eSocial: Evite autuações por inconsistências dos dados de Saúde e Segurança no Trabalho (SST)

O eSocial é um sistema criado pelo governo brasileiro com o objetivo de unificar o envio de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais pelas empresas. Entre as informações que devem ser enviadas para o sistema também estão os dados de Saúde e Segurança do Trabalho (SST), que incluem as medidas de prevenção de acidentes e doenças ocupacionais adotadas pelas empresas.

No entanto, desde a implementação do eSocial em 2018, diversos erros têm sido relatados no envio dos documentos. Isto porque, existem inúmeros dados de Segurança do Trabalho que são obrigatórios, portanto, algumas informações importantes podem estar com inconsistências e acarretar em penalidades e/ou multas para a sua empresa.

Mas, quais são os erros mais comuns que ocorrem no eSocial? E como você pode resolvê-los definitivamente para evitar multas e penalidades à sua empresa?

Se você está tendo problemas com este sistema, continue com a gente até o final e confira as nossas dicas. Boa leitura!

Quais são os documentos voltados a SST que as empresas precisam enviar para o eSocial?

Como já mencionamos, o eSocial tem o objetivo de unificar o envio de dados pelo empregador em relação aos seus empregados, deste modo, as empresas devem enviar uma série de documentos relacionados à SST com o objetivo de garantir a saúde e segurança dos trabalhadores. Entre os principais documentos, podemos citar:

• Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO): programa que visa garantir a saúde dos trabalhadores e a prevenção de doenças ocupacionais.
• Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR): programa que visa gerenciar e prevenir riscos ocupacionais, como acidentes de trabalho e doenças profissionais.
• Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT): documento que deve ser emitido pela empresa sempre que ocorrer um acidente de trabalho ou uma doença ocupacional.
• Análise Ergonômica do Trabalho (AET): documento que analisa as condições ergonômicas do ambiente de trabalho e identifica possíveis riscos à saúde dos trabalhadores.
• Laudo de Insalubridade: documento que aponta a presença de atividades ou agentes insalubres no local de trabalho, objetivando a eliminação ou neutralização dos mesmos, como prevê a NR-15.
• Laudo de Periculosidade: documento que evidencia características das atividades ou operações perigosas que ofereçam riscos ao trabalhador de acordo com a NR-16.

Além desses documentos, as empresas também devem enviar informações sobre avaliações de riscos ocupacionais, bem como os treinamentos em SST realizados pelos funcionários nas Normas Regulamentadoras (NRs), tais como: 5, 6, 10, 11, 13, 35, entre outras.

Mas, para não sofrer com as multas e penalidades, antes você precisa saber quais são os principais erros para não comete-los em sua empresa. Acompanhe-nos a seguir.

Quais são os principais erros ao fazer o envio do eSocial?

O eSocial é um sistema complexo e que exige atenção aos detalhes para garantir que as informações estejam corretas e sejam enviadas adequadamente. Alguns dos principais erros ao fazer o envio dos dados de Segurança e Saúde do Trabalho (SST) incluem:

1. Falta de padronização e consistência dos dados: os dados devem ser padronizados e consistentes em relação aos códigos e informações preenchidas. Caso contrário, o sistema pode rejeitar o envio dos dados.
2. Erros de preenchimento: erros na digitação das informações, como números ou letras trocadas, podem gerar problemas na validação dos dados.
3. Falta de atualização das informações: é importante que as informações de SST estejam atualizadas e condizentes com a realidade da empresa e dos trabalhadores.
4. Inconsistência entre os dados de SST e outros dados da empresa: é necessário que as informações de SST estejam em conformidade com os dados cadastrais e trabalhistas da empresa.
5. Falta de conhecimento sobre as obrigações: é importante que os profissionais responsáveis pelo envio dos dados de SST estejam atualizados sobre as obrigações do eSocial e sobre as normas de SST vigentes.
6. Falta de comunicação entre os setores da empresa: é importante que os setores responsáveis pela gestão de SST e pelos processos relacionados ao eSocial estejam em comunicação constante para evitar erros e inconsistências nas informações enviadas.

O envio correto e regular desses documentos ao eSocial é fundamental para garantir a conformidade da empresa com as normas de SST. Para isso, as empresas devem estar sempre atentas aos prazos e exigências do eSocial a fim de evitar possíveis sanções e penalidades que veremos no tópico a seguir.

Quais impactos esses erros podem gerar às empresas?

Os erros no eSocial podem gerar diversos impactos negativos para as empresas, incluindo:

• Multas e Penalidades: podem variar de acordo com a gravidade da infração e do porte da empresa, porém, dentre as situações que podem induzi-las, podemos citar: não informar a admissão de funcionários no prazo certo, não comunicar quando ocorrer acidentes de trabalho (CAT), não realizar os exames médicos obrigatórios (ASO), não informar os funcionários sobre os riscos de trabalho, entre outros.
• Redução da eficiência: os erros no eSocial podem gerar retrabalho aos funcionários, perda de tempo e recursos, além da redução da eficiência da empresa, o que pode afetar negativamente sua competitividade no mercado.
• Reputação da empresa: a falha na gestão das obrigações trabalhistas e tributárias pode ser vista como uma falta de responsabilidade e compromisso com a legalidade e a ética empresarial.

O que pode ser feito para que a organização não sofra os impactos das inconsistências no envio dos dados de SST ao eSocial?

Para isso, algumas medidas podem ser adotadas, entre elas podemos destacar:

• Capacitação dos profissionais responsáveis pela gestão de SST para garantir que os dados sejam registrados corretamente e de forma consistente.
• Verificação constante dos dados inseridos no sistema para evitar possíveis inconsistências.
• Realização de testes antes do envio definitivo dos dados, a fim de identificar possíveis erros.
• Manutenção de um processo de revisão periódica das informações inseridas no sistema, para garantir que elas estejam atualizadas e corretas.
• Acompanhamento das atualizações e mudanças no eSocial para garantir a conformidade da organização com as obrigações legais.

Em suma, é fundamental que as empresas estejam atentas às obrigações do eSocial em relação aos documentos de SST, a fim de evitar multas e autuações por inconsistências nos dados enviados. É importante que os responsáveis pela gestão de SST sejam capacitados e estejam em comunicação constante para garantir a consistência e atualização das informações enviadas. Com a correta padronização, preenchimento e atualização dos dados, as empresas podem garantir a segurança e a saúde dos trabalhadores, bem como manter a conformidade com as normas vigentes.

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Autora: Maria Larissa Ribeiro | Assistente de Gestão de Terceiros