5 passos para montar um manual para fornecedores
Quando fazer um manual para fornecedores?
Autonomia tem sido uma palavra constante no âmbito profissional, contudo o indivíduo busca realizar suas atividades com as ferramentas que possui. Quanto mais as ferramentas de auxílio são de fácil acesso e de forma intuitiva os fornecedores conseguem ter autonomia para atuar e alcançar os objetivos.
Atualmente com a crescente do home office os materiais de apoio tem se tornado ainda mais fundamentais no dia a dia, mesmo com as plataformas de comunicação interna, ter o conteúdo que precisa de forma fácil e explicativa ajuda os fornecedores a ter domínio sobre um determinado assunto e a colher dados dentro da plataforma.
Porque é importante ter um manual para fornecedores / cartilha?
Com as atualizações constantes das normas a solicitação de novos documentos ou novos itens a serem cobrados em documentos já existentes, nem sempre é de conhecimento para os fornecedores, ou até mesmo um relatório implementado na plataforma e/ou outras orientações sistêmicas. Portanto, ter um procedimento com essas e outras informações garante segurança e autonomia nos trabalhos a serem prestados.
Para fornecedores novos e fornecedores que não tem tanta interação com documentos trabalhistas, fiscais e de segurança do trabalho e que não possuem domínio nas plataformas de gestão de terceiros a consulta de um manual ou cartilha contribui para o seu conhecimento, assim, algo que poderia ser tão burocrático passa a ser de fácil compreensão. Visando trazer orientações para a criação de um manual ou cartilha, relacionamos alguns aspectos importantes:
Escolha os indivíduos que dominam os assuntos a serem abordados
A escolha de quem vai criar o manual para fornecedores é um fator fundamental para abordar a forma mais fácil de compreender e evitar retrabalhos. Com o domínio do conteúdo a elaboração de forma objetiva escolhendo os pontos principais que os fornecedores precisam compreender e dominar esses pontos, atendendo as normas, garantindo que não gere risco a empresa tomadora.
Liste todos os conteúdos que o material precisa conter
Uma lista é fundamental para saber o que deverá constar no documento de apoio, assim, algumas perguntas podem ajudar na criação dessa lista. Como por exemplo: Quais documentos vamos abordar? Quais os passos que o fornecedor realiza no sistema? Qual a maior dificuldade ao utilizar o sistema?
Deixar de forma objetiva e intuitiva
Um documento de apoio que é objetivo e intuitivo, os usuários passam a utilizar com satisfação o determinado documento e para que isso ocorra é fundamental a utilização de setas, imagens, passo a passo de como acessar e também revisar o material se perguntando: Teria alguma forma de deixar mais objetivo e intuitivo?
Elabore teste com o manual para fornecedores / cartilha elaborado
Um teste na elaboração do documento pode ajudar a ter uma visão de novas oportunidades para que o material fique ainda mais detalhado e cumpra o seu dever de auxiliar e compartilhar conhecimentos. Assim é importante responder as perguntas: O usuário conseguiu compreender o assunto? Conseguiu acessar e verificar o que desejava? Foi possível perceber a satisfação ao utilizar o material de apoio? Este feedback é muito importante para avaliar alguns ajustes.
Coloque em prática o material
Disponibilize o conteúdo manual para fornecedores, sempre indicando também como eles conseguem extrair esse manual da plataforma. Consideradas as dicas que têm como base o processo de Gestão de Riscos com Terceiros, faz-se necessário a implementação, com isso os documentos de apoio são fundamentais para esse primeiro contato. Compartilhe com o fornecedor já na etapa de concorrência, para que ele tenha ciência do que precisa se envolver caso avance na contratação.
Sobre a Bernhoeft
Na Gestão de Riscos com Terceiros da Bernhoeft a análise dos documentos é criteriosa, garantindo maior segurança para a sua empresa e trabalhadores e com isso os manuais e cartilhas vem proporcionando um alto conhecimento tanto da parte documental como da parte sistemática visando sempre a prevenção de riscos trabalhistas e gestão de terceiros.
Emily Ferreira