Com tantas empresas disponíveis no mercado, como escolher o melhor fornecedor de folha de pagamento? 

Se você está lendo esse blog, então entende a importância de deixar o seu time de RH centrado nas pessoas e nos objetivos estratégicos da organização, certo? Para entendermos se estamos mesmo alinhados, vamos recapitular: a terceirização da folha de pagamento, dentre tantos benefícios, permite que sua empresa tenha acesso a tecnologia de ponta para minimizar erros e atender os prazos solicitados, além de contato direto com especialistas sem que haja um vínculo empregatício, reduzindo consideravelmente os custos com reciclagens e atualizações.  

Essas são algumas vantagens da terceirização, existem muitas outras, mas nós já sabemos. A dúvida que provavelmente te trouxe a esse artigo é: como escolher o parceiro que melhor me atenderá?   

É um bom questionamento! Foi-se a época em que achávamos que a folha de pagamento era uma simples obrigação mensal. Há um bom tempo entendemos que dela conseguíamos tirar bons insights que nos ajudavam em outras questões mais estratégicas. Além disso, esta é uma área que atua diretamente com dados sensíveis, isso nos obriga a reforçar a segurança para que o nosso trabalho esteja alinhado à lei geral de proteção de dados.   

Então, sem mais delongas, essa é uma trilha para que, ao final, você consiga extrair o melhor que pode e tenha uma referência do que observar no seu futuro fornecedor. Lembre-se, é possível deixar comentários neste artigo ou, se preferir, pode nos mandar uma mensagem em nossas redes sociais! 

▷ Checklist nada óbvio para encontrar o melhor fornecedor de folha de pagamento! 

#1 ✅ Afinidade com o parceiro de folha  

Subestimamos o poder da afinidade quando falamos de negócio e aqui abrimos espaço para que ela venha à tona. Encontrar o parceiro ideal vai muito além de simplesmente escolher uma empresa com bons números e um preço competitivo, seu próximo parceiro de folha de pagamento precisa ter afinidade com os seus objetivos de negócio. De nada adianta apenas fornecer um serviço se o seu parceiro não se interessa pelo caminho que você pretende trilhar. 

Encontrar uma empresa que compreenda verdadeiramente as necessidades e valores do seu negócio, que consiga estabelecer uma conexão sólida e mútua, onde ambas as partes compartilhem uma visão comum de sucesso, que entenda a cultura da sua empresa, os desafios que enfrenta e até mesmo os objetivos que deseja alcançar, facilita a comunicação e a colaboração, bem como permite uma personalização dos serviços, garantindo que suas necessidades sejam amplamente atendidas.   

Trazendo a temática para cenários reais, citaremos alguns exemplos que você pode pensar em como o seu fornecedor de folha de pagamento deve estar em sintonia com você. O primeiro deles é ter uma equipe de customer sucess à disposição, são eles que vão melhor entender suas necessidades e objetivos e trabalhar proativamente para alcançá-los. Por meio dessa equipe, é possível realizar check-ins regulares sobre performance, monitorar os indicadores-chave, estabelecer um relacionamento sólido entre operação e empresa e identificar oportunidades que potencializem o propósito definido.   

Adaptabilidade é uma afinidade importante a observar. Se podemos te dar uma dica, questione se aquela empresa em potencial tem recursos suficientes para se ajustar às imprevisibilidades. Explicamos melhor, mensalmente há cronogramas a serem cumpridos, entendendo que há situações em que o prazo precisa ser seguido ainda que você não cumpra com determinada demanda/entrega, o que seu potencial fornecedor de folha consegue fazer para ajudar? Fica esse questionamento. 

Sendo assim, ao buscar o melhor fornecedor de folha de pagamento, não subestime a importância da afinidade. Procure por uma empresa que não seja apenas competente tecnicamente, mas que também compartilhe seus valores e objetivos. Essa conexão pode fazer toda a diferença para o sucesso de ambas. 

#2 ✅ Personalização, comunicação e suporte. 

Histórico da empresa e custo-benefício são indicadores que devem ser levados em consideração no momento de escolha, mas que são comuns, você já deve ter uma noção do que sua empresa precisa saber desses dois quesitos. Agora, esses três pontos [personalização, comunicação e suporte] costumam ser diferentes nos diversos fornecedores de folha e são pontos que costumam ser motivo de migração de fornecedor.   

Cada empresa é única, com suas próprias políticas, procedimentos e requisitos, portanto, embora a folha de pagamento em si seja uma obrigação padrão, a maneira como é feita pode ser personalizada de acordo com a sua demanda. Encontrar um parceiro que entenda e consiga conduzir essa singularidade, faz a diferença.   

Perceba, acima falamos ”consiga conduzir” porque entender pode ser o básico, mas expertise para trabalhar em cima das suas demandas, é uma outra história.   

