Reforma Tributária: por que sua empresa precisa se preparar ainda em 2025

Com a promulgação da Reforma Tributária, o Brasil inicia um dos processos de transformação fiscal mais relevantes das últimas décadas. Prevista para ser implementada de forma escalonada a partir de 2026 e concluída até 2033, a transição para o novo modelo de tributação sobre o consumo exigirá um grau inédito de planejamento, revisão de processos e reorganização tributária por parte das empresas.

Neste contexto, 2025 surge como o ano ideal para as organizações iniciarem sua preparação, não apenas para evitar riscos de conformidade, mas para garantir vantagem competitiva em um ambiente regulatório profundamente remodelado.

O que muda com a Reforma Tributária

O novo sistema tributário substituirá cinco tributos atuais — PIS, Cofins, IPI, ICMS e ISS — por dois novos impostos:

• CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços): de competência federal;

• IBS (Imposto sobre Bens e Serviços): com gestão compartilhada entre estados e municípios.

Além disso, será criado o Imposto Seletivo, destinado a produtos e serviços considerados prejudiciais à saúde ou ao meio ambiente.

A promessa é de simplificação e maior transparência, com uma estrutura baseada na não cumulatividade plena e no modelo de valor agregado, alinhando o sistema brasileiro aos modelos adotados por diversos países da OCDE. No entanto, essa transição exigirá mudanças profundas na forma como as empresas operam, calculam e pagam tributos.

Por que 2025 é o ano da preparação

Embora o novo modelo entre em vigor a partir de 2026, as etapas de adaptação se iniciam bem antes. O ano de 2025 será decisivo para que as empresas:

• Mapeiem os impactos operacionais e financeiros da reforma;

• Revisem rotinas internas impactadas pelas novas regras;

• Planejem a adequação tecnológica de seus sistemas fiscais e ERPs;

• Redesenhem estratégias comerciais e contratuais com base nas novas lógicas de tributação.

A preparação antecipada permitirá ganhos de eficiência e evitará ajustes emergenciais que podem gerar custos, retrabalho ou exposição fiscal.

Etapas práticas para preparar sua empresa para a Reforma Tributária

A seguir, listamos os principais passos que empresas de todos os portes devem iniciar já em 2025:

1. Análise de impacto fiscal e operacional

A mudança na lógica de crédito e débito, com apuração por valor agregado, afeta diretamente:

• A estrutura atual de apuração de tributos;

• A formação de preços e margens de lucro;

• A gestão de créditos tributários, especialmente em setores que acumulam créditos de ICMS ou PIS/Cofins.

2. Criação de um comitê de transição

Formar um grupo multidisciplinar interno, composto por profissionais das áreas fiscal, contábil, jurídica, financeira e de TI, é essencial para:

• Coordenar o processo de adequação;

• Avaliar riscos e oportunidades;

• Supervisionar os projetos de compliance e tecnologia.

3. Simulações comparativas (“as is” x “to be”)

Empresas que realizam simulações do impacto da reforma comparam o modelo atual de tributação com o novo cenário, prevendo:

• Alterações na carga tributária;

• Impactos por produto, cliente ou região;

• Mudanças na rentabilidade de unidades de negócio.

Essas análises orientam a revisão de estratégias operacionais e comerciais — incluindo mudanças em precificação, estrutura de produtos, canais e contratos.

4. Revisão de benefícios fiscais e regimes especiais

Empresas que hoje contam com incentivos estaduais ou regimes especiais precisarão revisar sua viabilidade, considerando:

• O fim gradual da guerra fiscal entre estados;

• A padronização das regras com o IBS;

• A necessidade de requalificar incentivos vigentes, garantindo a continuidade ou adaptação.

5. Atualização de sistemas e ERPs

A nova sistemática de tributação exigirá ajustes robustos em sistemas fiscais, especialmente para:

• Cálculo e apropriação de créditos de IBS e CBS;

• Determinação do local do consumo (tributação no destino);

• Integrações com sistemas municipais e estaduais;

• Emissão de documentos fiscais com novas alíquotas e campos.

Empresas que já operam com ERPs adaptáveis sairão na frente.

Particularidades para empresas com atuação nacional

A implementação do IBS terá regras e alíquotas diferentes entre os entes federativos, pelo menos durante a transição. Isso implica que empresas com operação nacional precisarão:

• Reconfigurar suas estratégias logísticas e de distribuição;

• Analisar a reorganização societária de unidades ou filiais;

• Avaliar se há ganhos de eficiência fiscal ou operacional ao concentrar ou redistribuir operações.

Riscos para quem deixar para depois

Ignorar ou postergar a preparação pode levar a:

• Perda de competitividade frente a concorrentes mais ágeis;

• Aumento da carga tributária efetiva por falta de planejamento;

• Multas e autuações por não cumprimento das novas regras;

• Inviabilidade de aproveitamento de créditos antigos, especialmente os de ICMS.

Além disso, empresas que participam de cadeias produtivas complexas ou que exportam precisam considerar os efeitos indiretos da reforma sobre fornecedores e clientes.

Acompanhamento das leis complementares

Apesar da aprovação da Emenda Constitucional da Reforma Tributária, os detalhes do novo modelo serão definidos por leis complementares que ainda estão em discussão. Acompanhar essas definições será fundamental para:

• Antecipar mudanças relevantes;

• Ajustar planos de ação;

• Manter-se em conformidade com prazos, obrigações e requisitos específicos.

Conclusão: quem se antecipa, sai na frente

A preparação para a Reforma Tributária é inevitável — e quanto antes começar, maiores serão os benefícios. 2025 deve ser o ano do planejamento, da estruturação e da ação. Empresas que agirem agora estarão mais bem posicionadas para lidar com a transição, reduzir riscos, preservar margens e transformar um cenário desafiador em vantagem estratégica.