Orientações GFIP/SEFIP: Saiba quais os cuidados necessários!
A Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e Informações a Previdência Social (GFIP) é um documento obrigatório para todos os empregadores (pessoas físicas ou jurídicas) e os contribuintes equiparados à empresa, que estão sujeitos ao recolhimento do FGTS e também a prestar informações à Previdência Social. Confira as orientações GFIP/SEFIP e saiba quais cuidados se deve ter!
Apesar de se tratar de uma incumbência de quase duas décadas, muitas empresas ainda não controlam de forma eficaz o atendimento aos principais requisitos que envolvem a geração e envio da GFIP, e isso pode acarretar pagamentos em duplicidade, multas, juros, retificações e retrabalho.
Por isso é necessário que a empresa esteja sempre monitorando o cumprimento dessa obrigação, atentando-se, inclusive, para novas disposições e atualizações normativas.
Orientações GFIP: Principais cuidados necessários
Informar todos os segurados
Deve-se ter o cuidado de listar todos os trabalhadores da empresa no arquivo, sejam eles funcionários comuns, aprendizes, autônomos, contribuintes individuais, etc.;
Atentar-se à modalidade de geração do arquivo
O SEFIP (sistema que gera a GFIP) é capaz de gerá-la em três modalidades, sendo a modalidade “Branco” a que permite a realização do recolhimento do FGTS;
Informações por tomador
A empresa de prestação de serviço, mediante cessão da mão de obra, está obrigada a relacionar esses trabalhadores na respectiva relação de trabalhadores do tomador dos serviços;
Dados cadastrais da empresa e pessoais dos trabalhadores
O correto preenchimento desse grupo de informações (CNPJ, CEI, CPF, PIS, nome, razão social, endereço, etc.) faz com que as demais informações sejam devidamente consideradas para os fins a que se destinam;
Bases salariais e valores de contribuição
O sistema utiliza essas informações para calcular o valor que deve ser recolhido para o FGTS e Previdência Social, dessa forma qualquer incoerência de valores resultará em recolhimentos inconsistentes, implicando, em alguns casos, em multas e juros;
Guias de recolhimento
São documentos gerados pela SEFIP que se destinam ao recolhimento do FGTS (GRF) e do INSS (GPS). Devem ser quitadas, observando-se o vencimento;
Movimentações
Demissões, afastamentos, retornos, transferências, devem ser informados a partir de códigos existentes no SEFIP e conforme ocasião especificada no seu manual 8.4;
GFIP competência 13
Desde o ano de 2005 é obrigatória à entrega da GFIP da competência 13. Esse documento não se confunde com a GFIP da competência dezembro, pois trata exclusivamente das informações total do 13° salário, destinadas exclusivamente à Previdência Social;
Backup de arquivos
Como o próprio manual da GFIP recomenda no fechamento, o SEFIP gera um backup com os dados existentes no momento que antecede o fechamento. É necessário guardá-lo pelo prazo em que pode ser necessária uma retificação para Previdência Social. Na sistemática de retificação, orientada no manual, é necessário o envio do arquivo com todos os dados contidos no arquivo anterior (a retificar), com as devidas correções. É necessário também que a empresa arquive uma cópia eletrônica dos arquivos transmitidos: RE, RET, Comprovante de Declaração a Previdência por FPAS, Relatórios analíticos, Resumos e Protocolo da Conectividade.
Esse é mais um documento analisado mensalmente em nosso controle de Gestão de Terceiros.
Está com dúvidas? É possível encontrar mais orientações no Manual da Sefip versão 8.4.