A terceirização é uma prática comum nas empresas modernas, permitindo que elas se concentrem em suas atividades principais enquanto delegam funções secundárias a terceiros. Contudo, essa prática não é isenta de riscos, especialmente no âmbito trabalhista. A prescrição trabalhista, que define os prazos para a reivindicação de direitos, é fundamental para a mitigação desses riscos, protegendo tanto os trabalhadores quanto as empresas. Para mitigar os riscos associados à terceirização, é essencial que as empresas adotem medidas preventivas, como a elaboração de contratos detalhados e a realização de auditorias periódicas. Além disso, a transparência e a comunicação eficaz com os trabalhadores terceirizados são cruciais para resolver conflitos e prevenir disputas legais. Neste blog, discutiremos em profundidade como a prescrição trabalhista pode ser uma ferramenta valiosa na gestão de riscos na terceirização. LEIA MAIS: Guia completo sobre a Gestão de Terceiros Prazos prescricionais: proteção e redução de riscos Primeiramente, é essencial que as empresas compreendam os prazos prescricionais. Os prazos prescricionais são períodos estabelecidos por lei durante os quais uma pessoa pode exercer seu direito de buscar reparação ou reivindicação de seus direitos perante um tribunal. De maneira resumida e traduzida, podemos exemplificar que, se um trabalhador, que não recebeu as horas extras, deixa então, de cobrá-las pela demora, não poderá requerer ou exigir o recebimento mais. No Brasil, a prescrição trabalhista é de cinco anos durante o contrato de trabalho, limitando-se a dois anos após a rescisão contratual, conforme está previsto na Constituição federal de 1988: “O artigo 7º, inciso XXIX, da Constituição Federal estabelece os prazos prescricionais para a reclamação de créditos resultantes das relações de trabalho. Segundo este artigo, os trabalhadores têm o direito de reclamar créditos trabalhistas até cinco anos durante a vigência do contrato de trabalho e até dois anos após a extinção do contrato”. Esses prazos funcionam como uma forma de proteger tanto os trabalhadores, para garantir que seus direitos reivindicados dentro de um período determinado, no que diz respeito às empresas, ao limitar o tempo em que podem ser responsabilizados por possíveis passivos trabalhistas. Isso incentiva as empresas a adotarem boas práticas de gestão e conformidade, alterando o risco de litígios e fortalecendo a segurança jurídica na terceirização, evitando que litígios se prolonguem indefinidamente. Esse conhecimento permite que as empresas mantenham registros adequados e estejam preparadas para eventuais reivindicações dentro desses prazos. Como reduzir os riscos? > Implementação de políticas de conformidade rigorosas: a realização de auditorias periódicas é fundamental para identificar e corrigir irregularidades, complementada pela manutenção de uma comunicação transparente com os prestadores de serviços. Além disso, é crucial garantir que todas as partes estejam cientes de suas responsabilidades e obrigações. > Escolha criteriosa de parceiros terceirizados: a seleção de prestadores que demonstrem conformidade com as leis trabalhistas e tenham boa reputação é essencial, assim como a elaboração de contratos detalhados, que incluam cláusulas claras sobre responsabilidades e obrigações. Essas práticas visam minimizar os riscos de passivos trabalhistas e garantir a qualidade dos serviços prestados. > Monitoramento e auditorias contínuas: realização de auditorias para verificar registros de pagamento, condições de trabalho e cumprimento das normas de segurança. Implementação de medidas corretivas antes que problemas se tornem passivos significativos. Identificação precoce de problemas para garantir a conformidade legal e contratual. > Capacitação contínua dos gestores: atualização constante sobre leis trabalhistas e melhores práticas de terceirização. Programas de treinamento e desenvolvimento profissional para gestores. Promoção de decisões informadas e estratégias eficazes de mitigação de riscos. Baixar a Política de Gestão de Terceiros A importância da prescrição trabalhista na Gestão de Riscos com Terceiros A prescrição trabalhista não elimina completamente os riscos, mas contribui significativamente para reduzi-los. Quando a gestão de terceiros é feita de maneira proativa e com um controle rigoroso, os riscos são mitigados, o que pode gerar economia de custos e proteger a reputação da empresa. Criação de processos estruturados É fundamental garantir o cumprimento das normas trabalhistas desde o início da contratação, assegurando que todas as obrigações legais sejam atendidas. Essa atenção deve se estender ao longo da vigência do contrato e até o encerramento do