Muitas organizações ainda convivem com o risco da “terceirização invisível” empresas que atuam nos bastidores, sem controle, sem cadastro e, pior, sem gestão de risco. Essa invisibilidade pode parecer inofensiva à primeira vista, mas representa uma ameaça significativa à conformidade, segurança e reputação da organização. 

Um levantamento do IBGE mostrou que, em 2020, cerca de 4,3 milhões de profissionais eram terceirizados, representando 25% do total de trabalhadores formais. A terceirização no Brasil em 2025 continua a apresentar um cenário de crescimento, impulsionada por fatores como a busca por eficiência, redução de custos e foco no core business das empresas. 

De acordo com a Instrução Normativa RFB nº 971/2009, a empresa contratante pode ser responsabilizada solidariamente pelos encargos trabalhistas, previdenciários e tributários não cumpridos pelos seus prestadores de serviço. Ou seja, mesmo que o trabalhador não tenha vínculo direto com a contratante, a empresa pode ser acionada judicialmente caso o fornecedor deixe de cumprir suas obrigações legais. 

Esse contexto evidencia o quanto é essencial saber exatamente quem está prestando serviço para a empresa, garantindo que todos os prestadores, inclusive os subcontratados, estejam devidamente cadastrados, com documentação válida e sob monitoramento. A negligência nesse aspecto abre brechas para autuações, ações trabalhistas e exposição a passivos ocultos que poderiam ser evitados com uma boa gestão de terceiros. 

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O que são terceiros invisíveis? 

São fornecedores, subcontratados ou colaboradores terceirizados que prestam serviços à empresa sem o devido monitoramento ou formalização. Podem ser: 

• Subcontratados não informados pela empresa contratada; 

• Pessoas físicas com vínculo informal, atuando como PJ; 

• Equipes de apoio em campo que nunca foram cadastradas; 

• Prestadores com contratos vencidos, mas ainda em atividade. 

Invisibilidade documental vs. invisibilidade operacional 

Nem todo “terceiro invisível” está ausente fisicamente da empresa, muitos estão presentes, mas sem o respaldo formal necessário. Por isso, é importante diferenciar dois tipos de invisibilidade: 

Invisibilidade documental 

Refere-se à ausência ou irregularidade na documentação exigida para que um terceiro esteja formalmente autorizado a prestar serviço. Isso inclui: 

• Contratos vencidos ou não assinados; 

• Certidões negativas desatualizadas; 

• Documentos obrigatórios não enviados (como ASO, PCMSO, PGR, CNH, etc.); 

• Falta de vínculo no sistema de controle de terceiros. 

Mesmo que o prestador esteja presente fisicamente ou atuando remotamente, sem a documentação válida, ele representa um risco de não conformidade. 

Por exemplo, o ASO (Atestado de Saúde Ocupacional). Quando apresentado fora da validade ou sem o exame adequado à função exercida, pode representar riscos tanto à integridade física do trabalhador quanto à responsabilidade legal da contratante.

Se os prestadores atuarem em áreas de risco sem o ASO atualizado e sofrerem acidentes ou doenças decorrentes da ausência de exames exigidos para a função, a empresa contratante pode ser corresponsabilizada por negligência, mesmo sem vínculo empregatício direto.

Com uma auditoria documental criteriosa e recorrente, é possível identificar essas falhas, exigir a regularização imediata e garantir que apenas profissionais aptos e saudáveis estejam executando as atividades. 

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Invisibilidade operacional 

Ocorre quando o prestador está fisicamente ou funcionalmente ativo na empresa, mas não foi registrado ou reconhecido nos controles internos. Exemplos: 

• Subcontratados que não foram previamente informados; 

• Profissionais que atuam “no lugar de” outro, sem aviso formal; 

• Técnicos ou auxiliares de apoio que entram com outro crachá; 

• Equipes de manutenção que acessam áreas sem autorização formal. 

Esse tipo de invisibilidade é ainda mais perigoso, pois envolve acesso físico a instalações e dados, sem que a empresa saiba, de fato, quem está ali. 

