Procurement: como encontrar bons fornecedores

Publicado em: 2 de maio de 2024

Na prestação de serviços de gestão de terceiros, a escolha dos fornecedores desempenha um papel fundamental no sucesso e eficiência das operações. O procurement, ou processo de aquisição, é a área responsável por essa tarefa essencial.  

Neste blog, vamos explorar um pouco mais sobre o conceito de procurement, como esse processo se relaciona com a seleção de fornecedores, a importância da homologação durante essa etapa e como um parceiro especializado pode ser crucial para essa jornada. 

O que é procurement? 

O procurement é um elemento essencial para as empresas, pois, por meio de estratégias bem definidas e diretrizes claras, ele melhora a relação da companhia com seus fornecedores e alinha o departamento com outros setores. Seu significado está intimamente ligado à aquisição, compras ou aprovisionamento.  

Nos dias atuais, é reconhecido como um processo abrangente que envolve vários aspectos da gestão de toda a cadeia logística da empresa. 

Podemos dizer que o procurement se relaciona com todos os procedimentos necessários para aquisição, porém com uma abordagem estratégica. Desde a busca por melhores fornecedores até o pós-compra, o procurement abarca atividades como: 

• Negociação e sincronização entre organizações e fornecedores; 
• Cotação, avaliação e seleção de fornecedores; 
• Gerenciamento de transporte, logística e recebimento de pedidos; 
• Aquisição de matérias-primas, mercadorias e serviços; 
• Administração de contratos e documentos; 
• Análise de desempenho e feedback das entregas e dos fornecedores. 

Portanto, o objetivo do procurement é controlar todo o ciclo logístico que envolve a relação entre a empresa e seus fornecedores, incluindo a gestão de produtos e suprimentos que precisam ser adquiridos. 

Muitas vezes, o conceito é erroneamente associado apenas à função de compras, no entanto, ele abrange diversos aspectos de uma cadeia de suprimentos. Além disso, inclui fatores estratégicos relevantes para proporcionar maior eficiência ao gerenciamento dos processos de compras. 

Procurement e a seleção de fornecedores 

O processo de procurement e a seleção de fornecedores são dois processos interligados e cruciais para o sucesso de qualquer empresa.  

Essa conexão se manifesta em diversas etapas, desde a identificação das necessidades de compra até a avaliação de desempenho dos fornecedores selecionados. 

Identificação das necessidades: 

Tudo começa com a precisa definição das necessidades da empresa em termos de bens e serviços. No processo de procurement, essa etapa envolve a análise de diversos fatores, como consumo histórico, previsões de demanda, orçamento disponível e especificações técnicas. Essa etapa inicial é fundamental para direcionar a busca por fornecedores adequados. 

Pesquisa e pré-seleção: 

Com base nas necessidades identificadas, a equipe de procurement inicia a pesquisa de mercado em busca de fornecedores potenciais. Essa pesquisa pode ser realizada através de diversas ferramentas, como bancos de dados online, feiras e eventos do setor, e até mesmo indicações de outras empresas. A pré-seleção dos fornecedores envolve a análise de critérios como: 

• Capacidade técnica e produtiva: o fornecedor possui expertise e infraestrutura para atender às demandas da empresa em termos de qualidade, quantidade e prazos de entrega? 
• Experiência e histórico: o fornecedor possui um histórico positivo de fornecimento para empresas de porte e segmento similar? 
• Localização: a localização do fornecedor impacta nos custos de transporte e logística? 
• Preço: os preços propostos pelo fornecedor estão dentro do orçamento disponível e em linha com o mercado? 
• Condições de pagamento: as condições de pagamento propostas pelo fornecedor são adequadas às necessidades da empresa? 
• Sustentabilidade: o fornecedor adota práticas sustentáveis em sua cadeia produtiva? 
• Reputação: o fornecedor possui uma boa reputação no mercado e entre seus clientes?

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Solicitação de propostas e negociação:

Após a pré-seleção, a equipe de procurement entra em contato com os fornecedores selecionados para solicitar propostas detalhadas. As propostas devem incluir informações como preços, prazos de entrega, condições de pagamento, garantias, especificações técnicas dos produtos ou serviços, e outros detalhes relevantes. 

A etapa de negociação é crucial para obter as melhores condições possíveis para a empresa, buscando equilibrar os critérios predefinidos com as propostas dos fornecedores. É importante considerar fatores como flexibilidade, relacionamento a longo prazo e potencial de inovação.

Seleção final:

Com base nas propostas recebidas e nas negociações realizadas, a equipe de procurement define o fornecedor vencedor. A decisão final deve considerar todos os critérios avaliados, ponderando os pontos fortes e fracos de cada proposta. 

O contrato deve abranger aspectos como prazos de entrega, qualidade dos produtos ou serviços, condições de pagamento, penalidades em caso de inadimplência, e mecanismos de resolução de conflitos.

Monitoramento e avaliação de desempenho:

A seleção de fornecedores não termina com a assinatura do contrato. A equipe de procurement deve monitorar continuamente o desempenho dos fornecedores homologados, avaliando aspectos como qualidade dos produtos ou serviços entregues, prazos de entrega cumpridos, nível de atendimento ao cliente, e aderência aos termos do contrato. 

A avaliação de desempenho permite identificar falhas e oportunidades de melhoria, além de servir como base para a tomada de decisões futuras, como a renovação ou o cancelamento de contratos com fornecedores específicos.  