vínculo, para que a empresa minimize riscos e mantenha uma relação saudável com seus fornecedores e trabalhadores terceirizados. Comunicação clara A comunicação entre a empresa contratante, fornecedores e trabalhadores terceirizados é essencial para o sucesso da parceria. O conhecimento e entendimento dos direitos e obrigações por todas as partes envolvidas ajudam a reduzir as chances de problemas. Além disso, práticas de transparência e a atualização constante sobre mudanças legais são recomendadas para manter todos informados e evitar complicações futuras. Revisão periódica de contratos A revisão dos contratos e acordos de trabalho é uma medida relevante para garantir a conformidade legal. Mudanças na legislação ou novas interpretações jurídicas podem exigir ajustes contratuais, tornando essencial que as empresas estejam atentas a essas alterações. Adoção de ações rápidas e preventivas ajuda a evitar passivos inesperados, promovendo uma gestão mais segura e eficiente das relações trabalhistas. Postura de conformidade e responsabilidade A demonstração de conformidade agrega valor à reputação da empresa, destacando seu comprometimento com boas práticas de gestão. Além disso, a adoção de práticas responsáveis fortalece as relações com os fornecedores, promovendo parcerias mais sólidas e confiáveis que beneficiam todas as partes envolvidas. Diferencial competitivo da terceirização A terceirização bem gerida pode se tornar um diferencial competitivo para a empresa. O controle adequado dos riscos trabalhistas não apenas evita problemas jurídicos, mas também contribui para a criação de parcerias duradouras e confiáveis. Essas parcerias promovem o crescimento e a sustentabilidade, beneficiando tanto a empresa quanto seus fornecedores. SAIBA MAIS: 5 dicas para Redução de Processos Trabalhistas – Case Bernhoeft Conclusão A prescrição trabalhista desempenha um papel fundamental na gestão de terceiros, fornecendo uma camada de proteção às empresas contratantes. No entanto, para que essa proteção seja efetiva, é essencial que as organizações adotem boas práticas de gestão que minimizem riscos e assegurem conformidade com a legislação trabalhista. Quando bem compreendida e aplicada, a prescrição trabalhista torna-se uma ferramenta poderosa na mitigação de riscos associados à terceirização. Aliada a políticas de conformidade, seleção criteriosa de parceiros, capacitação contínua dos gestores, uso de tecnologia e gestão eficaz de conflitos, ela contribui para um ambiente de trabalho mais seguro e juridicamente protegido. Empresas que implementam essas práticas estão mais preparadas para enfrentar os desafios da terceirização e garantir a sustentabilidade de seus negócios a longo prazo. Essas estratégias não apenas reduzem riscos, mas também promovem um ambiente de trabalho mais justo e eficiente, beneficiando tanto a empresa quanto seus colaboradores. Como a Bernhoeft pode te ajudar? Somos pioneiros na Gestão de Terceiros, trabalhamos há 20 anos garantindo a segurança e sustentabilidade não só no momento da contratação de fornecedores, mas em todas as fases do contrato. Oferecemos soluções personalizadas para as demandas específicas, auxiliando na implementação de práticas seguras e fornecendo treinamentos para uma conformidade documental. Nossa equipe de profissionais altamente qualificados está pronta para ajudá-lo a navegar pelas complexidades da gestão de terceiros. Com a nossa ajuda, você pode garantir que a sua empresa esteja em conformidade com todas as leis e regulamentos relevantes, minimizando o risco de multas e penalidades. Entre em contato conosco. Escrito por: Paulo Tiago Lemos Pereira Alves | Analista de Gestão de Riscos com Terceiros
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Nossa missão é a de potencializar resultados e garantir segurança por meio de soluções inteligentes, inovadoras e digitais, surpreendendo clientes no âmbito da gestão financeira, contábil, trabalhista, tributária e obrigações legais.
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People analytics é uma abordagem centrada no desenvolvimento dos Recursos Humanos com base em dados. Essa metodologia de gestão de pessoas tem feito sucesso porque combina o modelo tradicional de gerenciamento com uma tomada de decisão mais inteligente e estratégica. Utilizar a intuição como norte de uma decisão não é de todo precipitado. A experiência é relevante e eficiente, mas em um cenário que há dados que podem ser usados, desperdiçá-los parece contraditório demais. O RH é um setor dinâmico justamente porque muda conforme o mundo evolui. Se não for possível dar vez aos novos modelos de fazer gestão de pessoas, então alguma prática organizacional precisa ser revista. A estratégia