Segregação clara de funções e responsabilidades

Dando seguimento a nossa série sobre melhores práticas de contingência trabalhista, hoje discutiremos a nossa terceira dica e abordaremos como a segregação de funções pode impactar na sua contingência.

É de conhecimento de todos que, nos mais diversos cenários, separar funções potencialmente conflitantes é um controle adequado para extinguir disfarces de irregularidades e erros.

Mas como essa segregação de funções e responsabilidades podem mitigar esses erros para a realidade trabalhista e quais são eles?

Bem, trazendo para a nossa realidade, primeiro teríamos que entender o papel de cada agente de maneira geral para que não incorra em casos onde um mesmo responsável tem completa autoridade sobre alguma parcela significativa do processo.

Poderíamos, portanto, estabelecer quatro responsáveis envolvidos na realização de uma contingência ideal:

1. A contabilidade
2. A empresa de cálculos ou o calculista independente
3. O escritório de advocacia e o jurídico interno da reclamada

Veja o quadro abaixo com funções e responsabilidades:

Como apresentado, cada agente numa contingência trabalhista tem o seu papel muito bem definido.

Quando isso não acontece, a contingência fica comprometida, podendo incidir em prejuízos.

Imagine, por exemplo, que um advogado é o responsável pela confecção de um cálculo de risco e ele determina que o risco do processo X é 100. Sendo que, esse mesmo advogado, tem a incumbência de sentar com os advogados reclamantes e fechar acordos por 60.

Nesse caso, como saber se um acordo de 60 é bom ou ruim? Depende se o número 100 é correto.

É preciso lembrar que a pressão para bater metas de número de acordos realizados é um fator recorrente e que pode impactar na assertividade do cálculo provisionado quando realizado pela mesma pessoa responsável por fazer acordos.

O impacto negativo pode ser ainda maior quando uma mesma pessoa faz o cálculo de provisão e demonstra êxito nas ações, pois há um risco considerável de se ter uma interpretação enviesada a fim de enaltecer os ganhos obtidos com determinada ação.

Quando não se têm definidas adequadamente as funções, abre-se uma brecha inclusive para a possibilidade de uma maior quantidade de emissão de pareceres de concordância devido à perda de prazos, perdendo assim a oportunidade de se questionar os números e reduzir os custos com a causa trabalhista.

Por fim, para evitar dúvidas quanto à veracidade dos cálculos apurados e conseguir delinear um cenário mais favorável para a reclamada, essa divisão interna de papeis numa contingência é crucial.

O dever e as obrigações de cada um devem ser desenhados de forma precisa com procedimentos claramente determinados que propiciem a integração entre os agentes para a obtenção de um resultado final interessante para a reclamada.

Esperamos que o conteúdo tenha sido proveitoso. Leia também em nosso blog sobre Boas Práticas sobre Gestão da Contingência Trabalhista: Controle adequado do prazo para cálculos x diminuição no valor das condenações , Ganhos com a adoção de uma “cartilha” com parâmetros para os Cálculos de Risco e Auditoria da Fase Processual – Sistema Jurídico x Site do TRT