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Sobre o processo de notificação à contratada

Vão existir situações em que o fornecedor acabará não respondendo adequadamente aos estímulos positivos da contratante, por mais frequentes que sejam, para a entrega dos documentos necessários para a avaliação da gestão de riscos, bem como para o tratamento das não conformidades resultantes dessas avaliações. Nessas condições, um mecanismo interessante e que poderá apoiar a área de gestão de terceiros e gestores na exigência de providências dos fornecedores é a notificação à contratada.

O que é e para que serve a notificação à contratada?

A notificação à contratada quando realizada, sem o intermédio da Justiça, é denominada de “extrajudicial”. Esse documento representa a formalização por parte da notificante a notificada sobre o entendimento de que algum acordo firmado entre as partes não está sendo cumprido (em todo ou em partes) e que é esperado da notificada providencias a respeito desses pontos, com objetivo de resguardar os interesses da notificante.

Por ser um instrumento de caráter extrajudicial, a sua emissão demostra o interesse de quem notifica em buscar solucionar o impasse de maneira pacífica e sem litígio, assim oferecendo uma alternativa para que quem a recebe possa:

1- Recordar um acordo assumido ou um item em especial contido nesse acordo (contrato);

2- Tomar conhecimento sobre o entendimento por parte da notificante de que algo que faz parte do acordo/contrato não está sendo atendido satisfatoriamente e a necessidade de regularização no prazo discriminado;

3- Prestar os devidos esclarecimentos sobre o que gerou a situação que resultou no descumprimento (em todo ou em partes) do acordo;

4- Informar as medidas que estão/serão tomadas para que a entrega da obrigação que foi objeto de notificação seja regularizada de maneira a satisfazer a notificante;

5- Se comprometer com um prazo para a regularização do aspecto não atendido;

6- Entender que a não resposta e, principalmente, a não regularização da situação no prazo definido poderá iniciar outras medidas de advertência e até mesmo em um processo judicial.

A notificação à contratada se configura um mecanismo bem assertivo uma vez que traz um tom de maior seriedade e urgência para o tema de que trata, por isso ela consegue chamar a atenção da parte notificada, podendo chegar em profissionais com maior poder de ação e decisão dentro da companhia notificada o que muitas vezes acelera o processo de atendimento aos acordos que não vinham sendo cumpridos.

No monitoramento de fornecedores, é comum que o relatório de não conformidades sejam recepcionado e avaliado por profissionais sem tanto poder de mando ou com atuação limitada.

Em casos mais grave esses profissionais sequer foram capacitados para estar exercendo essa atividade e por isso não compreendem a importância e os impactos para a sua organização, colaboradores e para a empresa contratante. Com isso, pensando na aplicação da notificação no contexto da GRT é recomendável utilizá-la nas seguintes situações:

1- Quando o fornecedor de forma reiterada e sem justificativa plausível não estiver entregando os documentos necessários;

2- Quando descoberta uma irregularidade que pode comprometer ou impactar fortemente os interesses da contratante (seja pela avaliação documental ou em campo);

3- Quando existirem suspeitas de irregularidades, não esclarecidas, seja por denúncias ou inconsistências detectadas na avaliação documental;

4- Quando a conduta de um profissional terceiro resultar em perdas ou potencial perdas para a companhia

O que deve constar na notificação à contratada?

Como se trata de um documento formal e que precisa possuir um conteúdo muito claro e embasado para que a parte notificada tenha condições de compreender de forma inequívoca a sua finalidade, é preciso bastante cuidado no momento da sua elaboração.

Não estamos nos referindo aqui a termos rebuscados ou a utilização de termos técnicos, mas da necessidade de uma escrita que seja direta, de fácil entendimento, com linguagem acessível e com elementos suficientes para que o fornecedor saiba o que é esperado dele após ser notificado e o prazo que ele terá.