data-driven é possível porque o people analytics funciona a partir de coleta, análise e resultados desses dados. A coleta pode usar avaliações de desempenho, pesquisas de feedback, PDI e históricos para reunir essas informações. A análise dos comportamentos pode incluir regressão linear, análise de variância e machine learning para agrupar os dados. Já a visualização pode ser feita por um especialista ou ferramentas de BI e planilhas. Até aqui acredito que o people analytics já te convenceu a ser implementado aí na sua empresa, mas ainda falta uma informação importante: modelos preditivos. São ferramentas que utilizam algoritmos e técnicas estatísticas para fazer análise sobre eventos futuros com base em dados históricos e padrões identificados. Tudo isso é bastante utilizado para a antecipação de rotatividade, planejamento de sucessão e otimização do recrutamento. Em vez de um RH reativo, people analytics combinado aos modelos preditivos, permitem que as organizações sejam proativas, transformando dados em insights para melhorar a eficiência operacional, engajamento dos colaboradores e alcançar os objetivos estratégicos da empresa. Retenção de talentos Ter informações concretas é melhor do que supor. Uma das áreas mais impactadas pelos modelos preditivos e o people analytics é a retenção de talentos. A rotatividade de funcionários pode ser extremamente onerosa, tanto em termos de custos diretos de recrutamento e treinamento quanto em termos de perda de conhecimento e produtividade. Um estudo da consultoria organizacional Korn Ferry aponta que a substituição de um funcionário tem um custo médio entre 120% a 200% do seu salário. Investir em talentos internos elimina esse gasto, ao mesmo tempo que valoriza as pessoas que já passaram pelo crivo do RH, dando a oportunidade de crescimento que o funcionário tanto espera. Modelos preditivos analisam dados como satisfação no trabalho, avaliações de desempenho e padrões de absenteísmo para prever quais funcionários têm maior probabilidade de deixar a empresa. Com essa informação, os gestores podem implementar estratégias de retenção específicas, como oportunidades de desenvolvimento de carreira, ajustes salariais ou melhorias no ambiente de trabalho, antes que os funcionários tomem a decisão de sair. Exatamente como dissemos acima. A alta taxa de turnover é uma realidade. Uma pesquisa da Gallup destaca que só 23% dos profissionais estão envolvidos com o trabalho, enquanto 59% apenas cumprem o seu papel. O baixo envolvimento do colaborador é uma preocupação de toda empresa, mas a decisão de fazer algo em relação aos dados é papel do RH. Planejamento de sucessão Outro aspecto importante é o planejamento de sucessão. Identificar e preparar futuros líderes permite a continuidade e sustentabilidade dos negócios, especialmente em tempos de mudanças rápidas. Os modelos preditivos fazem com que que as empresas identifiquem funcionários com alto potencial de liderança com base em dados de desempenho e outros indicadores relevantes. Com essa previsão, é possível começar a desenvolver essas pessoas desde cedo, oferecendo treinamentos específicos e oportunidades de crescimento que garantem uma transição mais efetiva quando as oportunidades surgirem. ➡️ Leia também: Como o RH estratégico impulsiona o desenvolvimento de líderes Otimização do Recrutamento A proatividade se estende também ao recrutamento. Tradicionalmente, as empresas iniciam processos de recrutamento quando surge uma vaga, o que pode resultar em longos períodos de inatividade e perda de produtividade. Usando modelos preditivos, é possível prever necessidades de contratação com base em tendências de negócios e crescimento projetado. Essa antecipação permite que o RH inicie o recrutamento antes que a vaga seja aberta e o prazo apertado, assegurando que os candidatos com maior fit estejam prontos quando as vagas surgirem. Além disso, ao analisar os perfis de maior desempenho dos funcionários atuais, os modelos preditivos podem ajudar a refinar os critérios de seleção. Essas são apenas algumas possibilidades de como é possível trabalhar com dados preditivos na área de RH. Contudo, ressaltamos que a implementação de uma análise preditiva requer um esforço significativo, desde a coleta e limpeza dos dados até a construção e validação dos modelos. Desafios enfrentados na implementação de People Analytics Um dos principais desafios é garantir a qualidade dos dados. Muitos sistemas de RH têm dados fragmentados, inconsistentes ou incompletos, o que pode levar a análises imprecisas. Implementar um processo robusto de coleta, limpeza e organização dos dados é fundamental. Isso requer a integração de diferentes sistemas e a padronização das informações. A equipe de