O processo de procurement e a seleção de fornecedores estão intrinsecamente conectados, formando um ciclo estratégico que garante o abastecimento da empresa com os produtos e serviços necessários para suas operações, ao menor custo possível e com a máxima qualidade. Uma gestão eficiente dessa área contribui significativamente para a competitividade e o sucesso da organização. 

Como a homologação pode auxiliar na melhor escolha de fornecedores? 

A homologação de fornecedores desempenha um papel fundamental na seleção correta de fornecedores dentro do processo de procurement.  

A homologação é o processo pelo qual a empresa avalia e aprova seus fornecedores, garantindo que atendam aos requisitos e padrões necessários para fornecer produtos ou serviços.  

A importância da homologação de fornecedores reside na minimização de riscos e na garantia da continuidade operacional. Ao selecionar fornecedores confiáveis, a empresa reduz a probabilidade de falhas na cadeia de suprimentos, que em algumas situações representa atrasos, prejuízos financeiros e danos à reputação. 

• Garantia de qualidade e conformidade: 

A homologação permite que a empresa verifique se o fornecedor atende aos padrões de qualidade e conformidade exigidos. Isso inclui certificações, normas técnicas, requisitos legais, e outros critérios específicos da empresa. 

• Redução de riscos: 

Ao homologar um fornecedor, a empresa pode reduzir os riscos associados à qualidade inferior dos produtos ou serviços. Fornecedores homologados passaram por uma análise detalhada, o que minimiza os riscos de falhas ou não conformidades. 

• Eficiência nos processos de compra: 

Fornecedores homologados geralmente possuem processos de compra mais eficientes, uma vez que seus termos e condições já foram revisados e aprovados pela empresa. Isso agiliza a fase de negociação e contratação. 

• Aumento da cadeia de valor: 

Ao escolher fornecedores homologados, a empresa pode aumentar a eficiência de sua cadeia de suprimentos. Isso significa uma entrega mais rápida de produtos ou serviços, redução de custos de logística e uma cadeia de valor mais integrada. 

• Conformidade ética e sustentável: 

A homologação também pode incluir critérios éticos e sustentáveis, como práticas de responsabilidade social e ambiental. Isso ajuda a empresa a cumprir suas metas de sustentabilidade e contribuir para uma cadeia de suprimentos mais responsável. 

A homologação de fornecedores é um processo estratégico que auxilia na seleção correta de fornecedores no processo de procurement, garantindo qualidade, conformidade, redução de riscos e eficiência nos processos de compra. Ao homologar fornecedores, a empresa estabelece uma base sólida para construir relações de longo prazo com parceiros confiáveis e alinhados com seus objetivos estratégicos. 

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Para uma homologação confiável e segura, saiba com quem contar 

Cada empresa é única, e uma abordagem personalizada à homologação de fornecedores pode ser a chave para uma grande melhoria operacional.   

Desenvolver uma estratégia adaptada às necessidades específicas do negócio, setor e mercado é essencial. Nesse contexto, contar com um parceiro especializado pode ser um fator decisivo na homologação de fornecedores. 

Primeiramente, com conhecimento aprofundado do mercado e das práticas do setor, eles podem ajudar a empresa a identificar os fornecedores mais adequados às suas necessidades e requisitos específicos.  

Além disso, um parceiro em gestão de terceiros pode realizar uma análise detalhada dos fornecedores em potencial, avaliando não apenas aspectos como capacidade técnica e qualidade dos produtos, mas também critérios éticos, sustentáveis e de conformidade. 

Outro benefício é que esse parceiro pode agir como um facilitador durante o processo de homologação. Eles podem conduzir as comunicações com os fornecedores, solicitar e analisar as propostas, e negociar os termos contratuais em nome da empresa. Isso não só economiza tempo e recursos internos da empresa, mas também garante uma abordagem profissional e objetiva na seleção dos fornecedores. 

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Além disso, um parceiro em gestão de terceiros pode trazer uma perspectiva externa e imparcial ao processo de homologação. Eles estão focados em garantir os melhores interesses da empresa, buscando fornecedores que não apenas atendam aos requisitos técnicos, mas também estejam alinhados com a cultura organizacional e os objetivos estratégicos. Essa abordagem ajuda a empresa a tomar decisões informadas e equilibradas ao selecionar seus fornecedores. 

Por fim, ele também consegue oferecer suporte contínuo após a homologação. É possível que essa empresa parceira monitore o desempenho dos fornecedores, garantindo que eles cumpram os termos do contrato e atendam às expectativas da empresa. Isso inclui a realização de avaliações de desempenho regulares e ações corretivas, se necessário.  

Ou seja, contar com um parceiro de confiança não apenas facilita o processo de homologação, mas também contribui para o sucesso a longo prazo das relações com os fornecedores, promovendo uma cadeia de suprimentos eficiente e confiável. 

Como a Bernhoeft pode ajudar? 

Somos líderes em Gestão de Terceiros, atuando por mais de duas décadas para assegurar a segurança e sustentabilidade não apenas durante a contratação de fornecedores, mas ao longo de todas as etapas contratuais.   

Contamos com especialistas e a aplicação de tecnologias avançadas, como a software Homologue. Com ele, nossas análises/avaliações podem ser também solicitadas de forma específica de acordo com os segmentos de sua empresa e necessidade dos seus clientes, trazendo uma maior segurança para ambas as partes.   

É dessa maneira que buscamos sempre impulsionar a responsabilidade socioambiental e a estabilidade financeira por meio de processo de Homologação de Fornecedores seguro e confiável.