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Homologação de Fornecedores: Como selecionar os fornecedores de menor risco
O que é homologação de fornecedores?
A homologação de fornecedores é um processo importante para entender qual o risco que o fornecedor pode trazer para a operação da contratante. Para que a homologação seja eficiente, é necessário que a empresa estabeleça critérios de qualidade exigidos dos fornecedores. Esses critérios devem ser revisados periodicamente, para garantir que a contratante não está correndo grandes riscos com aquele fornecedor.
Apenas a área de compras deve se preocupar com a homologação de fornecedores?
A resposta é não, imagina que você é da área de segurança do trabalho e um fornecedor foi contratado para prestar serviço e de repente esse fornecedor sumiu. Nessa situação isso não é um problema apenas de compras pois outras áreas também sofrem as consequências. Então outras áreas também precisam se envolver, principalmente quando se fala em uma homologação de fornecedores mais técnica para saber se o fornecedor atende os requisitos tecnicamente.
Devemos sempre avançar com o fornecedor mais barato?
Vamos analisar o cenário abaixo:
Empresa A – Atende totalmente ao escopo técnico
Proposta – R$ 930.000,00
Empresa B – Atende parcialmente ao escopo técnico
Proposta – R$ 740.000,00
Empresa C – Atende totalmente ao escopo técnico
Proposta – R$ 1.040.000,00
Olhando apenas essas informações não dá para decidir, não devemos tomar decisões precipitadas sem entender o tipo de risco envolvido na contratação.
Vamos analisar o mesmo caso de outra maneira, agora observando o score de risco de 0 a 10 onde 0 é o mais alto risco e 10 é o menor nível de risco:
Empresa A – Atende totalmente ao escopo técnico
Proposta – R$ 930.000,00
Score de risco – 6,0
Empresa B – Atende parcialmente ao escopo técnico
Proposta – R$ 740.000,00
Score de risco – 4,0
Empresa C – Atende totalmente ao escopo técnico
Proposta – R$ 1.040.000,00
Score de risco – 9,0
Empresa A possui uma nota 6,0, não é tão alta mas é considerável.
Empresa B possui uma nota 4,0, então oferece bastante risco
Empresa C possui uma nota 9,0, oferecendo baixo risco
Devemos ter em mente que: Custo do fornecedor = preço da proposta + risco que traz para a operação
Olhando as informações, vemos que a Empresa B deve ser descartada, pois já não atende totalmente o escopo e seu risco é muito elevado.
E analisando entre a empresa A e empresa C, qual devo escolher?
Analisando os casos, a diferença no valor é de R$ 60.000,00, mas quando olhamos para Empresa C o score é bem mais alto. No final de tudo, quando buscamos fornecedores mais baratos onde o risco é alto, o valor pode custar bem mais que esses R$740.000,00 ou R$ 980.000,00 das empresas A e B já que a probabilidade de você ter algum problema no futuro é bem maior.
Homologação de fornecedores é isso, não tomar decisões no escuro se baseando apenas em valores e escopo, é ir além e também olhar os riscos envolvidos.
Mas calma, você não precisa sair homologando todos os seus fornecedores. Digamos que você vai contratar um chaveiro que vai apenas entrar, trocar a fechadura e sair. Será que vale apena homologar? Um serviço que custa R$ 5.000,00 e a contratante exige uma apólice de segura que custa em torno de R$ 10.000,00 quanto vai ficar o valor final do serviço que deveria ser apenas R$ 5.000,00.
Então precisamos sim cadastrar todos os fornecedores, pois pagamentos para CNPJ precisam ser cadastrados, mas não precisa necessariamente mapear todos os fornecedores, devemos avaliar bem cada caso.
Quais principais indicadores de uma homologação de fornecedores?
- Aspectos legais
- Nível de endividamento
- Nível de dependência financeira
- Restrições financeiras
- Histórico de passivos trabalhistas
Como a auditoria de campo pode andar a favor da homologação de fornecedores?
Implantar uma auditoria de campo tem inúmeros benefícios, mas como ela ajuda na homologação de fornecedores?
Bom, nem todo risco é possível identificar apenas na documentação. É de extrema importância estar junto ao fornecedor e analisar se o que recebemos na documentação realmente é o que acontece na prática. Não só na homologação de fornecedores mas também para questões trabalhistas, segurança do trabalho e etc.
Na homologação, o foco é verificar se o fornecedor passou informações verdadeiras e se ele atende algum escopo específico. Em uma auditoria de campo realizada pela Bernhoeft com foco na homologação, um fornecedor alegava te um galpão grande de X m², na auditoria verificamos que o mesmo nem possuía nenhum galpão.
Quando realizar uma auditoria de campo?
Tanto na contratação quanto na renovação de contrato são bons momentos para se realizar uma auditoria de campo.
Sobre a Bernhoeft
Aqui a sua segurança é o nosso Core Business. Somos a maior empresa de Gestão de Terceiros do Brasil, pioneira na Prevenção de Riscos Trabalhistas e Gestão de Riscos com Terceiros. Realizamos desde 2003 uma minuciosa avaliação dos riscos envolvidos na relação entre empresas tomadoras e prestadoras de serviços.