RH tradicionalmente não possui habilidades analíticas avançadas, como estatística, ciência de dados ou modelagem preditiva. Isso pode limitar a capacidade de implementar e interpretar insights de people analytics. Investir em treinamento ou contratar profissionais com conhecimento em análise de dados pode ser uma solução. Parcerias entre RH e equipes de ciência de dados também facilitam a implementação. Aqui é importante destacar que para o RH se dedicar a atividades de inteligência de negócio é necessária uma virada de chave da empresa como um todo. Enquanto a equipe precisar lidar com operações burocráticas e obrigatórias, ficará difícil focar os esforços nessa parte estratégia que assegura o crescimento da organização. Para isso, a solução é ter uma empresa especializada em BPO de Folha de Pagamento tomando à frente das rotinas do departamento pessoal, oferecendo apoio constante e informações orientadas por dados vindos da folha de pagamento, da gestão de benefícios e ponto. Muitas empresas têm sistemas de gestão de RH desconectados, o que torna difícil a integração de todos os dados relevantes em uma plataforma única. A falta de um sistema unificado pode dificultar a aplicação de People Analytics de forma eficiente, mas não é um impeditivo, o importante mesmo é fazer o que for possível com o que se tem. Se a sua empresa estiver em um momento que seja possível investir, adote uma plataforma de HRIS (Human Resources Information System) que integre todas as áreas de RH para tornar o trabalho mais tranquilo. Ferramentas como Workday, SuccessFactors ou ADP podem ajudar a centralizar dados e melhorar a acessibilidade. Como people analytics lida com dados pessoais e sensíveis dos colaboradores, há desafios legais a serem considerados, como garantir o cumprimento da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). Implementar políticas de privacidade rigorosas, utilizar anonimização e criptografia de dados e garantir que o uso dos dados seja transparente e ético são práticas recomendadas. Além disso, envolver o departamento jurídico e de compliance na implementação de people analytics respalda a empresa e facilita a conformidade. A implementação de people analytics pode exigir um investimento significativo em tecnologia, ferramentas de análise e desenvolvimento de competências. As empresas podem ter dificuldade em justificar esse custo inicial, especialmente se o ROI não for evidente a curto prazo. Focar em quick wins e em pilotos de pequena escala pode demonstrar o valor do investimento desde cedo. Ao mostrar resultados iniciais, como a melhora em processos de recrutamento ou retenção, o RH justifica um investimento maior. Exemplo de como transformar dados em ações Segundo um estudo da Harvard Business Review, cerca de 70% das organizações veem a metodologia do people analytics como uma de suas prioridades atualmente. Mas como, efetivamente, implementar análise de dados e transformar os resultados em em ações concretas? Nós entendemos que existe uma grande dificuldade das equipes nesse sentido, por isso separamos um exemplo que pode ajudar a elucidar as ideias por aí. Uma empresa global de petróleo com subsidiária em diversos locais ao redor do mundo, convocou esforços da equipe de RH para ajudar a melhorar um processo financeiro que ocorria mensalmente em todas as subsidiárias. As dificuldades desse time foram as diferenças das regras contábeis locais que impedia uma padronização perfeita, além da dispersão geográfica dificultar a coleta de informações. Então, em vez de começar com pesquisa de campo, o time de análise usou os dados para estabelecer uma linha de base para o tempo gasto no processo financeiro em cada subsidiária e mapear quais eram as equipes envolvidas nele. O resultado foi impactante. O país mais eficiente estava 16% acima dos demais com redução de 71 horas gastas e 40 pessoas a menos envolvidas no processo. Tanto a equipe de coleta, quanto os representantes da subsidiária ficaram impressionados com os números, pois eles não faziam ideia de como eram eficientes. A partir desses dados, foi possível colocar a subsidiária em destaque, entendendo como eram feitos os seus processos e replicando, com ajustes, para as demais. Assim, entendemos que sem a coleta e análise de dados seria quase impossível descobrir um resultado tão impressionante e espalhar para o restante da empresa. Exemplo na Bernhoeft Aqui na Bernhoeft, estamos sempre entendendo como usar mais e difundir essa cultura dentro do time de gente. Por exemplo, utilizamos o People Analytics de forma estratégica para entender e antecipar os movimentos dos nossos colaboradores, o que nos permite agir de forma proativa e focada em retenção de talentos. Um dos aspectos centrais