A personalização dos serviços permite que você receba exatamente o que precisa, sem ter que lidar com funcionalidades desnecessárias ou inadequadas para o seu negócio. Isso não só aumenta a eficiência e a precisão do processo de folha de pagamento, como também pode economizar tempo e recursos, já que você não precisa lidar com ajustes ou adaptações constantes. 

Pensando como esse universo que envolve funcionários, leis e obrigações é mutável, a flexibilidade torna-se tópico fundamental nesse debate. Saber lidar com rapidez e proatividade, às mudanças inevitáveis que ocorrem, seja na legislação trabalhista, uma reestruturação interna ou a necessidade de adotar novas tecnologias, é papel essencial do seu fornecedor de folha de pagamento.  

Essa preocupação também se estende ao suporte. Aqui na Bernhoeft é comum nos reunirmos com empresas que estão tentando um novo fornecedor de folha de pagamento porque o seu atual parceiro não consegue atendê-lo de maneira rápida. A gente sabe como é ruim ter uma dúvida e não ter com quem contar ou até ter, mas saber que aquele contato vai demorar. Não tem nada pior.   

Sabendo desse gargalo que alguns fornecedores de folha enfrentam, é bacana que você esteja atento quando estiver buscando o seu. Perceba como a comunicação é feita, se através de chamado, se você terá acesso ao especialista responsável pela sua conta, se o contato pode ser feito via e-mail, telefone ou WhatsApp, quais as facilidades que essa empresa oferece a você quando as coisas apertam. 

Problemas podem surgir a qualquer momento, e é reconfortante saber que você tem um parceiro confiável pronto para ajudar quando necessário. Isso faz toda a diferença na sua experiência!  

Já que falamos ali sobre empresas que nos procuram com essa queixa, então achamos legal da nossa parte explicar que por aqui nosso modus operandi é um pouco diferente do que é praticado no mercado. Entregar valor de maneira descomplicada e humanizada é o nosso propósito, por isso você nunca estará só, não importa a dificuldade, se simples ou complexa, você tem acesso ao especialista responsável pela sua empresa, por qualquer meio de comunicação de sua preferência.  

Com isso, estamos garantindo uma parceria ativa, pautada no entendimento de que somos aliados do seu negócio, portanto, você pode contar conosco sempre que precisar.  

#3 ✅ Tecnologia e recursos oferecidos 

Chegamos ao terceiro e último tópico desse checklist que tem como objetivo treinar o seu olhar para encontrar o melhor parceiro da folha de pagamento. Quando falamos de tecnologia e recursos oferecidos temos o hábito de pensar quais os programas que beneficiarão a nossa empresa de maneira direta.  

Qual o software que o fornecedor usa, quais os programas que nós (enquanto contratante) teremos acesso. E, perceba, isso é fundamental saber. Mas, tem outros recursos que devem estar no seu radar no momento de escolha, que são: como o seu fornecedor garante a segurança da informação? Quais as tecnologias os diferenciam do mercado? Em que momento posso me beneficiar delas? 

Aqui na Bernhoeft, por exemplo, você tem acesso a tecnologias que trazem benefícios aceleradores de rotina. Podemos citar workflow de admissão personalizado integrado com sistema de folha, dashboards com dados gerenciais como turnover, percentual de mulheres e homens ativos na instituição, ambiente para cadastro e atualizações de informações como férias, faltas, verbas e ponto em tempo real. Além, é claro, de plataformas que contém assinatura digital, arquivo bancário com pix e criptografado.   

Também levamos muito a sério a segurança dos dados. Para que tudo esteja em conformidade, reservamos uma equipe específica que comanda as ações que garantem o cumprimento da LGPD e das normas, políticas e procedimentos que atendem os padrões internacionais em três níveis de segurança: o nível organizacional, o nível físico e tecnológico e o nível cultural da empresa. 

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Podemos nos apresentar?  

Caso você ainda não nos conheça, nós somos a Bernhoeft! Uma empresa pernambucana que criou asas e há 27 anos atua com empresas nacionais e internacionais, de todos os portes e setores, redesenhando um ambiente em que seja possível trabalhar no presente, com o olhar aberto ao mundo e as todas as possibilidades e conexões que ele nos oferece! 

Por aqui, prestamos serviços de consultoria em Gestão de Folha de Pagamento, BPO, Cálculos Judiciais, Gestão de Terceiros e Consultoria Tributária. Em todas as frentes de negócio, o objetivo é um só: seu sucesso.  

Em Gestão de Folha de Pagamento, acreditamos que a combinação de um RH estratégico e nossa expertise formam uma dupla imbatível. Nós operamos em níveis altíssimos de qualidade e celeridade às exigências trabalhistas para que sua empresa tenha total compliance.   

A essência do nosso projeto é: gestão de folha, do ponto e de benefícios. A sua parte é nos manter informados de tudo, enquanto nós trabalhos o suficiente para que nada te escape. 100% de terceirização, 100% de dedicação e bons resultados.