Imagine a seguinte situação: um auxiliar de manutenção acessa a planta fabril utilizando o crachá de outro profissional previamente cadastrado. Como esse auxiliar não consta nos registros formais, ele opera fora do radar da contratante, sem que se tenha controle sobre sua qualificação técnica, treinamentos obrigatórios ou validade de documentos de SST, como certificações de NR.

Isso representa riscos altíssimos à segurança do ambiente, à integridade física dos envolvidos e à conformidade legal da empresa. Com um monitoramento operacional que compare os registros de acesso físico, a lista de pessoal autorizado e a base documental validada, seria possível identificar essa troca indevida e corrigir a prática antes que algo mais grave aconteça. 

Por que essa distinção importa? 

A gestão de riscos eficaz precisa atuar nos dois níveis: 

• Garantindo conformidade documental, com checklists automatizados e validados; 

• E assegurando controle operacional, por meio de integração com sistemas de acesso, comunicação com fornecedores e mapeamento da cadeia de subcontratações. 

Com essa distinção sua empresa terá visibilidade integral e rastreabilidade completa dos terceiros autorizados  

Quais os riscos de não identificá-los? 

• Passivos trabalhistas e fiscais

Se um trabalhador invisível sofre um acidente ou ingressa com ação trabalhista, a contratante pode ser corresponsabilizada judicialmente, mesmo sem vínculo direto. 

• Descumprimento de obrigações legais (ex: eSocial, SST)

Prestadores invisíveis podem comprometer o envio correto de informações ao eSocial, além de gerar riscos previdenciários e autuações fiscais. 

• Risco de imagem e reputação

Condutas antiéticas ou acidentes envolvendo terceiros não identificados expõem a empresa a danos reputacionais irreparáveis. 

• Segurança física e da informação

Pessoas sem autorização formal acessando áreas críticas podem colocar em risco dados sensíveis, instalações e até vidas. 

Por que isso acontece? 

Entre os principais motivos, destacam-se: 

• Subcontratações sem aviso prévio; 

• Ausência de controle de acesso baseado em cadastro; 

• Falta de integração entre áreas (RH, compras, jurídico, segurança); 

• Contratos informais e descentralização da gestão de terceiros. 

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A urgência operacional: quando a pressa vira risco 

Um dos fatores mais comuns, e perigosos, que contribuem para o surgimento de terceiros invisíveis é a cultura da urgência operacional. Em muitos ambientes corporativos, especialmente em áreas produtivas, comerciais ou de facilities, há uma pressão constante por agilidade na execução. O famoso “preciso disso para ontem” acaba criando atalhos informais e decisões precipitadas. 

Essa mentalidade leva gestores, supervisores ou líderes operacionais a priorizarem a execução imediata do serviço, mesmo que isso signifique: 

• Liberar o acesso de prestadores sem validar documentação; 

• Aceitar substituições de última hora sem atualizar o sistema; 

• Ignorar o vencimento de contratos para não paralisar a operação; 

• Negociar diretamente com subcontratados sem passar pelo jurídico ou compras. 

Embora pareça um “jeitinho” para manter a operação fluindo, esse comportamento cria um ambiente informal que favorece falhas de compliance, insegurança jurídica e perda de rastreabilidade. 

“Vamos resolver isso primeiro, depois regularizamos.”

Essa frase, tão comum na rotina, é o ponto de partida de muitos problemas graves que surgem meses depois, quando já é tarde para se proteger. 

Como reverter esse cenário? 

A mudança exige tanto tecnologia quanto transformação da cultura organizacional: 

• Automatização de validações: quanto menos etapas manuais, menor a chance de “pular” processos críticos. 

• Políticas claras e comunicadas: os gestores precisam entender que agilidade não pode estar acima da conformidade. 

• Treinamento e engajamento: os líderes de operação precisam ser conscientizados dos riscos e consequências. 

• Apoio da alta liderança: a cultura só muda quando a gestão sênior prioriza o cumprimento das regras, mesmo sob pressão. 

