Melhore seus resultados na gestão documental através de Onboarding para fornecedores

O que é o onboarding?

Onboarding é um conjunto de práticas e estágios que envolve vários protagonistas, como o cliente interno e os fornecedores. Esse conjunto de procedimentos, tem como objetivo implantar o projeto com uma maior efetividade e neste artigo abordaremos tanto o onboarding para clientes internos quanto o onboarding para fornecedores.

A implantação de um processo tem muitos desafios, ainda mais caso seja o primeiro contato da contratante e da contratada com o projeto de gestão de terceiros na organização, pois a mudança deve gerar uma reconfiguração no mindset e ambos deverão estar abertos a essa construção.

No início de projeto poucos compram a ideia e entendem que o processo estabelecido trará benefícios de preservação a vida e proveitos monetários que beneficia tanto quem mantém o processo, no caso á contratante, quanto quem participa, no caso a contratada.

Entendido que toda a implantação é assustadora e gera uma resistência sobre qualquer processo novo, a importância de um onboarding incrível ao fornecedor e aos clientes internos é crucial para que os resultados surjam na jornada. A persistência do gestor que encabeçou o projeto fará toda a diferença e logo os ganhos serão percebidos e o reconhecimento virá!

Agora que você já sabe o que é o onboarding, pode estar se perguntando…como promover um onboarding incrível? Veremos a seguir.

Onboarding clientes internos

Antes do onboarding de fornecedores é essencial, que os clientes internos fiquem por dentro de todo processo. Entendemos aqui como cliente interno um membro de uma equipe ou departamento de uma empresa que precisa dos serviços ou produtos de outro departamento ou equipe da mesma empresa. O trabalho em conjunto entre os departamentos e equipes internas é fundamental para o sucesso geral do projeto de Gestão de Terceiros e por isso se faz necessário o apoio deles.

Primeiro, começo pelo motivo, então você pode responder o seguinte questionamento: “Qual o propósito e ganho com a gestão de Terceiros?
O propósito deve ficar claro para todos os protagonistas que se envolvem ou envolverão com o projeto, abrangendo todas as áreas no qual o fornecedor transita como: Suprimentos, jurídico, financeiro, RH, operação e outros. É importante ter clareza sobre os motivos para a organização começar a gerir os terceiros e quais serão os ganhos a curto, médio e longo prazo. Esse será o start que fará com que as áreas relacionadas “comprem” o projeto e assim você terá aliados que farão o projeto acontecer!

As áreas devem estar em sinergia para participar de alguns processos cruciais e fundamentais para o sucesso do projeto. Inicialmente, deve ser alinhado junto a área de suprimentos que as regras do “jogo” devem ser claras e expostas no processo de negociação junto ao fornecedor, todo o processo de monitoramento, envio de documentos e conformidade deve ser informado para o fornecedor logo no processo inicial, antes mesmo da contratação, assim o fornecedor já estará ciente sobre suas responsabilidades caso seja contratado.  Já o setor Jurídico, tem um papel fundamental neste início, além de ser o maior beneficiário de todo o projeto.

Acordar com o jurídico para prever no contrato o processo de monitoramento, a obrigatoriedade no envio de tais documentos, prazo, sanções, fará com que você não esbarre nas questões contatuais ao longo do projeto.

Agora, você pode estar se perguntando… Mas é um onboarding incrível ao FORNECEDOR? Meus caros, o processo de onboarding começa internamente, então devemos primeiramente “arrumar a casa para começar a receber”. Imagina só se internamente o processo estivesse bagunçado e as áreas não soubessem sobre o projeto, não conhecem o seu papel e suas responsabilidades e os fluxos não estão amarrados internamente? Se este for o cenário, logo no ingresso do fornecedor, provavelmente vocês não terão êxito.

A casa pode ser arrumada ao longo da jornada, nunca é tarde, mas a missão deste artigo é justamente lhes apoiar para que se antecipem e/ou identifique o gargalo no processo atual.

Onboarding para fornecedores

No onboarding junto aos fornecedores o processo não é tão diferente, então você deve deixar claro o propósito do projeto, ganhos e o papel de cada fornecedor neste processo é crucial para que tenham parceiros nesta jornada. Na ocasião, deve ser enfatizado os ganhos á contratada para que eles enxerguem que terão benefícios como:

1. Conhecimento das inconsistências na documentação e riscos para ajuste antes de uma atuação dos órgãos, como: (Ministério Trabalho e previdência, sindicato…);
2. Alerta de problemas detectados nos documentos da Saúde, Segurança do trabalho e Meio ambiente, reduzindo assim o risco a vida como um acidente de trabalho e dependendo da gravidade até fardado ao pagamento de uma pensão vitalícia;
3. Maior chance de ganho na justiça do trabalho, reduzindo assim o spend trabalhista ao fornecedor e cliente;
4. Auditoria e Consultoria atualizada sobre a legislação e os riscos oriundos do contrato de trabalho;

Essa comunicação ao fornecedor ganhará mais força se for presencial ou até mesmo um call e se possível em um momento coletivo de onboarding ao projeto de gestão de terceiros.

Todos entendidos sobre o propósito, ganhos e papel é chegada a hora da capacitação ao fornecedor e aos gestores. Neste processo, temos que garantir que todos os usuários estarão presentes no momento. A seguir, sugestionamos algumas dicas valiosas:

1. O conteúdo deve abordar toda a jornada, sendo: escopo, prazo, ferramenta, relatórios e ajustes de não conformidade;
2. Realize um teste final para cravar o conhecimento com uma nota de suficiência;
3. A depender da nota o participante terá acesso a certificação;
4. Garantir que todos os usuários passem pela capacitação para redução dos pontos de contato.

Após a capacitação de todos, é hora de iniciar o processo de envio dos documentos para o início do monitoramento. Neste momento as dúvidas surgirão, então é muito importante que seja estabelecido um canal de apoio ao fornecedor para que ele siga o processo.  Ao longo da jornada, os fornecedores já estarão condicionados e mais maduros e será o momento de colher os resultados.

A seguir, destacamos os principais erros nestes momentos iniciais:

• Não informar que existe a gestão de riscos no processo de negociação;
• Falta de previsão contratual (documentos, prazo e sanções);
• Insuficiência de critérios na indicação do fornecedor para a monitoria (spot/recorrente);
• Escopo desalinhado com o tipo de constituição de empresa;
• Base de dados divergente;
• Não acompanhar seguir o fluxo de onboarding aos novos fornecedores que ingressam com o projeto em andamento;

Deixando claro as “regras do jogo” logo no princípio, a possibilidade de conseguirmos melhores resultados ao longo do projeto é maior. Reforçamos que o recomendado é a cada ingresso de um novo fornecedor o processo de onboarding se reinicie. Não adiantará realizar um onboarding apenas com um lote “X” de fornecedores e depois este processo se perder.  Para termos resultados incríveis, devemos promover uma boa experiência ao fornecedor e clientes internos.

Como a Bernhoeft pode ajudar

Por aqui desejamos que você tenha bons resultados e sucesso com a gestão de terceiros! Desde 2003 ajudamos os nossos clientes a realizarem um onboarding incrível com os seus fornecedores. Somos pioneiros na gestão de terceiros e estamos prontos para te ajudar. Caso necessite de algum apoio nos contate para uma consultoria. Para mais conteúdo como este, fique de olho no nosso blog.

Autor(a): Tatiana França