que analisamos é o motivo dos desligamentos. Estudamos atentamente os dados relacionados aos colaboradores que deixam a empresa, identificando os fatores que levaram à sua saída, bem como dados demográficos, desempenho e o tempo médio de permanência. Essas informações são cruzadas com os resultados da nossa pesquisa semanal de engajamento, que é aplicada de forma contínua através de uma plataforma digital. Ao fazer essa conexão entre as percepções de engajamento e os dados de desligamento, conseguimos identificar padrões de comportamento e riscos potenciais de saída, especialmente em grupos específicos. “Isso tudo permite que o time de Gente e as lideranças se antecipem a possíveis saídas e tomem ações preventivas, como reavaliação de processos internos ou acompanhamento mais próximo de determinados times. Isso nos ajuda a identificar problemas antes que eles se tornem críticos.” — Rafaela Lucena, Sócia de Soluções em RH. Essas análises nos dão uma visão mais completa e estratégica dos nossos times, permitindo que o RH tenha um papel cada vez mais proativo e alinhado com os objetivos de negócio. Caso de sucesso e como foi estruturado - Google Utiliza people analytics para prever a probabilidade de um colaborador deixar a empresa e desenvolve planos personalizados de retenção baseados nos resultados obtidos. Para isso, coleta uma grande quantidade de dados sobre seus funcionários, incluindo: dados demográficos (idade, gênero, escolaridade), dados de desempenho, dados comportamentais e de feedback. Utilizando algoritmos de aprendizado de máquina, analisa esses dados para identificar padrões e correlações que indicam a probabilidade de um funcionário deixar a empresa. Por exemplo, uma análise pode revelar que funcionários com determinada faixa etária e tempo de casa, que receberam avaliações abaixo do esperado nos últimos seis meses, têm maior probabilidade de procurar novas oportunidades. Com base nos padrões identificados, constrói modelos preditivos que calculam a probabilidade de um funcionário sair da empresa em um determinado período e o porquê. Esses modelos são atualizados constantemente para garantir a precisão das variações, e os motivos são diversos, abarcando: falta de oportunidades de crescimento, salário não competitivo com o mercado e desequilíbrio entre vida pessoal e profissional. Então, o Google desenvolve planos personalizados de retenção para cada funcionário em risco de deixar a empresa. Esses planos podem incluir mentoria, reconhecimento e flexibilidade. Soluções em RH! Nossa equipe de especialistas executa todas as demandas operacionais e burocráticas com atendimento próximo e comunicação eficiente, permitindo que seu RH foque em iniciativas estratégicas que aprimorem a jornada do colaborador e fortaleçam a cultura organizacional. Oferecemos um serviço completo de terceirização, gerenciando folha de pagamento, controle de ponto e benefícios de forma integrada, focando na conformidade e agilidade nos processos, proporcionando mais eficiência e tranquilidade para sua equipe. 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SAIBA MAISNos últimos tempos, diversas empresas têm recebido e-mails fraudulentos que utilizam o nome de órgãos públicos, alegando a necessidade de pagamento de supostas taxas. Esses e-mails são falsos e tentam induzir o pagamento de valores indevidos sob a ameaça de deixar a empresa inapta, essa informação não é verdadeira. Órgãos públicos não utilizam e-mail como canal oficial para envio de notificações sobre pagamentos de taxas, tributos ou outras obrigações relacionadas à regularização empresarial. Essas comunicações são feitas, geralmente, por meio de portais oficiais (em que a empresa precisa acessar com login e senha), correios (através de cartas ou AR) e publicações em diários oficiais. Principais características dos e-mails falsos Os fraudadores costumam usar nomes de órgãos governamentais para dar mais credibilidade à mensagem; O e-mail geralmente menciona taxas de "localização e funcionamento", DARFs, pagamento do Simples Nacional ou algo semelhante, sempre com prazos curtos para pagamento; A mensagem tenta assustar a empresa afirmando que, caso não efetue o pagamento, ficará inapta para exercer suas atividades; Podem incluir links ou anexos que, ao serem abertos, podem instalar malwares ou capturar informações sigilosas. Exemplo de e-mails falsos A Junta Comercial de São Paulo tomou algumas medidas A Junta Comercial do Estado de São Paulo (JUCESP) já tomou providência em relação a esse assunto. Portaria Nº 66, de 5 de setembro de 2024, que estabelece uma lista exemplificativa de restrições para nomes empresariais. A medida visa prevenir a abertura de empresas com denominações que possam induzir