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A Gestão de Riscos com Terceiros gera vários indicadores para o tomador dos serviços a respeito dos seus fornecedores. Essas informações são bastante relevantes e devem ser utilizadas para identificar o perfil de cada fornecedor, viabilizando uma classificação que resultará em ações específicas a depender do desempenho da terceirizada.

Há vários tipos de classificações que podem ser geradas a partir da avaliação dos fornecedores, no entanto, todas elas em última análise poderão determinar se o fornecedor é ou não de fato um parceiro, ou seja, se trata-se de uma empresa séria, sólida, com políticas transparentes, que honra com seus compromissos. Se a empresa contratada possui essas qualidades, a parceria tende a ser assertiva, mas caso não sejam encontrados esses atributos no fornecedor, a contratante pode estar lidando com um fornecedor detrator.

O que são fornecedores detratores?

Fornecedores detratores são aqueles que desvalorizam a importância do engajamento perante as suas obrigações para com seus trabalhadores e os órgãos regulatórios, bem como com os objetivos e metas da Gestão de Terceiros. Algumas práticas podem indicar um fornecedor detrator: não entrega os documentos e não justifica a não entrega, não atua para a resolução de não conformidades de algo, gera passivo trabalhista para os seus clientes, descumpre cláusulas contratuais com certa frequência, etc.

A importância de atuar preventivamente e de forma ágil

É sabido que a melhor forma de resolver problemas é atuando para que ele não volte a ocorrer e, por isso, é importante o trabalho de conscientização dos fornecedores para orientá-los sobre a importância da sua contribuição para o processo de monitoramento, esclarecendo os desafios, alinhando as metas e acompanhando regularmente.

Quando a contratante consegue alcançar os resultados esperados do fornecedor, pode-se afirmar que os processos estão bem ajustados. Contudo, mesmo nesse contexto existem aqueles fornecedores que não buscam se enquadrar nas diretrizes estabelecidas pelos seus clientes e, apesar de estarem cientes da importância do processo, não cooperam.  Para esses fornecedores, uma medida eficaz trata-se da Notificação Extrajudicial.

A natureza da notificação extrajudicial

A notificação extrajudicial é um mecanismo pelo qual a parte emitente busca gerar documentação inicial e provas para tentativa de resolução de um determinado impasse, ou seja, busca de forma extrajudicial a conciliação, no entanto esse documento serve como registro inicial para a o ingresso na Justiça, caso seja necessário.

O que deve ser mencionado na notificação?

A notificação ao fornecedor pode ser realizada de diversas formas até mesmo por e-mail, contudo, é importante contar com uma assessoria jurídica mínima para que seja produzido um documento que de fato cumpra seu objetivo. E, por isso, é importante que ela contenha, basicamente, de forma clara:

1- Dados de identificação da contratante e do fornecedor a ser notificado: Razão Social, CNPJ, nome completo do responsável e o endereço completo;

2- O título: deve constar a expressão “Notificação Extrajudicial”;

3- Mensagem principal: precisa registar o objetivo da notificação, as cobranças e as providências esperadas, valendo-se, inclusive dos apontamentos realizados a partir do Relatório de pendências das documentações, os prazos para regularização e as medidas que serão tomadas em caso de não cumprimento das exigências e prazos dados;

4- Canais para comunicação e previsão de negociação/diálogo;

5- É importante que o documento possua a data e assinatura do responsável da contratante.

Passos após a notificação extrajudicial

Após a notificação, o tomador deverá se certificar do recebimento da comunicação pelo fornecedor e, quando ocorrido, aguardar o posicionamento da contratada até que se finde o prazo estabelecido e informado na notificação. Caso o fornecedor se interesse em regularizar sua situação, é importante acordar ações e prazos eficazes e que, se não cumpridos, descaracterizarão o acordo. Caso a empresa não atenda a notificação, poderá a empresa contratante tomar outras medidas, como aplicar sanções (previstas em contrato), romper o contrato e até mesmo ingressar na Justiça, visando se resguardar.

Com a Gestão de Riscos com Terceiros é possível se antecipar aos problemas gerados por fornecedores detratores e atuar preventivamente para a mitigação dos riscos da terceirização.