A gestão de fornecedores passou por uma transformação profunda nas últimas décadas. Se antes o processo de homologação de fornecedores consistia principalmente na análise pontual de documentos iniciais, hoje a realidade exige que essa avaliação seja contínua, estratégica e integrada a práticas que consideram não apenas a conformidade legal, mas também critérios ambientais, sociais e de governança (ESG).

Em um mercado cada vez mais regulado e atento à sustentabilidade, o monitoramento constante de fornecedores tornou-se uma ferramenta indispensável para mitigar riscos, proteger a reputação corporativa e garantir a integridade dos processos.

Neste artigo, apresentamos cinco pilares essenciais para a implantação de um modelo eficaz de homologação contínua, alinhado às melhores práticas de governança e à legislação vigente, e destacamos como soluções integradas, como as oferecidas pela Bernhoeft, podem transformar a gestão de terceiros.

Da homologação inicial ao monitoramento contínuo: uma transformação estratégica necessária

Durante muitos anos, a homologação de fornecedores era entendida como uma etapa única e inicial, focada na apresentação e conferência de documentos básicos como CNPJ, certidões negativas e contratos. Embora essa prática ainda seja fundamental, ela não é suficiente para lidar com os riscos crescentes que emergem ao longo da execução dos contratos.

A evolução para um modelo de monitoramento contínuo reflete as demandas impostas por normas internacionais como a ISO 20400:2017, que orienta organizações a adotarem práticas de compras sustentáveis, integrando a due diligence como processo constante, sobretudo em cadeias de suprimentos complexas e globalizadas.

Também está alinhada às recomendações do Guia de Conduta Empresarial Responsável da OCDE, que defende a implementação de mecanismos permanentes de fiscalização e remediação.

LEIA MAIS: Homologação de fornecedores, como mitigar riscos?

O monitoramento contínuo permite que as empresas antecipem potenciais falhas, como inadimplementos trabalhistas, irregularidades fiscais ou descumprimento de requisitos ambientais e sociais, minimizando passivos e evitando prejuízos à imagem corporativa. Isso é especialmente crítico em setores com alto grau de terceirização, como construção civil, energia, logística e serviços de limpeza e segurança.

Segundo levantamento do World Economic Forum (2023), mais de 50% dos incidentes que impactam negativamente a reputação de grandes corporações estão relacionados a falhas na gestão de fornecedores. Isso evidencia que a homologação pontual não é mais suficiente para garantir a segurança jurídica e operacional.

Responsabilidade da contratante: fiscalização como obrigação legal e mitigadora de riscos

A responsabilidade pela fiscalização dos fornecedores não é facultativa. A legislação brasileira estabelece claramente que a empresa contratante deve exercer diligência rigorosa para evitar ser responsabilizada por irregularidades trabalhistas, previdenciárias, ambientais e fiscais praticadas pelos seus prestadores de serviço.

A Súmula 331 do Tribunal Superior do Trabalho é a base desse entendimento, ao dispor que a contratante pode ser responsabilizada subsidiariamente pelos débitos trabalhistas da contratada, caso não comprove a fiscalização efetiva do cumprimento das obrigações legais. Esse princípio, conhecido como culpa in vigilando, exige que a empresa mantenha registros, notificações e auditorias que demonstrem o acompanhamento permanente.

No âmbito tributário, a Instrução Normativa RFB nº 2.110/2022 reforça a responsabilidade solidária da tomadora de serviços, especialmente quando não há a retenção adequada dos tributos incidentes sobre a mão de obra terceirizada. Isso amplia a necessidade de controle contínuo para evitar autuações fiscais e riscos financeiros.

No aspecto ambiental, a Política Nacional de Resíduos Sólidos (Lei nº 12.305/2010) atribui responsabilidade compartilhada na destinação correta de resíduos, mesmo quando essa atividade é terceirizada. Essa legislação obriga o contratante a monitorar o cumprimento das normas ambientais por seus fornecedores, evitando multas e danos à imagem.

Além de evitar sanções, o cumprimento rigoroso dessas obrigações fortalece a governança corporativa, conferindo maior transparência e confiança para investidores, clientes e demais stakeholders.

O que monitorar: integração entre indicadores legais e ESG para gestão de fornecedores

O conceito moderno de homologação vai além da análise documental tradicional, incorporando critérios ESG para garantir que os fornecedores atendam às expectativas de sustentabilidade e responsabilidade social e corporativa da empresa contratante.

Ambiental (E)

• Licenças ambientais atualizadas (como Licença de Operação e outras autorizações específicas);
• Gestão e destinação adequada de resíduos, conforme a Política Nacional de Resíduos Sólidos e resoluções do CONAMA;
• Indicadores de emissões de gases de efeito estufa (GEE), consumo de água e energia, buscando reduzir impactos ambientais;
• Conformidade com legislações ambientais locais e estaduais, incluindo monitoramento de possíveis infrações.