a erro, utilizar indevidamente nomes de órgãos públicos ou contrariar a lei e os princípios da veracidade e novidade. O principal objetivo da Portaria é proteger o interesse público e a integridade do ambiente de negócios contra práticas fraudulentas e o uso indevido de nomes empresariais. A JUCESP identificou um aumento significativo de registros empresariais que utilizam denominações similares a órgãos públicos ou empresas de grande notoriedade, com o intuito de enganar terceiros e praticar fraudes. A lista de restrições, de caráter exemplificativo e não taxativo, inclui: Siglas ou denominações de órgãos públicos: nacionais ou internacionais, salvo quando não houver risco de confusão; Nomes que induzam ao erro: quanto à natureza, objeto social ou legitimidade da empresa. Nomes semelhantes a empresas de grande notoriedade: que possam induzir a erro ou causar prejuízo a terceiros. Termos ofensivos: que atentem contra a moral, os bons costumes ou sejam considerados ofensivos. Importante lembrar que a portaria é válida apenas para o Estado de São Paulo, mas os golpes estão acontecendo a nível nacional. Atualizações e implementação da nova portaria A lista será atualizada periodicamente pela JUCESP, com base em análises de registros e em colaboração com órgãos de fiscalização e controle. O sistema de registro de empresas será programado para consultar automaticamente a lista durante o processo de deferimento de nomes empresariais. Registros que confrontem a lista de restrição terão seu deferimento automático bloqueado. Caso seja identificado que um nome empresarial registrado consta na lista de restrição ou incorre em fraude evidente, a JUCESP adotará as medidas necessárias para o cancelamento sumário do registro, conforme previsto na legislação vigente. O órgão se compromete a divulgar orientações claras aos interessados em registrar nomes empresariais, de forma a evitar o uso de termos proibidos ou que contrariem as normas vigentes. A Portaria Nº 66 entra em vigor na data de sua publicação (05 de setembro de 2024), reforçando o compromisso com a proteção do interesse público e a integridade do ambiente de negócios. O que fazer em caso de recebimento de e-mails suspeitos ➡️Sempre verifique o remetente. Muitos e-mails fraudulentos usam endereços parecidos com os oficiais, mas com pequenas variações. Sempre confira o endereço e desconfie de domínios suspeitos. ➡️Evite clicar em links desconhecidos, principalmente se estiverem vinculados a esses e-mails suspeitos. Links em e-mails podem levar a sites fraudulentos. Prefira acessar diretamente os portais oficiais do governo ou do órgão mencionado. ➡️Órgãos públicos nunca fazem ameaças de inaptidão imediata sem processos administrativos claros e notificação prévia. Geralmente os e-mails fraudulentos possuem um senso de urgência bem característico que é distante do que é praticado pelos órgãos oficiais. ➡️ Por último, caso receba um e-mail suspeito, entre em contato direto com o órgão que foi plagiado, informando toda a situação. Essa etapa é importante pois nem sempre a instituição pública sabe que essa tentativa de golpe em seu nome está acontecendo. Proteger-se de fraudes é responsabilidade de todos. Criar uma rede de apoio evita que outras empresas/pessoas caiam nesse tipo de golpe, portanto, compartilhe essas informações com sua equipe para que todos estejam atentos e evitem prejuízos causados por ações fraudulentas.
SAIBA MAISA modernização na inspeção do trabalho tem transformado profundamente a gestão de terceiros, impulsionada por novas tecnologias que tornam os processos de auditoria mais ágeis e precisos. Com a digitalização e a automação, as empresas e fornecedores precisam se adaptar a um ambiente cada vez mais exigente, no qual a conformidade com normas trabalhistas é monitorada de forma contínua e rigorosa. Essas mudanças têm impacto direto na forma como as empresas gerenciam seus fornecedores. A incorporação de ferramentas tecnológicas, como plataformas de auditoria digital e verificação de documentos, oferece maior controle sobre o cumprimento das obrigações legais, reduzindo o risco de penalidades e garantindo uma gestão de terceiros mais eficiente. No entanto, essa modernização também exige que os fornecedores adotem práticas de conformidade mais rigorosas para atender às novas demandas. Neste blog, vamos explorar como a modernização na inspeção do trabalho impacta diretamente a gestão de fornecedores, destacando os benefícios para as empresas que terceirizam serviços e as melhores práticas para se manter em conformidade nesse cenário tecnológico. LEIA MAIS: Guia completo sobre a Gestão de Terceiros O que é a modernização na inspeção do trabalho? A modernização da inspeção do trabalho