A transformação digital trouxe mudanças significativas para empresas de todos os portes, e no campo da contabilidade não poderia ser diferente. Uma das maiores evoluções nesse cenário é a assinatura digital em documentos contábeis, que permite segurança, agilidade e validade jurídica aos processos que antes eram excessivamente burocráticos e dependentes de papel.

Mas junto a essa inovação surge uma dúvida recorrente em empresas e fornecedores: quem deve assinar digitalmente os documentos contábeis, o escritório de contabilidade ou o contador responsável?

Essa questão é mais do que um detalhe operacional. Ela envolve aspectos legais, de responsabilidade técnica, de gestão de riscos e até de compliance, especialmente em processos de homologação de terceiros, onde a regularidade fiscal, previdenciária e trabalhista é essencial para manter relações seguras e transparentes.

Neste artigo, vamos discutir em profundidade o papel da assinatura digital em documentos contábeis, a diferença entre a assinatura do escritório e a assinatura do contador, os impactos legais, a relevância para a gestão de riscos e a homologação de fornecedores, além de boas práticas para empresas que buscam segurança nesse processo.

O que é a assinatura digital em documentos contábeis?

A assinatura digital é uma tecnologia que garante autenticidade, integridade e validade jurídica a um documento eletrônico. Ela é baseada em certificados digitais, emitidos dentro da infraestrutura da ICP-Brasil, que funcionam como uma identidade eletrônica da pessoa física ou jurídica.

No contexto contábil, a assinatura digital se aplica a uma série de documentos, como:

• Demonstrações contábeis e financeiras;
• Balancetes e relatórios gerenciais;
• Guias de recolhimento e declarações fiscais;
• Procurações e termos de responsabilidade;
• Relatórios de auditoria e pareceres técnicos;
• Documentos de abertura e encerramento de exercício;
• Livros contábeis digitais, como o Livro Diário e o Livro Razão.

Essa tecnologia não apenas substitui a assinatura manuscrita, como também agrega mais segurança ao processo. Um documento assinado digitalmente não pode ser alterado sem que a modificação seja identificada, o que impede fraudes e garante confiabilidade às partes envolvidas.

Além disso, a assinatura digital permite maior eficiência operacional. Processos que antes exigiam deslocamentos físicos, autenticações em cartório e envio de documentos por correio agora podem ser realizados em minutos, com total segurança e rastreabilidade.

Por exemplo, uma empresa de pequeno porte consegue enviar demonstrações contábeis a clientes e órgãos fiscalizadores sem precisar imprimir ou transportar documentos, economizando tempo e reduzindo custos. Empresas médias e grandes podem integrar plataformas digitais ao ERP, permitindo que múltiplos relatórios sejam assinados automaticamente, garantindo rastreabilidade completa e histórico detalhado de auditoria.

No entanto, a grande dúvida que se instala é: de quem deve ser a assinatura? Do escritório de contabilidade, que presta o serviço, ou do contador responsável, que responde tecnicamente pelas informações?

Responsabilidade técnica: o papel do contador

A legislação brasileira, especialmente o Conselho Federal de Contabilidade (CFC), estabelece que o contador registrado no CRC é o responsável técnico pelas informações contábeis. Isso significa que é ele quem assume legalmente a responsabilidade sobre a veracidade e correção dos dados apresentados nos documentos.

Portanto, quando falamos em assinatura digital em documentos contábeis, o primeiro ponto a ser considerado é que a responsabilidade é pessoal e intransferível. Mesmo que um escritório de contabilidade tenha diversos profissionais em sua equipe, é o contador designado como responsável técnico que deve assinar os documentos.

Essa distinção é fundamental porque, em caso de inconsistências, multas ou processos, é o nome do contador que estará vinculado às irregularidades, e não apenas o nome do escritório.

Contadores também devem estar atentos à sua reputação profissional. A assinatura digital, por estar vinculada ao CPF e ao certificado digital do profissional, representa um compromisso ético e técnico. Assinar documentos sem a devida conferência ou sem respaldo pode comprometer a carreira do contador e gerar sanções junto ao CRC.

Contudo, isso não significa que o escritório não tenha papel relevante. Ele funciona como a estrutura que organiza e executa os processos, mas a validação legal continua sendo do contador habilitado.

Vale destacar que, além de proteger legalmente o contador e a empresa, a assinatura digital contribui para melhorar a cultura de compliance. Equipes treinadas e cientes da responsabilidade associada à assinatura digital tendem a cometer menos erros, garantindo maior confiabilidade nos processos internos.

Escritório ou contador: quando cada assinatura é aplicável

Embora a regra geral seja a assinatura do contador responsável, existem situações em que o escritório de contabilidade também pode — e deve — utilizar a assinatura digital.

Assinatura do contador responsável:

• Documentos contábeis que exigem responsabilidade técnica individual, como balanços, DREs, demonstrações financeiras e declarações enviadas ao fisco.
• Laudos e pareceres contábeis.
• Relatórios oficiais que exigem validação pelo CRC.
• Documentos que serão utilizados em processos judiciais ou administrativos.
• Informações prestadas à Receita Federal, como SPED Contábil e SPED Fiscal.

Assinatura do escritório de contabilidade (via certificado PJ):

• Contratos de prestação de serviços.
• Procurações e autorizações administrativas.
• Documentos de rotina que não exigem responsabilidade técnica individual, mas precisam ser formalizados em nome da empresa que presta o serviço.
• Comunicados internos, propostas comerciais e documentos operacionais.