Social (S)

• Cumprimento da CLT e das Normas Regulamentadoras (NRs) para segurança e saúde do trabalhador;
• Programas e políticas de diversidade, equidade e inclusão, alinhados à Portaria MTE nº 1.293/2023, que reforça o combate ao trabalho análogo ao escravo;
• Indicadores de turnover, absenteísmo e acidentes de trabalho, que refletem a qualidade das condições laborais;
• Aderência a convenções coletivas e respeito aos direitos trabalhistas.

Governança (G)

• Existência e efetividade de código de conduta, com canal de denúncias eficiente;
• Políticas anticorrupção, treinamentos e controles internos;
• Certidões fiscais e previdenciárias atualizadas obtidas por meio de sistemas oficiais como o site da Receita Federal do Brasil (RFB);
• Histórico de sanções, autuações ou investigações, que indicam possíveis riscos reputacionais e legais.

Para operacionalizar esse monitoramento, as empresas utilizam checklists detalhados, matrizes de risco e classificações que permitem priorizar fornecedores críticos, concentrando esforços em áreas de maior vulnerabilidade.

LEIA MAIS: Compliance ESG: boas práticas na homologação de fornecedores

Contratos e programas de integridade: instrumentos essenciais para a homologação de fornecedores

O contrato com fornecedores deve ser um instrumento vivo, refletindo o compromisso com o compliance e o monitoramento contínuo. A legislação brasileira, especialmente o Decreto nº 11.129/2022 que regulamenta a Lei Anticorrupção, orienta a inclusão de cláusulas específicas para garantir a aderência aos programas de integridade.

Essas cláusulas podem incluir:

• Obrigatoriedade de envio periódico de documentos fiscais, trabalhistas, ambientais e de compliance;
• Adesão ao código de conduta da contratante e participação em treinamentos regulares;
• Penalidades claras em caso de descumprimento, que vão desde advertências até multas e rescisão contratual;
• Rescisão unilateral em caso de práticas ilícitas, como corrupção, trabalho escravo ou violações ambientais.

Além disso, a implementação de programas de integridade com fornecedores que contenham rotinas de due diligence, monitoramento, auditorias e planos de ação corretiva é fundamental para mitigar riscos e atender a demandas regulatórias. Empresas que adotam esse modelo demonstram maior transparência e responsabilidade perante o mercado, obtendo vantagens competitivas e maior confiança de investidores, clientes e órgãos reguladores.

Ferramentas tecnológicas e benefícios do monitoramento contínuo na homologação de fornecedores

A operacionalização do monitoramento contínuo exige o uso de tecnologias que automatizem a coleta, validação e atualização das informações, garantindo rapidez, segurança e precisão nos controles. Plataformas como as desenvolvidas pela Bernhoeft são exemplos de soluções integradas que facilitam a homologação e auditoria ESG, proporcionando:

• Coleta automatizada e validação documental, reduzindo falhas humanas e retrabalho;
• Alertas e notificações sobre vencimentos ou irregularidades, permitindo ação imediata;
• Classificação e segmentação de fornecedores segundo risco e criticidade;
• Dashboards que consolidam informações para áreas de compras, jurídico, compliance e sustentabilidade.

Segundo estudo da KPMG (2022), empresas que investiram em gestão tecnológica de fornecedores reduziram em até 35% o volume de autuações trabalhistas e fiscais. Já o relatório da PwC (2023) evidencia que 76% dos investidores consideram as práticas ESG da cadeia de fornecedores como fator decisivo na avaliação do valor e risco da empresa.

Além da conformidade, o monitoramento contínuo fortalece a governança corporativa, contribui para a sustentabilidade do negócio e melhora a reputação institucional, que é cada vez mais valorizada por consumidores, investidores e parceiros comerciais.

Como a Bernhoeft pode te ajudar?

A homologação de fornecedores deve ser encarada como uma prática estratégica e contínua, que vai muito além da análise inicial. Integrar a gestão de conformidade legal com critérios ESG e utilizar ferramentas tecnológicas adequadas são passos essenciais para que as empresas estejam preparadas para os desafios regulatórios e de mercado.

Empresas que adotam modelos estruturados de monitoramento contínuo, como os oferecidos pela Bernhoeft, ganham em segurança jurídica, reduzem riscos trabalhistas, fiscais e ambientais, e fortalecem sua imagem como agentes responsáveis e sustentáveis.

O futuro da gestão de fornecedores é digital, preventivo e alinhado aos princípios da responsabilidade social corporativa, garantindo perenidade, competitividade e confiança no mercado.

Autoria: Anna Flávia Pereira – Analista de Compliance de Gestão de Terceiros na Bernhoeft