Com uma gestão estruturada de riscos de terceiros e o apoio de consultorias especializadas, é possível desenvolver processos inteligentes que assegurem a conformidade sem comprometer a agilidade operacional. A proposta não é aumentar a burocracia, e sim proteger o negócio contra riscos evitáveis, promovendo segurança e eficiência ao mesmo tempo. 

A terceirização é uma estratégia poderosa, mas só é segura quando bem gerida. Ignorar a presença dos terceiros invisíveis é abrir brechas para passivos trabalhistas, autuações fiscais, falhas de compliance e danos à imagem da sua empresa. 

Felizmente, há ações práticas e eficazes para eliminar esse risco: 

5 boas práticas para eliminar os terceiros invisíveis: 

1. Exigir declaração de subcontratação
   Sempre que um fornecedor subcontratar outro prestador, a empresa contratante deve ser informada, e isso precisa ser formalizado. 

1. Fazer checagem periódica de documentação
   Defina um calendário para revisar e validar a documentação de todos os prestadores, garantindo conformidade legal e contratual. 

1. Centralizar cadastros de prestadores
   Utilize uma plataforma unificada que concentre as informações de fornecedores, subcontratados e prestadores. 

1. Integrar plataformas de segurança e jurídico
   Sistemas de controle de acesso e gestão contratual devem estar conectados para assegurar conformidade plena. 

1. Treinar gestores operacionais sobre riscos
   Capacite as lideranças operacionais para identificar, mitigar e comunicar riscos associados a prestadores informais. 

Agora que você já conhece os riscos e as boas práticas, está na hora de agir para proteger sua empresa. 

Como a Bernhoeft pode ajudar sua empresa a eliminar os “terceiros invisíveis”? 

A Bernhoeft, por meio da sua solução de Gestão de Terceiros (GRT), oferece uma abordagem completa atuando de forma integrada nas duas frentes que mais expõem as empresas aos riscos dos terceiros invisíveis: a documental e a operacional.

Por meio de soluções especializadas, é possível garantir não apenas o controle rigoroso dos documentos obrigatórios, mas também a visibilidade de quem, de fato, está acessando fisicamente os ambientes da empresa. 

Essa atuação conjunta assegura rastreabilidade completa dos terceiros autorizados e permite identificar e bloquear o acesso de pessoas que não deveriam estar atuando. Com isso sua empresa reduz riscos trabalhistas, operacionais e reputacionais, então para garantir que toda a cadeia de prestadores seja visível, monitorada e segura a Bernhoeft auxilia com: 

1. Plataforma com RPA e inteligência artificial
   Automação do cruzamento de dados, validação de documentos, histórico contratual e alertas em tempo real sobre irregularidades.
2. Controle de acesso vinculado ao cadastro
   Somente prestadores com documentos validados e dentro da vigência contratual têm liberação para atuar.
3. Mapeamento de subcontratações
   Obrigatoriedade de notificação formal de subcontratados e análise preventiva de riscos ocultos.
4. Relatórios e indicadores
   Dashboards que facilitam a tomada de decisão, alertando sobre prestadores sem vínculo formal, vencimento de contratos ou ausência de documentos críticos.
5. Apoio consultivo
   Equipe especializada que auxilia empresas a construir políticas internas, regras de homologação e fluxos que asseguram a rastreabilidade de todos os envolvidos.

Com todas essas frentes integradas, a Bernhoeft garante que sua empresa tenha total controle e visibilidade sobre quem está prestando serviços. 

Mas e agora, pare e pense: 

Você sabe quem realmente está prestando serviço para sua organização neste exato momento? 

Se a resposta não for clara, é hora de repensar seus processos — e a Bernhoeft pode te ajudar a fazer isso com tecnologia, segurança e inteligência. 

Fale com a nossa equipe e veja como mapear os terceiros invisíveis antes que o risco se torne real. 

Autora: Abigail dos Santos Paulino | Analista de Qualidade na Bernhoeft