tempo.
O que a legislação dispões a respeito de Fraudes?
Quando se fala de fraudes no sentido geral, observamos que é algo tão impactante e traz inúmeros riscos agressivos às relações humanas ou transações entre empresas que o código penal reserva mais de três capítulos para tratar sobre esse tema.
Quais são os principais tipos de fraudes que a legislação prevê?
- Estelionato
- Fraude na entrega de coisas
- Falsificação de documentos (particular/público)
- Falsidade ideológica
- Falsidade material de atestado ou certidão
- Falsidade de atestado médico
- Uso de documento falso
- Supressão de documento
- Falsa identidade
Fraudes na Gestão de Terceiros mais comuns:
Estelionato: Art. 171 – Obter para si ou para outrem, vantagem ilícita, em prejuízo alheio, induzindo ou mantendo alguém em erro, mediante artifício, ardil, ou qualquer outro meio fraudulento:
Pena – reclusão, de um a cinco anos, e multa.
Não vemos nada no artigo que fale sobre documento, isso nos gera um primeiro entendimento: Devemos estar atentos a fraudes não só ao que diz respeito a documentação, a fraude pode acontecer sempre que alguém quiser tirar vantagem ilícita sobre alguém, sendo só um dos pontos que podem acontecer dentro da Gestão de Riscos com Terceiros.
Falsificação de documento particular: Art. 298 – Falsificar, no todo ou em parte, documento particular ou alterar documento particular verdadeiro
Pena – reclusão, de um a cinco anos, e multa.
É importante entender que a falsificação de documentos mesmo que particulares se configura como crime, se tornando embasamento suficiente para no seu processo de monitoramento de fornecedores tenha algum procedimento, metodologia ou ferramenta para identificar esse tipo de situação, não por causa da pena cabível por que quem responderia seria o fornecedor, mas por que se a adulteração impacta em fazer que sua empresa não enxergue os riscos trazidos por seus fornecedores em sua totalidade com as obrigações que não estão sendo atendidas por seus fornecedores.
Principalmente pelo fato das empresas só descobrirem essas fraudes quando já tem se passado algum tempo e geralmente os fornecedores não tem recursos para arcar com a penalização do ato gerando um passivo que a contratante terá que arcar.
Falsidade ideológica: Art. 299 – Omitir em documento público ou particular, declaração que dele devia constar, ou nele inserir ou fazer inserir declaração falsa ou diversa da que devia ser escrita, com o fim de prejudicar direito, criar obrigação ou alterar a verdade sobre fato juridicamente relevante (…)
O texto fala que a alteração de qualquer documento quer seja público ou particular, seja tirando, acrescentando ou modificando um trecho, e com essas modificações vá trazer algum tipo de dano, se configura como falsidade ideológica e também prevê pena.
Esses são pontos que podem prejudicar o processo de monitoramento na Gestão de Terceiros, fazendo com que tardiamente seja identificada fragilidades nos fornecedores.
Classificação das Fraudes na Gestão de Terceiros
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Fraudes nos Processos:
Vão ser casos em que para identificar uma fraude terá que examinar efetivamente os fatos e o que está acontecendo no processo.
Exemplos:
- Documentos não refletem a realidade: Quando um juiz julga uma reclamação trabalhista, sua atuação precisa trabalhar com o princípio de “A essência supera a forma. ” Significa que na justiça do trabalho, mesmo que a empresa quer seja contratante ou fornecedor tenha um documento podendo ser documentação a guia, termo de rescisão, folha de pagamento e etc… Que esteja evidenciando o cumprimento de uma obrigação e for entendido que na realidade não foi realizado como deveria ou da forma que está no documento, vai prevalecer a situação que estava acontecendo na prática.Exemplificando, não adianta ter uma folha de pagamento informando que um funcionário é ajudante de pedreiro e ele exercer atividades de mestre de obras. Mesmo alegando e mostrando toda documentação que o funcionário no papel é ajudante de pedreiro mas existem evidências e testemunhas que podem alegar que ele era encarregado de obras.
⠀⠀⠀⠀⠀⠀ - Troca de documentos/crachá entre funcionários: É um tipo de fraude que não se identifica na documentação, só com uma avaliação presencial e o monitoramento do processo acontecendo em campo.