Na prática, o uso do certificado digital do escritório facilita a gestão administrativa e a formalização de documentos institucionais, enquanto a assinatura do contador garante a responsabilidade técnica. Muitas vezes, os dois tipos de assinatura são complementares.

Por exemplo, um contrato de prestação de serviços pode ser assinado pelo escritório, enquanto os relatórios mensais de desempenho contábil devem ser assinados pelo contador responsável. Em empresas de médio e grande porte, o uso integrado de assinaturas digitais permite automatizar processos, reduzir retrabalho e melhorar a rastreabilidade.

Impactos na gestão de riscos e homologação de fornecedores

A dúvida sobre quem deve assinar digitalmente os documentos contábeis não é apenas burocrática. Ela tem impacto direto na gestão de riscos e no processo de homologação de terceiros.

Empresas que contratam fornecedores precisam comprovar que esses parceiros estão regulares com suas obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. Nesse contexto, a assinatura digital cumpre dois papéis:

• Segurança jurídica: garante que os documentos enviados pelos fornecedores não foram adulterados e possuem validade legal.
• Rastreabilidade: possibilita identificar exatamente quem foi o responsável técnico que validou as informações.

Se um documento que deveria ser assinado pelo contador vem apenas com a assinatura do escritório, há risco de questionamentos sobre a sua validade em uma auditoria ou em um processo de homologação. Por outro lado, quando o contador assina, há respaldo técnico e legal para a empresa contratante.

Aqui, a atuação de empresas especializadas se torna essencial. Ao realizar a homologação de fornecedores, verifica-se não apenas se os documentos foram entregues, mas também se a assinatura digital é válida, se pertence à pessoa correta e se atende aos requisitos legais. Isso reduz o risco de aceitar documentos inconsistentes ou sem respaldo técnico, protegendo a empresa de passivos trabalhistas e fiscais.

Além disso, a rastreabilidade proporcionada pela assinatura digital permite que empresas criem históricos detalhados de relacionamento com fornecedores, facilitando auditorias internas e externas, promovendo maior transparência e fortalecendo o compliance corporativo.

Boas práticas e tendências para empresas e escritórios contábeis

Para evitar problemas e garantir a conformidade no uso da assinatura digital em documentos contábeis, algumas boas práticas podem ser seguidas:

• Definir responsabilidades claramente: a empresa deve saber quais documentos precisam da assinatura do contador e quais podem ser assinados pelo escritório.
• Manter certificados digitais atualizados: tanto do contador quanto do escritório, evitando vencimentos que atrapalhem processos.
• Utilizar sistemas confiáveis: plataformas que permitem verificar a autenticidade e validade das assinaturas digitais.
• Registrar todos os documentos: manter histórico de quem assinou, quando e em qual contexto.
• Integrar o processo à homologação de fornecedores: garantir que todos os documentos exigidos no processo de gestão de terceiros estejam devidamente assinados e validados.
• Treinar equipes: capacitar colaboradores para entenderem a diferença entre os tipos de assinatura e saberem quando cada uma é aplicável.
• Auditar periodicamente: revisar os processos de assinatura digital para garantir que estejam em conformidade com as normas legais e técnicas.

Tendências futuras

A assinatura digital está cada vez mais integrada a tecnologias inovadoras, como:

• Automação contábil: relatórios e guias podem ser assinados automaticamente, reduzindo erros e aumentando eficiência.
• Integração com ERP e contabilidade em nuvem: permite monitoramento em tempo real de todas as assinaturas, garantindo rastreabilidade e conformidade.
• Blockchain: aumenta a imutabilidade dos registros e rastreabilidade das assinaturas digitais.
• Inteligência artificial: verifica inconsistências, auxilia na validação de documentos e fortalece a governança corporativa.
• Expansão internacional: empresas multinacionais podem integrar assinaturas digitais em diferentes países, atendendo a padrões globais de conformidade.

A assinatura digital em documentos contábeis é uma ferramenta indispensável para a modernização, segurança e confiabilidade da contabilidade. A distinção entre a assinatura do escritório e a assinatura do contador é essencial para evitar riscos e inconsistências.

Enquanto o escritório de contabilidade pode assinar documentos administrativos e institucionais, é o contador responsável quem deve assinar digitalmente relatórios e demonstrações contábeis que exigem respaldo técnico. Essa diferenciação protege empresas, fornecedores e clientes, garantindo validade legal e transparência.

No cenário de gestão de riscos com terceiros e homologação, essa prática é ainda mais estratégica. Ao exigir documentos contábeis assinados digitalmente pelo responsável técnico, empresas reduzem sua exposição a passivos e fortalecem sua governança.

Em um mundo cada vez mais digital, compreender e aplicar corretamente a assinatura digital é mais do que uma questão de tecnologia — é uma questão de responsabilidade, ética e profissionalismo. A adoção adequada fortalece processos internos, aumenta a confiabilidade dos relatórios e prepara empresas para o futuro da contabilidade moderna.

Como a Bernhoeft pode ajudar?

A Bernhoeft é uma empresa líder na Gestão de Risco com Terceiros. Contamos com uma equipe especializada, que realiza a análise e a gestão documental relacionadas à Saúde e Segurança do Trabalho. Sempre alertas às atualizações normativas, realizamos a análise documental a fim de verificar a conformidade de acordo com as legislações pertinentes. Se você busca a conformidade dos documentos dos trabalhadores terceiros com segurança, expertise e agilidade, entre em contato conosco.

Autora: Ivana Neri Guimarães | Assistente de Gestão de Terceiros na Bernhoeft