Você acompanha o índice de conformidade dos fornecedores?

A análise de documentações realizada pela contratante em relação as suas terceirizadas é um mecanismo essencial para a gestão de terceiros.

Trata-se de uma avaliação especializada nos documentos comprobatórios do cumprimento das obrigações trabalhistas, previdenciárias, tributárias, acessórias, etc., promovendo o levantamento dos aspectos que, de alguma forma, podem ocasionar problemas futuros no que se refere à responsabilidade solidária e subsidiária do tomador dos serviços.

A simples identificação de situações em desacordo com a legislação nas terceirizadas, no entanto, é só o início de um processo que deve ser encarado com seriedade e brevidade: o processo de regularização de não conformidades.

Índice de Conformidade

O índice de conformidade da contratada representa o percentual correspondente à quantidade de itens conformes em relação à quantidade de item avaliados na análise de documentações.

Através desse índice, é possível identificar o quanto o fornecedor tem se empenhado para sanar as pendências e consequentemente mitigar os riscos trabalhistas.

Logo, quanto maior esse índice, mais dificilmente a contratante irá enfrentar algum tipo ação trabalhista, e possuirá mais documentações para respaldá-la, havendo alguma necessidade.

Índices de conformidade dos fornecedores inferiores a 70% já deixam um grande alerta para o tomador de serviços, pois indicam dificuldades das empresas em regularizar pendências.

Nesses casos, é necessário averiguar o que tem interferido para que não sejam regularizadas todas as não conformidades, visando superar esse índice o mais rápido possível para que não haja vulnerabilidade em possíveis causas trabalhistas.

Algumas ações fundamentais que o gestor da contratante deve realizar para conseguir que as terceirizadas regularizem as não conformidades:

1. Avaliar as não conformidades das contratadas e estabelecer as prioridades das pendências a serem tratadas, considerando o grau de risco que elas oferecem;

2. Solicitar à contratada um plano de ação para a regularização dessas não conformidades, indicando ações para correção, responsável e prazo;

3. Realizar reuniões de alinhamento das ações;

4. Acompanhar o cumprimento das ações acordadas;

5. Avaliar a eficácia das ações.

Como se percebe, a gestão de terceiros requer efetiva atuação de todos os agentes envolvidos.

O resultado desse processo pode e deve ser medido, e um indicador bastante determinante é o índice de conformidade dos fornecedores.

Esse índice precisa ser acompanhado de perto pela gestão, pois expressa em números o nível de efetividade dos mecanismos de acompanhamento das terceirizadas.

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