envolve a incorporação de novas tecnologias e metodologias para monitorar e fiscalizar as condições de trabalho e a conformidade com as leis trabalhistas, mas vai além da simples automação. Enquanto a tecnologia desempenha um papel importante, especialmente com o aumento de plataformas digitais, softwares de monitoramento e sistemas de gestão, a modernização deve ser compreendida como um processo híbrido. As novas ferramentas, como o uso de relatórios eletrônicos, sistemas de análise de dados e a inteligência artificial, trouxeram eficiência e velocidade ao processo de inspeção. Isso permite que as empresas monitorem fornecedores e terceirizados com mais frequência e de maneira mais detalhada. No entanto, para evitar que essa modernização resulte em uma supervisão superficial, é necessário que ela seja complementada com auditorias físicas e inspeções presenciais, que asseguram a análise de aspectos que, muitas vezes, são difíceis de mensurar apenas por via digital. A modernização na inspeção não deve ser vista como um afastamento da supervisão humana, mas como um reforço. Ao aliar os benefícios da tecnologia com a expertise de profissionais que conduzem auditorias in loco, o processo torna-se mais robusto e confiável. Isso é especialmente relevante no cenário de gestão de terceiros, onde o comportamento de fornecedores pode variar, e a presença física no local de trabalho ajuda a garantir que as normas e regulamentações estejam sendo seguidas fielmente. Benefícios da modernização para a gestão de terceiros Para as empresas que utilizam serviços terceirizados, a modernização na inspeção traz inúmeros benefícios. Além de melhorar a conformidade, ela oferece uma série de vantagens que impactam diretamente a qualidade do serviço, a eficiência operacional e a relação com os fornecedores. > Aumento da eficiência operacional: um dos principais benefícios da modernização é a otimização dos processos de inspeção. Com a utilização de ferramentas digitais e a combinação de auditorias presenciais, as empresas conseguem monitorar e avaliar seus fornecedores de forma mais rápida e eficiente. Isso economiza tempo e recursos, permitindo que a empresa se concentre em outras atividades estratégicas. > Prevenção de problemas antes que ocorram: a modernização na inspeção permite que problemas sejam identificados em estágios iniciais. Com o uso de sistemas de monitoramento contínuo, a empresa pode receber alertas sobre potenciais irregularidades antes que elas se tornem grandes problemas. Isso facilita a implementação de ações corretivas de forma ágil. > Facilidade na geração de relatórios: as plataformas digitais utilizadas na modernização oferecem relatórios automáticos e detalhados sobre o desempenho dos fornecedores. Isso facilita a geração de relatórios de conformidade, que podem ser compartilhados com stakeholders internos e externos. Essa transparência fortalece a confiança na gestão de terceiros. > Flexibilidade e personalização: ao combinar metodologias tecnológicas com inspeções físicas, a modernização oferece flexibilidade. Cada fornecedor pode ser avaliado de acordo com suas especificidades, permitindo que as auditorias sejam personalizadas para atender às necessidades específicas de cada relação contratual. > Mitigação de riscos trabalhistas e financeiros: a fiscalização contínua, tanto digital quanto presencial, garante que os fornecedores estejam operando de acordo com as normas trabalhistas, de segurança e regulatórias. Isso reduz os riscos de litígios trabalhistas e de multas associadas à não conformidade. > Melhora no relacionamento entre empresas e fornecedores: a modernização dos processos desempenha um papel importante no fortalecimento das relações entre empresas e seus fornecedores. Ao operar em um ambiente que prioriza a transparência e a conformidade, as chances de mal-entendidos são minimizadas, o que favorece uma comunicação mais eficiente. Esse clima de confiança promove cooperação mútua, reduz desentendimentos e contribui diretamente para uma gestão de terceiros mais eficaz e produtiva. SAIBA MAIS: Auditoria de campo: como mitigar riscos trabalhistas Impactos na conformidade dos fornecedores A conformidade dos fornecedores é um dos pilares para garantir que os serviços terceirizados sejam executados dentro das normas e regulamentações legais, e a modernização na inspeção tem impactos profundos nesse sentido. Ao combinar ferramentas tecnológicas com auditorias físicas, as empresas conseguem uma visão mais ampla e detalhada das operações dos seus fornecedores. Os principais impactos incluem: Transparência e rastreabilidade aprimorados A modernização traz consigo o aumento da transparência nos processos dos fornecedores. As ferramentas