⠀⠀⠀⠀⠀⠀ - Funcionário PJ: Acontece quando há uma contratação aparentemente como PJ mas todos os elementos se configuram como uma relação de trabalho havendo subordinação, onerosidade e todos os pontos que deixam a entender que é uma relação de emprego e não uma contratação/terceirização de PJ. Então o contrato de prestação de serviço é inválido se na essência o profissional é submetido a situação de emprego.
⠀⠀⠀⠀⠀⠀ - Cooperativas: Cooperativas falsas se tratam de uma pessoa que tem o capital com outras pessoas de competência para realizar as atividades e se cria uma cooperativa de faixada para sonegar alguns impostos e encargos não garantindo alguns direitos reservados na CLT e outras legislações aos trabalhadores.
⠀⠀⠀⠀⠀⠀ - Casos de certidões que são emitidas, mas o fornecedor possui riscos: A certidão foi emitida, mas quando se é avaliado é visto que o fornecedor não está regular. Isso demanda da contratante uma avaliação extradocumental.
⠀⠀⠀⠀⠀⠀ - Aproveitamento de PCMSO da internet: Acontece quando o fornecedor vê um PCMSO na internet, coloca uma assinatura fria e dizer que tem um processo de PCMSO estabelecido, mas não tem e só usou uma documentação falsa.
Fraudes na documentação:
Vão ser casos em que as fraudes ocorrem na manipulação de algum documento. Essa é mais comum e também a mais fácil de ser identificada.
Exemplos:
- Rasuras e registros de jornada realizado por outra pessoa;
- Falsificação de comprovantes de pagamento bancário;
- Adulteração de datas de validade/vencimento de documentos;
- Inserção de assinaturas em documentos não autênticos
- Muitas outras…
Como identificar fraudes nos documentos do fornecedor?
A melhor forma de identificar esses pontos é possuindo um checklist que inclua avaliações específicas nos documentos, com testes intencionais e consultas em fontes adicionais.
Algumas dicas são:
- Confrontar dados dos documentos recusados anteriormente com o “novo” documento apresentado;
- Confrontar assinaturas em outras partes ou documentos distintos;
- Clicar em várias partes do documento para identificar trechos “colados”/sobrepostos;
- Averiguar layouts diferentes em documentos que possuem modelos padronizados;
- Em documentos/informações duvidosas, checar direto na fonte
Caso você queira saber mais sobre esse assunto, esse blog pode te ajudar: Como identificar fraudes na assinatura de documentos? 8 sinais para ficar alerta
Mitos sobre fraudes na Gestão de Terceiros:
Fraudes são encontradas apenas em fornecedores pequenos: Muitas contratantes quando querem ter um controle de fraudes pensam que apenas fornecedores pequenos podem não estar pagando os seus funcionários e vão fraudar os documentos por exemplo, mas isso não é a realidade apenas de fornecedores pequenos, pode ocorrer também em grandes fornecedores.
Toda fraude indica, de fato, o descumprimento da obrigação principal: Não é o fato da empresa ter mandado um documento fraudado que ela deixou de cumprir com a obrigação principal. Por exemplo, uma empresa manda um termo de rescisão com uma assinatura duvidosa, esse fato não quer dizer que ela não pagou ao funcionário ela pode ter pago, mas não tenha pedido a assinatura do funcionário por algum motivo, então para mandar algum documento com urgência e por não conseguir esperar a coleta de assinatura do funcionário ela fraudar o documento. Por isso é preciso avaliar as situações.
É preciso um profissional/processo extremamente especializado para já identificar casos importantes de fraudes: Não, comece com o que tem. Se você pode contratar uma consultoria especializada como a Bernhoeft para realizar esse tipo de controle, vai contar com um nível alto de análise, mas caso não consiga contratar e faça internamente, não espere ter o melhor processo, melhor profissional para contemplar no escopo de avaliação análises e testes específicos para abordar possíveis fraudes.
Sobre a Bernhoeft
Aqui a sua segurança é o nosso core business. Somos a maior empresa de Gestão de Terceiros do Brasil, pioneira na Prevenção de Riscos Trabalhistas e Gestão de Riscos com Terceiros. Realizamos desde 2003 uma minuciosa avaliação dos riscos envolvidos na relação entre empresas tomadoras e prestadoras de serviços.
Se entender que precisa de apoio nesse sentido, entre em contato conosco.
