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Acaba, no dia 30 de junho, o prazo para as empresas que recolhem seus tributos pelo regime de Lucro Real enviarem o Sped Contábil (Sistema Público de Escrituração Digital), referente às informações do ano-base 2009.

O Sped Contábil passa a ser obrigatório para todas as sociedades empresariais do Lucro Real, independentemente de seu porte ou segmento de atuação. É importante que as empresas que ainda não se adaptaram às exigências do Sped agilizem essa adequação, pois o prazo anunciado não deve ser prorrogado.

Assim como já detalhamos no Informativo Bernhoeft nº 121, o Sped Contábil substitui os tradicionais livros mercantis — Diários e Razão — por sua versão eletrônica. O arquivo deve ser validado, assinado digitalmente pelo contador e pelo responsável legal pela empresa e enviado para a base de dados do Sped, chamada de Repositório Nacional.

Nessa reta final, é imprescindível priorizar a análise da base, bem como estar atento a alguns detalhes que destacamos abaixo:

1) Atenção às pendências do programa validador
A ausência de pendências na geração do arquivo não significa que a base de dados está devidamente adequada. É necessário estar atento, por exemplo, para a presença de todos os livros obrigatórios no arquivo Sped (verificar, por exemplo, a necessidade de livros auxiliares) e até para a coerência do “de/para”, realizado entre o plano de contas da empresa e o chamado “plano de contas referencial”.

2) Registros contábeis
É necessário um cuidado com o histórico dos lançamentos, bem como uma atenção às contas muito genéricas, intituladas Diversos ou Outros. Essa preocupação também vale para os livros em papel; porém, com o Sped, a atenção deve ser redobrada, já que os dados serão acessados com muito mais facilidade.

3) Cruzamentos com outras obrigações acessórias
É fundamental uma comparação prévia entre os dados do Sped e as outras obrigações acessórias, tais como Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais (Dacon), Declaração de Informações Econômico-fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ), Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (Sefip), entre outras, já que estes arquivos serão objeto de cruzamento pela Receita Federal.

4) Autenticação eletrônica do arquivo
Após envio do Sped, o arquivo já será remetido à Junta Comercial para ser autenticado eletronicamente. Por isso a necessidade de que o livro do ano anterior já esteja registrado e a Taxa de Registro, paga. Assim como ocorre com os Livros em papel, erros no cadastro também serão motivo de pendências, tais como número e data do Número de Identificação no Registro de Empresas (Nire). Um aspecto muito relevante é que o Sped será transmitido com o Certificado Digital, e-CPF, do representante legal perante a Junta Comercial, ou seja, não é possível utilizar o e-CNPJ da empresa.

Por fim, cabe lembrar que a empresa que não enviar o Sped Contábil no prazo previsto arcará com uma multa mensal de R$ 5 mil. Como o prazo já está se esgotando, é fundamental que as empresas verifiquem se estão devidamente preparadas. Quem deixar para última hora pode ter problemas, devido à inovação e à complexidade do Sistema.