Podemos entender dessa forma que a notificação à contratada possuirá as seguintes partes:

• Título que contenha o caráter do documento – “Notificação extrajudicial”, “Intimação extrajudicial” ou simplesmente “Notificação” (o título é uma parte muito importante, pois por si só, já traz um caráter de maior peso ao que seguirá);
• Data de emissão do documento – essa informação é fundamental nas comunicações que podem servir de referências futuras;
• Identificação e qualificação da notificante e notificada – aspectos como endereço, pessoa que notifica e o nome do destinatário;
• Menção a relação jurídica e acordo existente entre as partes – é necessário resgatar os dispositivos que caracterizam a relação/acordo firmado entre as partes e outros detalhes que embasem a possibilidade da notificação;
• Identificação do motivo da notificação – aqui deve ser informado o que não está sendo cumprido conforme o contrato, desde quando, o que era esperado e de que forma, com evidencias que caracterizem o fato, tentativas de comunicação ou de diálogos anteriores;
• Solicitação de providencias ao fornecedor – é aqui que devem ser registradas todas as providências requeridas do fornecedor, bem como a forma esperada de atendimento (com detalhes). A depender da relação e da estratégia, aqui pode ser feita a alusão a possíveis medidas e sanções, caso o fornecedor não retorne ou não atenda as exigências contidas no documento;
• Prazo para resposta/”contranotificação” – quem notifica espera providencias de forma rápida, dessa maneira é essencial estabelecer um prazo para que o fornecedor retorne.

Quem deve encaminhar e de que forma?

Não existe um padrão para a sua elaboração, apesar das boas práticas sobre como redigir seu conteúdo, conforme abordamos nesse capítulo, por isso a notificação pode ser elaborada e realizada por e-mail, arquivo digital ou digitalizado, correios ou até mesmo cartório.

Recomendamos trabalhar com documentos digitais, assinados pelo notificante (manual ou eletronicamente) que seguirão como anexo em formato de PDF, por exemplo, no e-mail direcionado ao contato do fornecedor. Esse método, além de ser mais barato e ágil, possibilita um ambiente amigável. Pensando ainda em manter esse tom amigável sugerimos que essa notificação parta do profissional da contratante responsável por acompanhar o cumprimento das obrigações contratuais pelo fornecedor.

Assim como na notificação a contranotificação por parte do fornecedor deverá ser aguardada considerando as mesmas boas práticas presentes na elaboração de uma notificação e de essencialmente assinada por profissional que represente legalmente a contratada, pois isso além de garantir que a sua notificação chegou ao nível hierárquico esperado, também foi avaliada e está sendo tratada por quem de fato pode agir e se comprometer com o tema.

É necessário um advogado para laborar a notificação à contratada?

Por ser uma comunicação extrajudicial a elaboração da notificação à contratada não necessita de um advogado, podendo ser elaborada por qualquer pessoa. Considerando, porém, os impactos desse documento e prezando por uma atuação mais conservadora, recomendamos que a sua elaboração seja, pelo menos, validada por uma consultoria jurídica para que a área de gestão de riscos com terceiros e a sua organização como um todo fique resguardada.

Quais os ganhos esperados com essa iniciativa?

1- Maior atenção dos gestores da contratada quanto ao cumprimento das responsabilidades assumidas;

2- Agilidade na resolução de pendencias e irregularidades identificadas;

3- Criação de evidencias formais e legalmente aceitas da ciência sobre a insatisfação ou não cumprimento de acordo e tentativa de solução junto ao fornecedor

4- Redução de custos com tempo, comunicações e reuniões realizadas com os fornecedores ofensores com objetivo de melhorar sua performance

Quando recorrer a uma notificação judicial?

O momento mais indicado para ingressar judicialmente contra um fornecedor é quando a conduta desse estiver de fato representado perda ou eminente prejuízo para a empresa contratante e só após esgotados os meios para tentar solucionar o impasse, incluindo a notificação extrajudicial. A contratante que procede dessa forma, conseguirá manter um bom relacionamento com os seus terceiros, mas sem abrir mão do cumprimento da contrata do acordo firmado entre as partes, inclusive, das obrigações relativas a entrega e regulação das documentações.

Sobre a Bernhoeft

Aqui a sua segurança é o nosso Core Business. Somos a maior empresa de Gestão de Terceiros do Brasil, pioneira na Prevenção de Riscos Trabalhistas e  Gestão de Riscos com Terceiros. Realizamos desde 2003 uma minuciosa avaliação dos riscos envolvidos na relação entre empresas tomadoras e prestadoras de serviços.

Autor: Almir Rocha