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Criada, teoricamente, para simplificar as obrigações acessórias dos contribuintes — além de facilitar o acompanhamento do Fisco —, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) ainda é alvo de dúvidas e muita polêmica. Muitas empresas encontram dificuldades em se adaptar às novas regras, deixando para aderir à NF-e em cima dos prazos estabelecidos pela lei, o que aumenta a possibilidade de erros e problemas técnicos.

Um exemplo de problema muito comum: a nota fiscal foi autorizada pelo Fisco estadual, porém, ao ser consultada, não consta como autorizada no Portal Nacional da NF-e. O que fazer: as empresas precisam verificar a validade da NF-e antes da circulação das mercadorias, evitando o risco de serem pegas de surpresa nos postos fiscais. O contribuinte deve ficar atento para o fato de que, com a adoção da NF-e, a autorização é concedida a cada nota fiscal emitida, ou seja, a cada arquivo enviado para o Fisco.

O cronograma de adesão à NF-e também gera muitas dúvidas. Isso porque o tema foi tratado pelo Protocolo n° 10/2007 e, posteriormente, pelo Protocolo ICMS 42. Com isso, alguns contribuintes foram enquadrados nos dois protocolos, mas com datas diferentes para o início da obrigatoriedade da adesão. A polêmica é causada pelo entendimento diferente dos contribuintes e dos estados, que defendem a adesão ao protocolo que apresente a data mais próxima.

Informações e procedimentos a serem adotados na emissão da NF-e:

a) As empresas devem alterar/incluir, em seus sistemas de escrituração fiscal, o novo modelo de NF-e, ou seja, incluir o modelo 55 nos parâmetros do seu sistema.

b) A exemplo das notas fiscais modelos 1 e 1A, todos os campos devem ser preenchidos, inclusive as informações sobre transportes (ou seja, até os dados referentes ao veículo).

c) A alteração mais relevante que houve entre a emissão da NF-e modelo 55 e as notas fiscais tradicionais modelos 1 e 1A foi a forma de impressão. Os demais procedimentos continuam inalterados.

d) Observar o prazo para cancelamento de nota fiscal. Lembrando que o cancelamento só pode ser feito se o fato gerador ainda não tiver ocorrido.

e) Após imprimir o Danfe, consultar a validade da NF-e através da chave de acesso no Portal da NF-e. Isso evita transtornos nos postos fiscais, já que a validade de uma NF-e e do respectivo Danfe está condicionada à autorização concedida pela Secretaria da Fazenda de localização do emissor ou pelo órgão designado.

f) A data de saída da mercadoria pode ser informada no Danfe com qualquer outro formato gráfico.

g) O canhoto do Danfe deve ser assinado e devolvido ao emitente. Ele é a prova de que o produto foi entregue ao destinatário.

h) Ter cuidado com a sequência numérica, visto que não pode haver lacunas na numeração. Se por algum motivo houver quebra de sequência, solicitar a inutilização do número da NF-e.

i) Após ser autorizada, a nota fiscal não pode ser inutilizada, apenas cancelada.

j) Ter cuidado especial no preenchimento das informações relativas aos produtos, lembrando que cada produto deve ter uma referência específica que o identifique e seja compatível com o valor praticado.

k) Atenção também para a tributação que será aplicada, pois o sistema da NF-e não valida as informações colocadas na nota fiscal, ou seja, a Sefaz autoriza o arquivo da forma que ele é enviado.

l) Atentar para as formas de emissão da NF-e de Contingência: através do Formulário de Segurança, do Sistema de Contingência do Ambiente Nacional (Scan) ou da Declaração Prévia de Emissão de Contingência (Dpec). As empresas devem adotar uma numeração específica para a NF-e de Contingência e, caso optem pelo Scan, a série deve ser modificada para uma entre 900 e 999.

m) O Danfe emitido para representar a NF-e de Contingência deverá conter em destaque a frase “Danfe em Contingência – impresso em decorrência de problemas técnicos”.

n) Situações adversas devem ser anotadas no Livro Registro Termo de Ocorrências.

o) Atentar para os prazos de implantação de acordo com os protocolos.