Gestão de consequências: risco e ação na medida certa
A Gestão de Consequências é uma abordagem sistemática que define ações e medidas a serem tomadas com base nos diferentes níveis de risco identificados na matriz. Este sistema permite uma resposta proporcional e adequada aos riscos detectados, garantindo que recursos e atenção sejam direcionados de forma eficiente para mitigar potenciais problemas.
Quanto maior o nível de risco identificado na matriz, mais rigorosas e imediatas serão as ações de controle e monitoramento.
| RISCOS | CONSEQUÊNCIAS | COMO IMPLEMENTAR |
|---|---|---|
| Muito baixo/Baixo | Ranking Positivo | Destaque e reconheça os bons fornecedores, e permita que os fornecedores mais críticos vejam os cases de sucesso. Isso irá motivá-los a agir visando entrar nesse ranking. |
| Muito baixo/Baixo | Compartilhar cartilhas, manuais e tutoriais | Crie materiais de apoio para dar suporte ao fornecedor. Eduque os prestadores de serviços. Identifique as maiores dificuldades e crie materiais visando desenvolvê-los e regularizar as pendências. |
| Muito baixo/Baixo | Realizar workshops | Traga especialistas e instrutores (mesmo da sua empresa) que realizem alinhamentos e demonstrem a importância da regularização e da mitigação de riscos. Se possível, evidencie cases para conscientizá-los ainda mais. |
| Muito baixo/Baixo | Realizar treinamentos específicos | Esteja atento às atualizações da legislação e inovações tecnológicas e transmita aos fornecedores. Capacite-os preventivamente, não espere por eles. Antecipe-se e trabalhem em sinergia e segurança. |
| Médio | Acompanhamento próximo ao fornecedor | Faça reuniões regulares, acompanhe relatórios, demonstre o status da regularização e a evolução. Reforce a entrega de documentos e estabeleça prazos para regularizar as não conformidades, evitando sanções futuras. |
| Médio | Advertências formais | Envie advertências escritas para os fornecedores que não cumprirem os termos do contrato. A advertência pode ser uma etapa intermediária antes de aplicar sanções mais severas, como a rescisão contratual. |
| Médio | Ajuste nas condições de pagamento | Além do bloqueio parcial de pagamentos, estabeleça pagamentos condicionados à comprovação da regularização das pendências. Incentive o fornecedor a resolver os problemas. |
| Alto/Extremo | Redução de volumes ou contratos | Se o fornecedor não evoluir, reduza o volume de negócios ou restrinja a quantidade de contratos atribuídos. Isso servirá como incentivo para melhorar o desempenho e recuperar a confiança. |
| Alto/Extremo | Aumento da fiscalização e auditorias externas | Realize auditorias periódicas para garantir que os fornecedores cumpram as exigências contratuais e legais. Aumente a frequência de fiscalização para corrigir falhas de conformidade. |
| Extremo | Retenção ou Bloqueio de Pagamento | Estipule indicadores (ex: atingir um percentual mínimo de conformidade) e prazos para tratamento das pendências. Caso não cumpram, bloqueie pagamentos. Defina fluxo com financeiro para o gatilho de bloqueio e desbloqueio. |
| Extremo | Rescisão Contratual | Se o fornecedor não entregar a documentação ou cumprir com os requisitos contratuais, mesmo após as tratativas, rescisione o contrato ou não renove, pois pode haver problemas maiores no futuro. |
| Extremo | Restrição da participação do fornecedor em novas concorrências e renovações | Integre as informações com o time de Supply Chain para a tomada de decisão automática sobre renovação e/ou novos contratos. |
Instruções para implementação:
1. Baseada na matriz, avalie os casos mais críticos e aplique a sanção;
2. Enviar uma notificação com a data do envio e/ou ajuste dos documentos críticos até uma data definida;
3. Enviar uma segunda notificação após o prazo da primeira, informando que, se as pendências não forem resolvidas até a data especificada, haverá bloqueio/retenção de pagamento de acordo com o contrato;
4. Aplicar o bloqueio de pagamento conforme o fluxo acordado com o time financeiro.
Este mapa e as ações correspondentes ajudam a categorizar os riscos e a aplicar medidas preventivas ou corretivas de acordo com a gravidade das inconformidades do fornecedor!
Ao implementar este sistema de gestão de consequências, é fundamental manter uma comunicação clara e transparente com os fornecedores, explicando os critérios e expectativas.
A abordagem gradual das consequências permite que os fornecedores tenham oportunidade de melhorar seu desempenho antes que medidas mais severas sejam necessárias. Isso não apenas protege a empresa contratante, mas também contribui para o desenvolvimento e profissionalização da base de fornecedores.