digitais, como sistemas de gestão de contratos e monitoramento em tempo real, permitem que as empresas obtenham informações mais precisas sobre o cumprimento de normas. Isso facilita a rastreabilidade de todas as etapas de um processo terceirizado, assegurando que ele esteja de acordo com os padrões de conformidade exigidos. Identificação rápida de desvios Com a combinação de inspeções presenciais e monitoramento digital, qualquer irregularidade é rapidamente detectada. Essa agilidade em identificar problemas ajuda as empresas a tomarem medidas corretivas imediatas, reduzindo o risco de passivos trabalhistas ou de segurança. Redução de riscos regulatórios A modernização na inspeção reduz a exposição das empresas aos riscos regulatórios. Uma fiscalização mais eficiente e bem-organizada garante que os fornecedores sigam todas as leis e regulamentações vigentes, evitando problemas jurídicos e financeiros. Além disso, a combinação de métodos tradicionais com inovações tecnológicas cria um sistema de fiscalização mais abrangente e completo. A presença de auditores, juntamente com a capacidade de monitoramento digital, assegura uma conformidade mais rigorosa, onde os riscos de desvios ou fraudes são significativamente minimizados. CONFIRA: Como garantir mais conformidade na Gestão de Terceiros 5 dicas para manter a conformidade na Gestão de Terceiros Manter a conformidade dos fornecedores em um ambiente moderno e dinâmico exige uma abordagem integrada que combine a implementação de processos tecnológicos com auditorias físicas regulares. Para garantir que sua empresa continue em conformidade, é fundamental adotar as seguintes estratégias: Integração tecnológica e acompanhamento presencial: a melhor forma de garantir a conformidade dos fornecedores é usar a tecnologia a seu favor, mas sem deixar de lado o acompanhamento humano. Ferramentas como sistemas de gestão de fornecedores, que monitoram em tempo real a execução de tarefas e o cumprimento de normas, são complementadas por auditorias presenciais para verificação da realidade operacional. Auditorias contínuas e não apenas periódicas: uma das chaves para a conformidade eficaz é realizar auditorias contínuas e não apenas anuais ou semestrais. O monitoramento em tempo real, combinado com visitas regulares dos auditores, garante que a empresa tenha um controle constante sobre as práticas dos fornecedores. Isso evita que problemas passem despercebidos por longos períodos. Capacitação dos fornecedores: outro aspecto fundamental para garantir a conformidade é investir na capacitação dos fornecedores. Ao fornecer treinamentos regulares sobre normas trabalhistas, boas práticas de segurança e governança corporativa, sua empresa ajuda os fornecedores a se manterem atualizados e dentro da conformidade. Estabelecimento de indicadores de desempenho: criar indicadores claros para monitorar a conformidade dos fornecedores ajuda a identificar possíveis problemas antes que eles ocorram. KPIs (Key Performance Indicators) relacionados ao cumprimento de prazos, à segurança do trabalho e à satisfação dos trabalhadores devem ser utilizados para guiar a fiscalização. Fortalecimento da comunicação e transparência: a manutenção de um canal aberto e transparente de comunicação com os fornecedores também é crucial. Isso permite que a empresa fique ciente de qualquer dificuldade ou questão que possa comprometer a conformidade, possibilitando ações preventivas antes que problemas maiores ocorram. Participe do GRT Connect no dia 06/11, um evento online e gratuito, especialmente voltado para fornecedores. Aproveite essa oportunidade para aprofundar seus conhecimentos sobre conformidade documental e se conectar com especialistas e líderes do mercado. Juntos, vocês poderão explorar as melhores práticas, trocar experiências valiosas e aprender como aplicar estratégias eficazes em sua empresa. Não perca essa chance de se preparar para os desafios e oportunidades do setor! Como a Bernhoeft pode ajudar? A Bernhoeft, com seus 20 anos de experiência em Gestão de Riscos com Terceiros, oferece soluções personalizadas que garantem segurança e sustentabilidade em todas as etapas contratuais. Ao ajudar na auditoria de fornecedores e na implementação de práticas seguras, a Bernhoeft garante que cada parceiro atue de forma alinhada às expectativas da empresa e do mercado. Além disso, os treinamentos promovidos asseguram que os fornecedores cumpram rigorosamente os requisitos documentais, resultando em maior segurança e mitigação de riscos trabalhistas e de saúde e segurança do trabalho. Entre em contato conosco. Escrito por: Regina Vitoria Maciel de Lima | Assistente de Gestão de Riscos com Terceiros
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