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A contratação mediante cessão de mão de obra e a retenção na fonte do INSS

A contratação de empresa prestadora de serviços, nos casos de serviços enquadrados como cessão de mão de obra (quando a força de trabalho fica a inteira disposição da empresa que as contrata), demanda da organização tomadora a realização da retenção na nota fiscal do percentual de 11% do valor correspondente a mão de obra, destacado do documento. Essa obrigação imposta a empresa contratante está relacionada a arrecadação de quantias que serão repassadas à Previdência Social como antecipação da responsabilidade da terceirizada de recolher para o INSS as contribuições devidas pelos seus trabalhadores.

O valor correspondente aos 11% da nota fiscal da contratada são destinados para o INSS a partir da inclusão dessas quantias na declaração EFD-Reinf pela contratante que precisa informar em sua escrituração digital todas as retenções efetuadas no fornecedor. Após essa etapa a EFD-Reinf envia essa informação para a DCTFWeb da tomadora, gerando os débitos a serem quitados, por prestador, no DARF Previdenciário.

Alíquota adicional de retenção

Em complemento a obrigação da retenção dos 11%, também é exigido que a organização que terceiriza suas atividades, por meio de cessão de mão de obra, realize a retenção na nota fiscal de alíquota adicional para o INSS. Isso ocorre em situações nas quais o trabalho é desempenhado em condições que expõem os profissionais a riscos que permitam o pleito por aposentadoria especial (com 15, 20 ou 25 anos de contribuição).

Conforme dispõe o artigo 145 da IN-RFB 971/2009, a alíquota de retenção adicional para o INSS deve incidir apenas sobre o valor do serviço realizado em condições especiais, podendo ser de 4%, 3% ou 2%, considerando, respectivamente, que quanto menor tempo de contribuição (15, 20 e 25 anos) maior será o percentual de retenção adicional.

Base de cálculo e destaque na nota fiscal

Para que a contratante possa identificar a correta base de cálculo, a contratada precisa emitir uma nota fiscal específica ou destacar esses valores em nota fiscal única. Destaca-se aqui a importância de previsão desse tipo de exposição dos trabalhadores no desempenho das atividades contratadas ainda no momento de celebração do contrato com a empresa fornecedora, do contrário será requerida a retenção tendo como base de cálculo o montante total da nota.

Vale destacar que as condições especiais de trabalho e as funções que estão enquadradas nessas situações devem constam nos programas elaborados pelo SESMT da empresa.

Fiscalização por parte do governo

Com a chegada da escrituração digital e a realização de declarações como o eSocial, DCTFweb e EFD-Reinf os órgãos fiscalizatórios passaram a ter muito mais informações sobre as empresas, inclusive, de maneira mais rápida, organizada, confiável e centralizada, permitindo uma maior atuação no que diz respeito a fiscalizações. Esse avanço na forma de recebimento dos dados já tem possibilitado instituições como, por exemplo, a Receita Federal a identificar irregularidades, notificar com maior agilidade as empresas e até mesmo autuar e gerar multas.

Questões como o não atendimento do prazo na declaração das informações, ausência de registros, inconsistência de dados e incoerência entre os campos preenchidos já conseguem ser facilmente detectáveis pelo governo, muitas vezes de maneira automática. Esse fato acaba caracterizando um importante ponto de atenção pelas companhias, no que se refere a transmissão das informações relativas a obrigações para com os seus próprios funcionários e as obrigações de terceiros.

Fiscalização do cumprimento da retenção do INSS em nota fiscal e recolhimento

Com a facilidade no cruzamento de informações e maior controle do governo, as obrigações relativas a retenção do INSS (11% na nota fiscal), incluindo a retenção adicional (4%, 3% e 2%) passaram a ser objeto de avaliação, exigindo das companhias maior cuidado quanto a qualidade e consistência dos dados que estão transmitido sobre suas terceirizadas.

Na prática esse cruzamento de informações sobre a retenção acontece após a transmissão da EFD-Reinf, pois nela tanto a contratante (evento R-2010) quanto a contratada (evento R-2020) declaram, respectivamente, os dados relativos os débitos a recolher o os créditos a utilizar. Assim, as regras de validações, pós-envio, checam, em conjunto com o eSocial e DCTFWeb:

• a equivalência das informações declaradas por ambas as partes;
• se os colaboradores da empresa prestadora de serviço estão alocados na lotação S-1020, com CNPJ do tomador;
• Se a informação de pagamento que enseja aposentadoria especial, foi destacada na nota fiscal;
• se nos casos em que existem trabalhadores com exposição a risco ou recebimento insalubridade prestando serviço através de cessão de mão de obra, há o registro da retenção do INSS;
• e muitos outros pontos.

O impacto para o tomador decorrente da identificação de incoerências na retenção do INSS através da fiscalização

Caso venham a ser apuradas incoerências de valores e/ou ausências de informações relacionadas a retenção e ao recolhimento do INSS, seja na alíquota dos 11% ou as alíquotas adicionais na nota do fornecedor, além de uma autuação, a empresa contratante pode vir a ter que recolher retroativamente o valor com repasse à Receita Federal não evidenciado. A depender do valor dos serviços e do tempo não comprovado essa situação pode representar um passivo bastante significativo para a contratante.

A atuação da gestão de fornecedores

A gestão de terceiros precisa estar alerta as mudanças e evoluções trazidas pelas novas dinâmicas de encaminhamento de informações, sejam elas próprias ou dos fornecedores, ao governo, pois com o controle e fiscalização facilitada, fragilidades muitas vezes não detectadas, previamente, podem vir à tona da pior maneira possível: tendo os órgãos fiscalizatórios como porta-voz. Sua organização já monitora esses aspectos? Conhece alguma organização que já foi autuada ou multada? Comenta aí.

Sobre a Bernhoeft

Aqui a sua segurança é o nosso Core Business. Somos a maior empresa de Gestão de Terceiros do Brasil, pioneira na Prevenção de Riscos Trabalhistas e  Gestão de Riscos com Terceiros. Realizamos desde 2003 uma minuciosa avaliação dos riscos envolvidos na relação entre empresas tomadoras e prestadoras de serviços.

Autor: Almir Rocha