Saiba o que você deve fazer para atestar que seus documentos de Saúde e Segurança possuem validade jurídica

Num mundo cada vez mais digital, onde o metaverso se torna um novo tipo de realidade e em que a LGPD se faz presente, compreender os meios que garantirão a autenticidade dos documentos é fator determinante para a segurança da sua empresa. Porém os cuidados em relação a isso se consolidaram já há duas décadas, em 2001, quando a Medida Provisória 2.200-2 instituiu a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil. Já naquela época, com a distribuição de sinal de internet a pleno vapor, foi sentida a necessidade da criação da ICP para garantir a autenticidade, integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica. Um grande passo foi dado graças à publicação da MP.

Somado a isso, no caso dos documentos de Saúde e Segurança do trabalho, muitos deles devem ser reavaliados anualmente e serem guardados por décadas, mas até recentemente não havia um direcionamento formal e específico para a SST que instruísse como deveria ser feita a validação destes em formato digital ou digitalizado. A Nova NR-01, vigente desde 03 de janeiro de 2022, traz em seu texto o item 1.6 que é totalmente direcionado a fornecer orientações quanto a prestação de informação digital e digitalização de documentos.

Este item indica que os documentos previstos nas NR – tais como ASO, programas, laudos, entre outros – podem ser emitidos e armazenados em meio digital e com certificado digital que esteja de acordo com o estipulado pela ICP-Brasil. Já os documentos físicos, assinados manualmente – inclusive aqueles que são anteriores à vigência do novo texto da NR –, podem ser arquivados em meio digital por período que corresponda ao exigido pela legislação que o regulamenta, mediante processo de digitalização.  O processo de digitalização deve ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, o sigilo do documento digital, com a utilização de certificado digital emitido de acordo com requisitos da ICP.

As empresas que optarem pela digitalização de documentos originalmente físicos devem manter os originais; e devem ainda garantir a preservação de todos os documentos que são originalmente digitais ou digitalizados por meio de procedimentos e tecnologias que permitam verificar, a qualquer tempo, sua validade jurídica em todo território nacional, garantindo permanentemente sua autenticidade, integridade, disponibilidade, rastreabilidade, irretratabilidade (algo permanente, não modificado), privacidade e interoperabilidade (que possa ser validado por diversos sistemas distintos).

Vamos entender melhor como funciona isso na prática. Visualize o seguinte cenário:

Sua empresa revisou e emitiu PCMSOs desde o ano de 2010 em formato físico. Os programas emitidos ao longo destes anos podem ser digitalizados (escaneados e transformados em arquivos PDF, por exemplo) e apresentados neste formato em caso de inspeções, desde que estejam devidamente assinados digitalmente e que estas assinaturas possam ser incontestavelmente verificadas por diversos sistemas e permitam o rastreio de sua origem, pois só assim serão consideradas legalmente válidas. Porém é importante salientar que os documentos físicos, que deram origem aos digitalizados, deverão ser mantidos pois poderão ser solicitados.

Já os documentos com emissão originalmente digital são permitidos, desde que cópias sejam disponibilizadas aos trabalhadores – quando assim previsto em norma –, e que sejam assinados digitalmente com suas características nativas preservadas também permitindo o rastreio e validação de acordo com requisitos da ICP-Brasil. Em casos de fiscalização em que a autenticidade da assinatura não seja comprovada, o Código Penal prevê como uma infração dos Arts. 297 e 298, com as seguintes penalidades: Reclusão, de 1 (um) a 5 (cinco) anos, e multa, se o documento é público; e reclusão de 1 (um) a 3 (três) anos, e multa, se o documento é particular.

Na Gestão de Riscos com Terceiros da Bernhoeft a análise dos documentos é criteriosa para assegurar que todos os documentos apresentados possuem validade jurídica, garantindo maior segurança para a sua empresa e trabalhadores.

Você já amadureceu essa ideia? Aqui a sua segurança é o nosso Core Business.

Somos a maior empresa de Gestão de Terceiros do Brasil, pioneira na Prevenção de Riscos Trabalhistas e Gestão de Riscos com Terceiros. Realizamos desde 2003 uma minuciosa avaliação dos riscos envolvidos na relação entre empresas tomadoras e prestadoras de serviços.

Autor: Elayne Santana | Analista de Qualidade